11 квітня 2022 року
11 квітня 2022 року
Про дистанційну роботу мріють багато працівників, адже у порівнянні із роботою в офісі надомна праця має велику кількість переваг - гнучкий графік роботи, відсутність щоденних тривалих поїздок на роботу та багато іншого. Формат надомної роботи є звичним явищем для західних роботодавців, а от вітчизняний ринок праці до недавнього часу не поспішав із запровадженням дистанційної роботи.
Світова пандемія коронавірусної інфекції вносить свій коректив у роботу багатьох компаній, а тому українські роботодавці терміново почали переводити своїх працівників та дистанційну роботу. Оскільки таке переведення не було спланованим завчасно, сам процес трансформації виявився хаотичним та не у всіх ситуаціях тим, який відповідає вимогам чинного законодавства України.
У тексті цієї статті пропонуємо розібратися як саме організувати дистанційну роботу в офісі у відповідності до трудового законодавства, якими документами роботодавець оформлює переведення працівника, а також які супутні ризики можуть виникнути у роботодавця через переведення працівника на дистанційну роботу.
Кодекс законів про працю дає наступне визначення поняття "дистанційна робота":
Дистанційна (надомна) робота - це така форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.
Досить часто дистанційна робота може ототожнюватися із фрілансом, однак останній не створює трудових відносин між сторонами. Нижче пропонуємо ознайомитися із наступними критеріями, що дозволяють відрізняти дистанційну (надомну) роботу та фріланс:
Важливо розуміти, що на дистанційну роботу можна перевести не всіх працівників, а лише тих, чия робота допускає її виконання вдома (до прикладу, юрист, спеціаліст з реклами, маркетолог, ІТ-спеціаліст, веб-дизайнер тощо). Для тих категорій працівників, чий перехід на надомну працю неможливий, роботодавець може розглянути варіант відправлення такого працівника у щорічну відпустку або оголосити простій.
Оскільки переведення на дистанційну роботу означає зміну трудового розпорядку цілої компанії, окремого підрозділу (відділу) чи деяких працівників, роботодавцю потрібно розробити відповідні внутрішні правила для дистанційної роботи. Положення про організацію дистанційної роботи - внутрішній нормативно-правовий документ роботодавця, в якому роботодавець визначає порядок організації надомної роботи і порядок технічного та матеріального забезпечення працівників необхіднім обладнанням (до прикладу, комп'ютерами, ноутбуками), встановлює графік та режим робочого часу, правила безпеки під час роботи (до прикладу, чи може працівник підключати робочий ноутбук до публічних мереж Wi-Fi; чи має право працівник друкувати робочі файли та документи вдома; чи має право працівник підключати до робочого ноутбука будь-які USB-носії тощо).
Наступним етапом після підготовки є розробка списку працівників, які мають бути переведені на дистанційну роботу. Список таких працівників затверджується окремим наказом роботодавця, з яким працівники мають бути ознайомлені особисто. Переведення на дистанційну роботи може бути проведено як за ініціативою працівника (на підставі його окремої заяви), так і за ініціативою роботодавця. Звертаємо увагу, що переведення працівників на дистанційну роботу за ініціативою роботодавця не є зміною істотних умов праці, а тому повідомляти органи зайнятості у цьому випадку роботодавцю не потрібно.
Якщо працівник одразу приймається на роботу у штат роботодавця для виконання дистанційної роботи з ним обов'язково укладається відповідний трудовий договір про надомну роботу. Якщо ж працівник до цього працював в офісі, але через епідемію коронавірусу переводиться на дистанційну роботу, в такому випадку роботодавцю достатньо буде видати відповідний наказ про переведення працівника на дистанційну роботу (а укладення додаткової угоди про внесення змін до трудового договору в цій ситуації не вимагається).
Працівник має бути ознайомлений під особистий підпис із наказом про переведення його на дистанційну роботу. Ознайомлення з таким наказом може бути:
За загальним правилом працівник виконує роботу за трудовим договором з використанням обладнання та матеріалів роботодавця (на відміну від фрілансерів). У зв'язку із цим для організації надомної роботи роботодавець має забезпечити кожного працівника всім необхідним для виконання роботи вдома. Нагадуємо, що роботодавець НЕ МОЖЕ зобов'язати працівника придбати певне обладнання за власний кошт для виконання дистанційної роботи.
Якщо працівник виконуватиме роботу з використанням власного обладнання, в такому випадку сторони можуть домовитися про виплату щомісячної грошової компенсації працівнику за використання ним особистого майна для виконання роботи за трудовим договором.
Окрім цього, роботодавець має впевнитися у тому, що працівник має безперервний доступ до мережі Інтернет. У деяких випадках роботодавці навіть беруть на себе зобов'язання покривати витрати працівника на оплату домашнього Інтернету.
Заробітна плата під час переведення працівника на дистанційну роботу не змінюється.
У відповідності до Кодексу законів про працю режим робочого часу працівника під час дистанційної роботи може залишатися незмінним у порівнянні із тим, яким він був під час роботи в офісі. З іншого боку сторони можуть передбачити гнучкий режим робочого часу для працівника, що може передбачати:
Звертаємо увагу, що в разі порушення працівником встановленого графіку роботи та режиму робочого часу, до працівника можуть бути застосовані заходи дисциплінарного стягнення.
Оскільки дистанційна робота виконується працівником поза межами знаходження роботодавця та поза його контролем, у тексті Положення про організацію дистанційної роботи роботодавцю потрібно передбачити способи комунікації, за допомогою яких роботодавець матиме змогу зв'язатися із працівником.
Окрім цього, для дистанційної роботи важливо розробити систему звітності працівника щодо виконаної роботи. Така система може бути абсолютно різною і залежить від кількості працівників, що працюють дистанційно, та від ступеню довіри сторін трудових відносин. Так, в деяких компаніях такі звіти мають бути подані щоденно у письмовому вигляді, а в інших - звітування обмежується неформальними дзвінками, до прикладу, через Zoom, Skype тощо.
Звичайно, роботодавець також знаходить певні переваги у дистанційній роботі працівників - до прикладу, зменшення витрат на утримання робочого місця працівника, скорочення витрат на оренду офісного приміщення. Однак, дистанційна робота може створювати певні ризики для роботодавця, які варто передбачити завчасно.
Так, деякі працівники під час виконання ними дистанційної роботи продовжують мати доступ до комерційної таємниці підприємства. Тому роботодавцю потрібно розробити систему ефективного захисту комерційної таємниці під час роботи працівників з нею у дистанційному режимі. Для такого захисту роботодавцю потрібно першочергово організувати режим захисту комерційної таємниці в компанії: (1) визначити яка саме інформація відноситься до інформації з обмеженим доступом; (2) як здійснюється передача інформації з обмеженим доступом до працівника; (3) які саме працівники мають доступ до інформації з обмеженим доступом. Такі працівники мають бути в обов'язковому порядку ознайомлені із режимом роботи із комерційною таємницею; а також (4) особливості роботи з конфіденційною інформацією вдома (до прикладу, заборонено друкувати робочі файли на принтері вдома, щоб обмежити доступ до них членів сім'ї працівника).
Окрім цього роботодавець має впевнитися, що з працівниками укладені відповідні договори про нерозголошення комерційної таємниці (перед датою переводу працівника на дистанційну роботу). Якщо працівник працюватиме дистанційно з використанням власного ноутбука, роботодавець має впевнитися у тому, що такий ноутбук (1) не містить будь-яких шкідливих програм, що можуть нашкодити комп'ютерам інших працівників під час передачі їм електронних файлів, та (2) захищений та зашифрований, що суттєво ускладнює доступ до нього третіх осіб (наявність паролів, ідентифікацій та інших кодів доступу).
Оскільки працівник для виконання дистанційної роботи може отримати від роботодавця ноутбук, комп'ютер або інше майно, завжди існує ризик ушкодження або втрати такого майна з вини працівника. Тому під час передачі такого обладнання між роботодавцем та працівником має укладатися окремий акт приймання-передачі обладнання із зазначенням детальних характеристик та ступеня зносу переданого обладнання. Так, у випадку ушкодження обладнання працівник буде зобов'язаний компенсувати його ремонт, однак в межах середньомісячного заробітку.