Reglamento de conducta interna para empleados

Este documento permite crear un reglamento o código de conducta interna en el que se recogerán los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna de una empresa, así como pautas de comportamiento exigidas a los empleados. Así, este documento permite regular, de forma específica, todas las actividades que se podrán realizar en el seno de la empresa, así como aquellas obligaciones de los empleados y los principios generales que inspirarán la contratación y la gestión del día a día de la empresa.

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es de carácter obligatorio, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable (permitiendo así cumplir con los programas de compliance). Así, con el fin de garantizar la correcta actuación de la empresa y evitar su posible responsabilidad penal por las actividades ilegales realizadas por sus empleados, este reglamento permite establecer una regulación general que sirva como guía para su comportamiento, y fijar los principales principios o valores que inspiran su actividad y su compromiso con el cumplimiento de toda la legislación vigente.

Por último, la empresa puede decidir de forma unilateral el establecimiento de un reglamento o código de conducta interna. Asimismo, puede elaborar este documento previa negociación con los representantes de los trabajadores a fin de llegar a un consenso sobre el contenido del reglamento. En ambos casos, el reglamento deberá respetar la legislación laboral, así como el convenio colectivo aplicable en su caso.

 

Reglamento interno vs estatutos sociales

El contenido de este reglamento se ceñirá a aspectos éticos y organizativos de la relación interna entre los empleados y la empresa. Las reglas de funcionamiento interno y la organización propia de la empresa como sociedad (p. ej. las normas para adoptar acuerdos, la composición del órgano de administración, etc.) se deberán recoger en sus estatutos sociales. Dependiendo del tipo societario, la estructura de la empresa se deberá regular en los siguientes tipos de estatutos:

• estatutos de una sociedad limitada (en el caso de que el negocio se desarrolle a través de una sociedad limitada);
• estatutos de una sociedad limitada profesional (en el caso de que el negocio se desarrolle a través de una sociedad limitada profesional); y,
• estatutos de una sociedad cooperativa (en el caso de que el negocio se desarrolle a través de una sociedad cooperativa).

En todo caso, dado que los estatutos recogen las reglas básicas de funcionamiento y organización de sus principales órganos sociales (junta general y órgano de administración), se trata de una serie de documentos de carácter obligatorio y su modificación deberá ser aprobado por la mayoría de la junta general (en lugar de por el órgano de administración como ocurre en los reglamentos de conducta interna). También será posible regular aspectos relacionados con la gestión de la sociedad y las relaciones entre sus socios de forma más flexible a través del denominado pacto de socios.

 

Tipo de empresas que pueden aprobar este reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interna se podrá aprobar en cualquier tipo de sociedad o empresa que disponga de empleados, ya sea una sociedad mercantil, como puede ser una sociedad limitada, una sociedad anónima, una sociedad cooperativa, una sociedad colectiva, una sociedad laboral o una sociedad comanditaria, o un empresario individual que cuente con empleados (es decir, un trabajador autónomo con empleados).

Incluso, se puede aprobar en asociaciones o fundaciones u otros entes similares que cuenten con empleados y deseen regular sus pautas generales de comportamiento y organización.

 

Personas vinculadas por el reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interna podrá ser de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa, o bien sólo a una parte de los empleados (p. ej. se puede aplicar sólo al personal de dirección, al personal de un determinado departamento, etc.).

En el caso de que sea de aplicación a todos los trabajadores de la plantilla, se incluirán todos sus puestos de mando intermedios y sus directivos. Por otro lado, si solo se aplica a una parte de la plantilla, se deberá detallar en el documento el grupo o categorías de empleados que quedarán sujetos a este reglamento. Además, será posible la aprobación de varios reglamentos adaptados cada uno a de los distintos grupos de empleados (p. ej. un reglamento para el personal directivo, otro para el personal de producción o fabricación, etc.).

El incumplimiento de este reglamento por parte de los empleados dará lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con lo recogido en el propio reglamento y en la legislación laboral, pudiendo llegar al despido procedente del empleado si el incumplimiento es de especial gravedad.

 

Contenido general del reglamento de conducta interna

El presente documento incluye los siguientes elementos para garantizar su correcta aplicación y eficacia:

• El ámbito de aplicación del reglamento: Es decir, las áreas o partes de la empresa a las que se aplicará este reglamento.
• Los empleados que quedarán vinculados por el reglamento.
• La existencia de un grupo de empresas o entidades subsidiarias (entidades propiedad de la empresa que aprueba el reglamento a cuyos empleados también podrá aplicarse el presente reglamento).
• Los principios generales que inspiran la actividad de la empresa, así como su relación con los empleados.
• La regulación de las principales obligaciones de los empleados y normas de comportamiento.
• El procedimiento disciplinario para aquellas situaciones en las que se produzca el incumplimiento de lo recogido en el reglamento. Estas medidas serán en todo caso proporcionales al tipo de incumplimiento llevado a cabo por el empleado.

Por otro lado, se regulan una serie de materias relacionadas con los empleados que se detallarán en el apartado anterior.

 

Materias recogidas en el reglamento de conducta interna

Este reglamento permite regular serie de materias y aspectos de la relación con los empleados, destacando:

• Las normas de comportamiento generales de los empleados, pudiendo regularse aspectos como el código de vestimenta (forma de vestir), normas de higiene, exigencia de puntualidad, etc.
  
  
• Obligaciones relacionadas con la salud y la seguridad de los empleados, incluyendo aspectos sobre el consumo de estupefacientes (drogas), cumplimiento de medidas de seguridad especiales, realización de revisiones médicas, etc.
  
  
• La relación con la administración y prevención de los conflictos de intereses: En este punto se regula de forma específica la prohibición de actuar en contra de los intereses de la sociedad, así como de prevenir la corrupción en la relación de la empresa con las administraciones públicas (p. ej. prohibir la realización de regalos a funcionarios públicos, el pago de cantidades económicas a cambio de concesiones administrativas, etc.).
  
  
• Política de comunicación externa (es decir, con periodistas, redes sociales o medios de comunicación) e interna (entre empleados y la dirección o el órgano encargado de la supervisión de este reglamento).
  
  
• Posibles beneficios o ventajas que podrán disfrutar los empleados más allá de los establecidos en la legislación y en el convenio colectivo aplicable.

El documento permite añadir cualesquiera otras materias que se deseen regular, ya sea sobre los puntos arriba mencionados (permitiendo añadir nuevos artículos) o sobre otras materias no tratadas en el documento (permitiendo añadir nuevas secciones).

En todo caso, es importante tener en cuenta que todo lo establecido en este reglamento quedará sometido a la legislación laboral, así como a lo dispuesto en el convenio colectivo aplicable en su caso y, por tanto, no podrá contradecir ninguna de estas normas.

¿Cómo utilizar este documento?

Las fases para aprobar este documento incluyen, en primer lugar, la negociación de su contenido, si así se desea, con los empleados, sirviendo este documento como programa marco o base. Posteriormente, este reglamento deberá ser aprobado por el órgano correspondiente y, por último, se deberán acordar las medidas para garantizar el cumplimiento del reglamento. A continuación, se analizará en cada una de esas fases:

 

Negociación del reglamento de conducta interna

Cómo se ha indicado anteriormente, la aprobación de este reglamento se podrá llevar a cabo de forma unilateral por parte del órgano de administración de la empresa en el caso de que sea una sociedad (administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, o el consejo de administración o rector en su caso) o directamente por el empresario en el caso de los empresarios individuales. Asimismo, se podrá negociar su contenido junto a los representantes de los empleados, que quedarán obligados por el reglamento.

En todo caso, la aprobación de este reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que, aunque se lleve a cabo su negociación con los representantes legales de los trabajadores, la dirección de la empresa será la que, en última instancia, decida su aprobación y su contenido.

Finalmente, la empresa y los representantes de los empleados podrán negociar sobre todo aquello que estimen oportuno incluir en el reglamento, siempre que no contradiga lo dispuesto en la legislación aplicable y, en su caso, lo dispuesto en el correspondiente convenio colectivo.

 

Aprobación del reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interno deberá ser aprobado por el órgano de administración de la empresa (o directamente por el empresario en el caso de ser un empresario individual o autónomo). En el caso de las sociedades mercantiles (sociedades limitadas, sociedades limitadas profesionales y sociedades anónimas, entre otras) será aprobado según su tipo de órgano de administración. De esta forma, deberá ser aprobado por el administrador único, por los administradores mancomunados, por un administrador solidario o por la mayoría del consejo de administración, según el tipo de órgano de administración de la sociedad. El acuerdo de aprobación del reglamento se deberá formalizar mediante un acta del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima o el acta del consejo de administración de una sociedad limitada profesional de acuerdo con las mayorías fijadas en los estatutos de la sociedad.

En el caso de una sociedad cooperativa, este reglamento deberá ser aprobado por la mayoría del consejo rector, mediante un acta del consejo rector de una sociedad cooperativa o por el administrador único, en su caso.

 

Aplicación del reglamento de conducta interna

Una vez aprobado, este reglamento deberá ser comunicado a todos los empleados de la empresa a los que será de aplicación, incluyendo a sus representantes legales, así como a los futuros empleados que se incorporen a la empresa. Además, la empresa deberá facilitar los medios necesarios para garantizar el correcto conocimiento por parte de los empleados de todas las obligaciones recogidas en el reglamento, incluyendo la preparación de posibles cursos, sesiones informativas, etc.

Por otro lado, con el fin de garantizar la eficacia del reglamento, se deberá establecer la(s) persona o personas que estarán encargadas del control y supervisión de su aplicación y funcionamiento. En el propio documento se podrá indicar la persona o grupo de personas que estarán obligadas a supervisar el funcionamiento del reglamento, así como a controlar su efectividad y cumplimiento, y a elaborar potenciales recomendaciones para su modificación.

En todo caso, lo dispuesto en este reglamento no reemplazará los acuerdos o cláusulas establecidas en los contratos de trabajo de cada empleado.

 

Derecho aplicable

El reglamento interno de conducta quedará sujeto a toda la legislación vigente en materia laboral. De esta forma, se regulará de forma general por lo establecido en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la restante normativa relacionada, así como a lo establecido en el convenio colectivo aplicable en su caso.

 

Ayuda de un abogado

También tienes la opción de consultar a un abogado si necesitas ayuda.

El abogado puede contestar a tus preguntas o ayudarte en tus trámites. Al final de la creación del documento, se te ofrecerá esta opción.

 

¿Cómo modificar el modelo?

Rellenas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, en función de tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.