Convocation à une assemblée générale (d'une SPRL, SA, SC, SCA)

Ce document permet de créer une convocation à l'assemblée générale d'une société. La convocation est une lettre envoyée aux actionnaires, administrateurs ou gérants et, cas échéant, commissaires de la société pour les prévenir de la tenue ainsi que de l'ordre du jour d'une assemblée générale.

Le présent document est valable pour convoquer une assemblée générale ordinaire (qui doit avoir lieu au moins une fois par an selon la loi, principalement pour approuver les comptes de la société) et une assemblée générale extraordinaire (tout autre réunion des actionnaires et des administrateurs ou gérants de la société pour décider du sort de celle-ci). Il est également possible de convoquer les deux assemblées par le biais de la même convocation.

Les sociétés concernées par le présent document sont les suivantes : les sociétés privées à responsabilité limitée (SPRL), les sociétés anonymes (SA), les sociétés coopératives (SC) et les sociétés en commandite par actions (SCA).

COMMENT UTILISER CE DOCUMENT

En fonction du type de société, la convocation doit être rédigée par les gérants (SPRL) ou les administrateurs (SA, SC et SCA).

Elle doit préciser l'identité de la société, la date, l'heure et le lieu où se déroulera l'assemblée générale en question, ainsi que les formalités à accomplir pour pouvoir y accéder ou s'y faire représenter.

Le deuxième élément que la convocation doit contenir est l'ordre du jour, comprenant tous les sujets qui devront être traités lors de l'assemblée. Ceux-ci sont déterminés soit par la loi, par les statuts ou par les gérants, administrateurs ou commissaires aux comptes (personne ou entreprise chargée de vérifier les comptes) de la société.

Une fois le document complété et, sauf accord personnel écrit du destinataire, il convient d'envoyer la convocation au moins 15 jours avant l'assemblée (sauf délai plus long exigé par les statuts) :

• pour les SPRL et les SC : par lettre recommandée, à tous les actionnaires et, cas échéant, commissaires aux comptes ;
• pour les SA et les SCA : par courrier simple à tous les actionnaires connus, sauf si les titres sont uniquement nominatifs, alors la convocation doit être envoyée par lettre recommandée. S'il s'agit d'une assemblée générale ordinaire qui n'est pas tenue dans le lieu, au jour et à l'heure prévus par les statuts, ou s'il s'agit d'une assemblée générale extraordinaire, alors la convocation doit également être publiée au Moniteur belge ainsi que dans un journal de diffusion nationale.

Enfin, en fonction des points mis à l'ordre du jour, certains documents sont prévus. Ils doivent :

• pour les SPRL : être annexés à la convocation et envoyés à chacun des actionnaires de la société en même temps que celle-ci ;
• pour les SC : être envoyés gratuitement, quinze jours avant l'assemblée générale, aux associés qui en font la demande ;
• pour les SA et SCA :
• être annexés à la convocation et envoyés aux actionnaires nominatifs (dont les actions portent le nom) ;
• transmis aux personnes qui, au plus tard sept jours avant l'assemblée générale, ont rempli les formalités pour y être admises, et ;
• être disponibles au siège de la société à tout porteur de titre de la société qui en fait la demande dans les quinze jours précédant l'assemblée générale.

Ils devront également être envoyés à toute autre personne convoquée qui en fait la demande.

DROIT APPLICABLE

• Code des sociétés

COMMENT MODIFIER LE MODÈLE

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.