Acta de asamblea de propiedad horizontal

En un acta de asamblea de copropietarios se registran las decisiones tomadas por la asamblea de una propiedad horizontal (conjunto residencial, edificio, agrupación, etc), como por ejemplo el cambio del administrador, el incremento en la cuota de administración, modificaciones al reglamento de convivencia del edificio y en general cualquier decisión relativa a la propiedad horizontal.

Para la realización de la asamblea se debe enviar una convocatoria a los copropietarios con al menos 15 días calendario de anticipación.

Este documento sólo está adaptado para la toma de decisiones de una propiedad horizontal (edificio, conjunto residencial, agrupación, etc). En caso de que se trate de una asamblea de una sociedad comercial se debe diligenciar un acta de asamblea de accionistas.

Coeficientes de copropiedad

En las propiedades horizontales los derechos de voto no son los mismos para todas las personas, sino que dependen del tipo de unidad o inmueble que posean. Por ejemplo, un propietario de un apartamento grande tendrá más coeficiente que el propietario de uno pequeño. Los coeficientes de copropiedad de cada unidad se encuentran en el reglamento de la respectiva propiedad horizontal.

Quienes deben cuotas de administración pueden perder su derecho al voto

Si el administrador, la asamblea o el reglamento de propiedad lo deciden, los propietarios que deban cuotas de administración pueden ser excluidos de participar en la asamblea de copropietarios.

Mayoría con que se toman las decisiones

La asamblea se puede instalar con la presencia de la mitad más una de los coeficientes de propiedad y las decisiones se toman con la mitad más uno de los coeficientes presentes. Sin embargo, las reuniones de segunda convocatoria (reuniones que convocan luego de que la primera reunión no se puedo instalar por falta de quorum) se pueden realizar con los coeficientes de propiedad presentes sin que haya un porcentaje mínimo, y las decisiones se tomarán con la votación de la mitad más uno.

Decisiones que requieren mayorías especiales

Para la toma de decisiones como los cambios en la destinación de los bienes comunes (por ejemplo, quitar parqueaderos para poner juegos infantiles), la imposición de cuotas extraordinarias que sean 4 veces o más el valor de la cuota mensual (por ejemplo, para alguna reparación extraordinaria que requiera el edificio), la reforma a los estatutos, la asignación de un bien común a alguna unidad de la propiedad, y otras decisiones señaladas en la Ley 675 de 2001, artículo 46, se requiere el voto favorable de al menos el 70% del total de coeficientes de propiedad.

¿Cómo usar este documento?

Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente información:

• Tipo de asamblea realizada: se debe indicar si la asamblea realizada es ordinaria o extraordinaria.
• Fecha y medios en que se envió la convocatoria: la convocatoria es la comunicación que se envía a los propietarios informándoles de la fecha y lugar de realización de la asamblea. Ésta debe enviarse con mínimo 15 días calendario de antelación.
• Nombre de los propietarios que asistieron, su unidad (apartamento, casa, loca, etc) y el coeficiente de propiedad de cada uno.
• Presidente y secretario de la asamblea: estos son los encargados de llevar el registro de lo que ocurre en la reunión y elaborar y firmar el acta al finalizar la misma.
• Propuestas votadas por la asamblea y votación obtenida: las decisiones que tome la asamblea se deben incluir en el acta junto con el número de votos (coeficientes de propiedad) que las aprobaron o negaron. También se debe incluir un breve recuento de la forma en que se tomó la decisión. El documento permite incluir hasta 10 decisiones o temas de la asamblea, con su respectiva votación y resumen.
• Hora de finalización de la asamblea.

Al terminar de diligenciarlo se debe imprimir y firmar por el presidente y secretario de la asamblea.

Si es necesario (cambio de representante legal/administrador o revisor fiscal), se debe realizar el registro del acta ante la dependencia u oficina que la ciudad o municipio disponga para el trámite. Se deben registrar las decisiones que importen o interesen a personas externas a la propiedad horizontal, así, en el caso del administrador o representante legal dado que es éste quien firma los contratos en nombre del edificio o conjunto. Si se retira al administrador pero esta decisión no se registra éste podrá seguir realizando negocios en nombre del edificio o conjunto, pues sin el registro las personas externas no pueden saber que se ha removido de su cargo.

Legislación aplicable

Ley 675 de 2001 — Establece el Régimen de Propiedad Horizontal en Colombia.

Corte Constitucional, sentencia T-633 de 2003 — Establece que prohibir la participación de morosos en las asambleas de copropietarios es una medida legítima por parte de los órganos de administración y no viola ningún derecho fundamental.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.