Einberufung einer Gesellschafterversammlung

Was sind die verschiedenen Versammlungsarten?

Versammlung durch Anwesenheit und ohne Online-Verfolgung (Klassische Präsenzversammlung):

• Erklärung: Bei dieser traditionellen Form müssen alle Gesellschafter physisch am Versammlungsort anwesend sein, um teilzunehmen und abzustimmen. Es gibt keine Möglichkeit der Online-Teilnahme oder -verfolgung.
• Sinnvoll, wenn:
  • Die Anzahl der Gesellschafter ist überschaubar und die Anreise für alle zumutbar.
  • Persönlicher Austausch und Diskussionen stehen im Vordergrund.
  • Vertrauliche Angelegenheiten sollen besprochen werden, bei denen die Sicherheit einer Online-Übertragung Bedenken aufwerfen könnte.
  • Der Gesellschaftsvertrag sieht keine andere Form vor und eine Änderung wäre aufwendig.

Versammlung mit Online-Verfolgung:

• Erklärung: Die Versammlung findet physisch statt, wird aber gleichzeitig live über eine Online-Plattform übertragen. Gesellschafter, die nicht anreisen können oder möchten, können die Diskussionen verfolgen, haben aber in der Regel kein Stimmrecht (es sei denn, der Gesellschaftsvertrag sieht dies explizit anders vor).
• Sinnvoll, wenn:
  • Die Anzahl der Gesellschafter ist größer und nicht alle haben die Möglichkeit oder Bereitschaft zur Anreise.
  • Eine transparente Informationsweitergabe an alle Gesellschafter soll gewährleistet werden, auch wenn sie nicht aktiv an der Beschlussfassung teilnehmen.
  • Die Kosten und der Aufwand für eine vollwertige Online-Teilnahme (mit Stimmrecht) werden gescheut.

Rein virtuelle Gesellschafterversammlung:

• Erklärung: Die gesamte Versammlung findet online statt. Die Gesellschafter nehmen über eine Online-Plattform teil, diskutieren und stimmen elektronisch ab. Es gibt keinen physischen Versammlungsort.
• Sinnvoll, wenn:
  • Die Gesellschafter leben weit voneinander entfernt oder sind im Ausland ansässig.
  • Reisekosten und -zeiten sollen minimiert werden.
  • Eine schnelle und effiziente Beschlussfassung ist erforderlich.
  • Der Gesellschaftsvertrag dies zulässt oder eine entsprechende Satzungsänderung erfolgt ist.
  • Eine technisch sichere und zuverlässige Plattform zur Verfügung steht, die die Identifizierung der Teilnehmer und die Stimmabgabe gewährleistet.

Hybride Gesellschafterversammlung:

• Erklärung: Ein Teil der Gesellschafter nimmt physisch am Versammlungsort teil, während andere sich online zuschalten und ihre Stimmrechte in der Regel ebenfalls online ausüben können.
• Sinnvoll, wenn:
  • Einige Gesellschafter legen Wert auf die persönliche Teilnahme, während andere die
  • Flexibilität der Online-Teilnahme bevorzugen oder nicht anreisen können.
  • Eine gute Balance zwischen persönlichem Austausch und der Einbindung entfernter Gesellschafter wird gesucht.
  • Die technische Infrastruktur ist vorhanden, um sowohl die Präsenzteilnehmer als auch die Online-Teilnehmer effektiv einzubinden und die Stimmabgabe zu koordinieren.

Welche Form ist am sinnvollsten?

Die sinnvollste Form hängt stark von den individuellen Umständen der Gesellschaft ab, insbesondere von:

• Anzahl und geografische Verteilung der Gesellschafter: Bei weit verstreuten Gesellschaftern sind virtuelle oder hybride Modelle oft effizienter und kostengünstiger.
• Bedeutung der zu behandelnden Themen: Bei strategisch wichtigen oder komplexen Entscheidungen kann der persönliche Austausch einer Präsenz- oder hybriden Versammlung wertvoller sein.
• Technischer Ausstattung und Affinität der Gesellschafter: Eine rein virtuelle Versammlung setzt eine gewisse technische Kompetenz und Ausstattung bei allen Teilnehmern voraus.
• Kosten und Aufwand: Online-Formate können Reisekosten und organisatorischen Aufwand reduzieren.
• Gesellschaftsvertragliche Regelungen: Der Gesellschaftsvertrag kann bestimmte Formen vorschreiben oder einschränken.

Fazit: Es gibt keine pauschal „beste" Form. Es ist sinnvoll, die Präferenzen der Gesellschafter und die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Versammlung bei der Wahl der Form zu berücksichtigen. Gegebenenfalls kann es auch sinnvoll sein, verschiedene Formate je nach Anlass zu nutzen, sofern der Gesellschaftsvertrag dies zulässt.