保有個人情報開示・削除等請求書(行政機関等) テンプレートに記入する

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保有個人情報開示・削除等請求書(行政機関等)

最新の修正 最新の修正 2024年02月06日
形式 形式WordとPDF
サイズ サイズ1ページ
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最新の修正最新の修正: 2024年02月06日

形式利用可能な形式: WordとPDF

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本書面は、個人情報を保有する行政機関等に対して、その個人情報の本人、又はその代理人が、当該情報の開示・訂正・利用停止等を請求する際に使用する書面です。

行政機関等とは、国の行政機関及び独立行政法人等を指します。

個人情報とは個人を識別できる情報のことです。氏名のようなそれ自体で個人を識別できる情報だけでなく、住所・生年月日・電話番号・メールアドレス・DNA・指紋・声・顔写真など、他の情報と容易に照合でき、それにより個人を識別できる情報も含みます。また、行政機関等の職員(独立行政法人等の役員を含む)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして、当該行政機関等が保有しているものを保有個人情報と呼びます。

個人情報の本人は、行政機関等に対して、保有個人情報につき下記の請求をすることができます:

1 その行政機関等が保有する保有個人情報の開示を請求する

2 保有個人情報の内容が事実でないと考えるときに、その訂正(追加・削除を含む)を請求する

3 保有個人情報が利用目的を超えて保有されているとき、不適正に取り扱われたとき、不適正に取得されたとき、又は利用目的以外の目的で利用又は外部提供されたときに、その消去又は利用停止又は提供停止を請求する

上記の請求を受けた行政機関等は、その保有個人情報が存在し、請求に理由がある限り、その請求に対応する義務を負います。本書面は、上記のいずれの請求にも対応しています。

ただし、原則として行政機関等は独自書式を準備して公開しており、独自の書式以外による請求を受け付けていないない場合も多いですので、独自書式が入手可能である場合は本書面ではなくその書式を使用するようにしてください。

本書面は、行政機関等に対して上記請求をするための書面です。個人情報を取扱う民間事業者に対して開示・訂正等を請求する場合は、本書面ではなく個人情報削除等請求書(個人情報取扱事業者)を使用してください。

 

本書面の使い方

本書面を作成するのは、個人情報の本人又はその代理人です。まずは、本書面によって行う請求が上記1から3のどの区分に該当するかを選択します。

1(開示請求)の場合、開示を求める情報の項目を全て記入する必要があります。

2(訂正・追加・削除請求)の場合、当該行政機関等から開示を受けた個人情報のみが訂正等請求の対象となりますので、その個人情報の開示を受けた日を記入する必要があります。その上で、開示を受けた情報のうちどの部分につき訂正等を請求するかを特定し、訂正・追加・削除の内容を明示します。この請求ができるのは、情報開示を受けてから90日間に限られます。

3(利用停止又は消去請求)の場合も、当該行政機関等から開示を受けた個人情報のみが利用停止等請求の対象となりますので、その個人情報の開示を受けた日を記入する必要があります。その上で、開示を受けた情報のうちどの部分につき利用停止等を請求するかを特定します。この請求をできるのは、個人情報が目的外保有、不適正利用、不正取得、又は目的外利用・提供された場合です。この請求ができるのか、情報開示を受けてから90日間に限られます。

上記のうち、3番については、請求理由を記載する必要があります。行政機関等は、請求理由があることが判明した場合のみ当該請求に応じる義務を負いますので、請求理由の詳細を書き込むことによって行政機関等の調査が容易となりスムーズな対応が期待できます。

上記の他、請求者の氏名・住所等、代理人による請求の場合は個人情報の本人の氏名・住所等も記入し、末尾に請求者が署名又は記名押印します。本書面は、行政機関等を訪問して直接提出する、又は郵送等による送付する方法によって提出することができますが、当該行政機関等が提出方法を指定している場合はそれに従ってください。

本書面を提出する際は、請求者の本人確認書類(運転免許証の写し等)を添付又は提示する必要があります。郵送等の送付によって提出する場合は、30日以内に作成された市町村発行の住民票の写しも同封する必要があります。代理人による請求の場合は代理権を証する書面も添付する必要があります(親権者又は未成年後見人の場合は戸籍謄本等、成年後見人の場合は成年後見登記事項証明書等、任意代理人の場合は委任状)。

 

適用法

個人情報の開示・削除等の請求については、個人情報の保護に関する法律が適用されます。

 

テンプレートの変更の仕方

お客様はフォームに記入するだけです。文書はお客様の目の前で記入内容に応じて変化しながら編集されていきます。

最後に、文書をWordとPDF形式で受け取れます。 お客様自身で編集しまた再利用することができます。

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