Demande d'accès, de modification, de suppression ou de déréférencement de données à caractère personnel

Ce document permet de réaliser un courrier relatif à la gestion de vos données personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, numéro de compte ou toute autre information permettant de vous identifier). Il sert à contacter le responsable du traitement (toute personne ou entreprise qui détermine comment et pourquoi seront faites les opérations sur vos données) afin d'en obtenir soit l'accès, soit la modification, soit la suppression, conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce document permet également de demander le déréférencement d'un ou plusieurs résultats de recherche d'un moteur de recherche.

Comment utiliser ce document ?

Le contenu du courrier dépend du type de demande que vous désirez faire auprès du responsable de traitement de vos données personnelles. Selon les cas, il faut décrire les données qui font l'objet de la demande ou indiquer l'adresse URL des pages internet sur lesquelles se trouvent les données en question.

La demande que vous adressez au responsable du traitement de vos données personnelles se doit d'être justifiée, indépendamment du type de demande. Une demande non justifiée ne sera pas prise en compte par le responsable du traitement de vos données personnelles.

La justification s'appuie à la fois sur des éléments de faits (description des données personnelles sur lesquelles porte la demande, adresses URL des pages sur lesquelles se trouvent les données personnelles, raisons pour lesquelles la suppression ou la modification des données doit intervenir etc...) et des textes de lois (précisés ci-après).

Le courrier permet de rédiger quatre types de demande. Ils permettent :

• d'accéder et de consulter les données personnelles qu'un responsable de traitement peut détenir à votre propos. Le courrier permet de contacter un responsable de traitement afin de lui demander s'il détient ou non certaines de vos données personnelles. Si la réponse est positive, le responsable du traitement devra vous communiquer l'ensemble de ces données de manière claire et lisible.

• de faire modifier vos données personnelles d'un site. Le courrier permet de contacter le responsable du traitement afin de lui demander de modifier certaines de vos données personnelles. Il faut préciser quelles données vous souhaitez voir modifiées et expliquer les raisons pour lesquelles vous souhaitez obtenir ce changement. La modification peut être de différentes natures. Elle peut consister en une mise à jour, une rectification ou encore répondre à un besoin de compléter des données partiellement renseignées.

• de faire supprimer vos données personnelles d'un site. Le courrier permet de contacter le responsable du traitement de vos données personnelles afin de lui demander de supprimer certaines de vos informations. La demande de suppression se rapproche de la demande de modification en ce qu'elle a besoin d'être justifiée avec une attention toute particulière. Il est recommandé d'être plus précis en spécifiant l'adresse URL des pages sur lesquelles se trouvent les données personnelles à supprimer.

• de demander le déréférencement de certains résultats de recherche associés à vos données personnelles. Cette demande de déréférencement se fait auprès du moteur de recherche (ex: Google, Bing) avec lequel vous avez trouvé le ou les résultat(s) que vous souhaitez voir déréférencés. Là encore, la demande se doit d'être justifiée avec la plus grande attention.
  Attention, pour aboutir, la demande de déréférencement doit respecter certaines conditions comme notamment : le fait que la personne qui fait la demande ne soit pas une personne publique connue, le fait que la demande de déréférencement ne porte pas sur une infraction pénale etc... Pour déréférencer un résultat de recherche les moteurs de recherche doivent trouver un juste équilibre entre le droit au déréférencement des personnes et le droit à l'information du grand public.
  L'ensemble des conditions est disponible sur le site de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

Dans une volonté de faciliter le traitement de la demande, il est possible de fournir des informations complémentaires au responsable du traitement des données à caractère personnel auquel vous envoyez le courrier :

• une adresse mail personnelle dans le cas où le responsable souhaiterait vous répondre ou vous tenir informé de l'évolution des démarches directement par voie électronique ;

• tout élément d'identification qui faciliterait la tâche du responsable de traitement. Par exemple cela peut se traduire par un numéro de compte client sur un site de commerce en ligne, un pseudonyme sur un forum de discussion etc...

Le courrier devra également être accompagné d'une copie d'une pièce d'identité valide afin de justifier de votre identité auprès du responsable de traitement des données à caractère personnel auprès duquel vous formulez votre demande. Sans cette justification, le responsable du traitement ne peut donner suite à votre demande.

Une fois le courrier rempli et signé, vous devez l'envoyer au responsable du traitement des données personnelles ou au moteur de recherche par courrier recommandé avec accusé de réception, afin de garder une preuve de votre demande.

Qui est précisément le responsable du traitement ?

La loi donne la définition suivante : "Le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est, sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, la personne, l'autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine ses finalités et ses moyens."

Le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est la personne, l'organisme ou la société qui prend les décisions relatives à toute opération effectuée sur vos données personnelles et qui vont déterminer comment et pourquoi vos données sont traitées, utilisées.

Le traitement s'entend de toute opération portant sur vos données personnelles.

L'identité du responsable de traitement de données à caractère personnel peut parfois être difficile à trouver. Toutefois, la loi précise qu'il faut impérativement mentionner son identité lorsqu'un traitement est effectué. Vous trouverez généralement ces informations dans la rubrique "Mentions légales" des sites internet auprès desquels vous souhaitez demander l'accès, la modification ou la suppression de vos données personnelles.

Droit applicable

La loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite "Loi Informatique et libertés", notamment les articles 38, 39 et 40.

Le décret du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi "Informatique et libertés", notamment l'article 94 relatif au délai de réponse du responsable du traitement des données personnelles.

La décision (C-131/12) de la Cour de justice de l'Union européenne, appelée également décision "Google Spain", admettant le droit au déréférencement.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.