Об удаленной работе мечтают многие, ведь в сравнении с работой в офисе дистанционный труд предлагает массу плюсов - гибкий график, отсутствие длительного добирания до рабочего места и многое другое. Формат удаленной работы знаком западным работодателям издавна, а вот отечественный рынок труда до недавнего времени не спешил с реализацией формата работы на дому.
Мировая пандемия коронавирусной инфекции внесла свои коррективы в работу офисов, а потому российские работодатели стали стремительно переводить своих сотрудников "на удаленку". Поскольку такой перевод многими работодателями не был спланирован заблаговременно, сам процесс организации дистанционной работы оказался довольно хаотичным. В тексте настоящей статьи предлагаем разобраться с тем как правильно организовать удаленную работу в офисе согласно закону, какие документы потребуется подготовить для такого перевода, а также какие сопутствующие риски, связанные с переводом сотрудников на удаленную работу, могут возникнуть у работодателя.
Понятие дистанционной или удаленной работы определяется на законодательном уровне (статья 312.1 Трудового кодекса РФ):
Дистанционная работа - выполнение определенной трудовым договором работы вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения) и вне стационарного рабочего места, при условии использования для выполнения данной работы и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".
Довольно часто дистанционная работа отождествляется с фрилансом, однако последний не подпадает под регулирование трудовых отношений, а относится к сфере гражданско-правовых отношений. Ниже предлагаем ознакомиться со следующими критериями, позволяющими различить дистанционную работу и фриланс:
Преимуществ в удаленной работе для работодателя множество, в частности, сокращение расходов на содержание рабочего места сотрудников, а также сокращение расходов на содержание огромного офиса.
Однако нужно понимать, что на удаленную работу можно перевести не всех работников, а только тех, чья работа допускает ее выполнение дома (к примеру, юрист, рекламщик, маркетолог, программист, дизайнер). Для тех категорий работников, чей перевод на удаленную работу не представляется возможным, Работодатель может рассмотреть вариант отправления их в ежегодный оплачиваемый отпуск или объявления простоя. В этой ситуации предлагаем ознакомиться с юридическим гидом "Что делать работодателю в условиях эпидемии коронавируса?".
Поскольку перевод на удаленную работу предполагает изменение трудового распорядка целой компании, отдела или некоторых сотрудников, работодателю нужно подготовить определенный свод правил по работе в дистанционном режиме. Политика об организации удаленной работы - внутренний нормативный документ работодателя, в котором работодатель определит порядок технического обеспечения работников необходимым оборудованием (к примеру, компьютерами/ноутбуками, мониторами), установит график и режим работы, установит перечень правил безопасности, которых в обязательном порядке должен придерживаться работник (к примеру, можно ли работнику подключать рабочий ноутбук к публичной сети Wi-Fi; имеет ли право работник печатать рабочие файлы и документы дома; имеет ли право работник подключать к рабочему ноутбуку какие-либо USB-носители и т.д.).
Следующим этапом после составления такой политики является подготовка списков сотрудников, которые переводятся на дистанционную работу. Здесь крайне важно отметить, что перевод на удаленную работу - результат взаимного согласия работника и работодателя, а потому работник не может обязать работодателя перевести его на удаленку и наоборот. Список сотрудников, которые переводятся на дистанционную работу, оформляется отдельным приказом работодателя, с которым такие сотрудники должны быть ознакомлены лично под подпись.
Поскольку Федеральная инспекция по труду Российской Федерации неоднократно заявляла о том, что будет проводить тщательные проверки работодателей на предмет соблюдения ими норм трудового законодательства в условиях карантина, разумным со стороны работодателя будет дополнительно попросить работников подписать личные заявления с просьбой об их переводе на удаленную работу. В случае недоразумения работодатель всегда сможет использовать такое заявление для доказывания того обстоятельства, что перевод на удаленную работу был добровольным для сотрудника. Сторонам также потребуется заключить дополнительное соглашение к ранее заключенному трудовому договору (контракту) о внесении изменений, связанных с установлением удаленного режима работы и изменением рабочего места сотрудника. Таким новым рабочим местом может быть адрес регистрации или иное место постоянного проживания работника.
Кадровые документы должны в обязательном порядке быть доведены до ведома сотрудника. Факт ознакомления сотрудника с тем или иным документом подтверждается проставлением его личной подписи внизу такого документа или в специальном журнале. В условиях эпидемии и ряда ограничительных мер такое личное ознакомление порой не представляется возможным, а потому работодатель:
Важно помнить, что без личного ознакомления сотрудника с кадровыми документами, такие документы считаются недоведенными до ведома работника должным образом, что свидетельствует о грубом нарушении работодателем норм трудового законодательства.
Работа, выполняемая работником по трудовому договору, должна выполняться с использованием материалов и оборудования, предоставленных работнику безвозмездно работодателем. Потому при организации удаленной работы работодатель должен позаботиться заблаговременно о том, чтоб каждый сотрудник был обеспечен всем необходимым для эффективного выполнения работы дома. Важно понимать, что работодатель в этой ситуации не может заставить работника купить принтер или более мощный ноутбук за свой счет для выполнения дистанционной работы.
Поскольку дистанционная работа предполагает работу с использованием сети Интернет, работодатель должен убедиться, что у сотрудника есть все необходимое оборудование для выхода в Интернет. Некоторые работодатели даже вводят дополнительные денежные компенсации работникам для покрытия их расходов на домашний интернет при работе из дому.
В организации удаленной работы ключевую роль играет ИТ отдел компании, поскольку на него возлагается обязательство по техническому обеспечению удаленной работы.
Заработная плата при временном переводе сотрудника на удаленную работу остается без изменений. Важно также понимать, что изменение режима работы на удаленный не является существенным изменением условий труда работодателем в одностороннем порядке, а потому не требует какого-либо уведомления органов занятости.
Согласно нормам Трудового кодекса Российской Федерации режим рабочего времени и времени отдыха сотрудников, выполняющих работу удаленно, устанавливается ими по своему собственному усмотрению. Однако работодатель в Политике об организации дистанционной работы может предусмотреть единый для всех сотрудников график работы (к примеру, с 9:00 до 17:00). Поскольку действие Политики распространяется на всех сотрудников, переведенных на удаленную работу, нарушение такого графика работником приведет к привлечению его к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.
Работник, работающий удаленно, имеет такое же право как и офисный сотрудник уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, попросить отпуск за свой счет, иметь право на два дня выходных в течение рабочей недели и многое другое.
Поскольку во время удаленной работы коммуникация между сторонами трудового договора осуществляется онлайн, в тексте Политики об организации удаленной работы работодателю следует определиться с перечнем программ, через которые будет осуществляться такая коммуникация (к примеру, Skype, Zoom, Hangout), а также убедиться, что каждый сотрудник имеет доступ к таким программам.
Ввиду того, что работодатель не имеет возможности фактического контроля выполняемой работы, при переводе на дистанционную работу нужно разработать систему отчетности работника о проделанной работе. Такая система может быть абсолютно разной - от ежедневных письменных отчетов, направляемых сотрудником по электронной почте, до неформальных еженедельных онлайн встреч для устного обсуждения хода выполнения работы. От степени сложности отчетности зависит напрямую уровень доверия сторон друг другу - ведь чем меньше отчетности с работника требуется во время удаленной работы, тем больше работодатель доверяет ему.
Многие сотрудники ввиду специфики выполняемой ими работы имеют доступ к информации, составляющею коммерческую тайну. Поскольку такая информация является по определению информацией с ограниченным доступом (конфиденциальной), работодателю следует продумать дополнительные способы ее защиты на период удаленной работы.
Для такой защиты работодателю потребуется первостепенно организовать режим защиты коммерческой тайны в компании (если, разумеется, такой режим защиты не был до сих пор организован): (1) определить какая именно информация относится к информации с ограниченным доступом; (2) каким образом осуществляется передача такой информации между сотрудниками; (3) какие именно сотрудники имеют доступ к конфиденциальной информации (ответственные сотрудники должны быть в обязательном порядке ознакомлены с порядком работы с информацией, составляющею коммерческую тайну), а также (4) особенности работы с конфиденциальной информацией из дому (к примеру, запрещено печатать дома конфиденциальные документы на принтере, чтоб предотвратить возможный доступ к ним со стороны членов семьи работника). Указанные меры должны быть изложены в соответствующей внутренней политике компании по организации режима защиты коммерческой тайны.
Кроме этого, нужно удостовериться в том, что с сотрудниками заключены отдельные договора о неразглашении коммерческой тайны (перед датой их непосредственного выхода на дистанционную работу). Если работник будет выполнять работу удаленно с использованием личного компьютера, ИТ отдел работодателя должен удостовериться в том, что такой компьютер (1) не содержит каких-либо вредоносных программ, которые могут навредить компьютерам других сотрудников при передачи им документов, (2) защищен и зашифрован, что существенно усложняет доступ к нему третьих лиц (наличие паролей, идентификаций и других кодов доступа).
Поскольку работник для выполнения дистанционной работы может получить от работодателя ноутбук или компьютер, всегда существует риск поломки техники по вине такого работника. Потому при передаче какого-либо оборудования работнику для удаленной работы работодателю требуется дополнительно заключить с работником соответствующий акт приема-передачи такого оборудования с указанием детальных характеристик и степени изношенности передаваемого оборудования. Так, в случае поломки оборудования работник будет обязан компенсировать его ремонт (а если ремонт невозможен - возместить стоимость), однако в пределах среднемесячной заработной платы такого работника.