Convocatoria a asamblea de copropietarios

¿Qué es una convocatoria a asamblea de copropietarios?

Es un documento mediante el cual una persona realiza la convocatoria para la asamblea de copropietarios de una propiedad horizontal, como un conjunto residencial, edificio, agrupación residencial, etc. La asamblea de copropietarios es el órgano que toma decisiones sobre la administración de las zonas comunes y todo lo necesario para ello. Por ejemplo, los propietarios del edificio Space desean que se repare el ascensor del conjunto, pues está averiado hace algún tiempo, para ello se necesita el pago de una cuota extraordinaria de administración. Para poder cobrar una cuota extraordinaria se realiza la convocatoria a la asamblea de copropietarios mediante este documento.

¿Cuál es la diferencia entre la convocatoria a una asamblea de copropietarios y a una de accionistas?

Las convocatorias a asambleas de copropietarios, como su nombre lo indica, son para la reunión de los miembros de una copropiedad, tales como edificios o conjuntos residenciales. La convocatoria a una asamblea de accionistas es para la reunión de los socios de una sociedad de capital, como una S.A.S. o una Sociedad Anónima. Para este último caso se debe diligenciar una convocatoria a asamblea de accionistas.

¿Es obligatorio contar con una convocatoria?

Sí, para la realización de la asamblea se debe realizar la convocatoria de manera previa con todos sus requisitos, tales como indicar el momento de la reunión y los temas a tratar en ella.

¿Cuál es la diferencia entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias?

Las asambleas ordinarias son las que están previstas en la ley o el reglamento de la propiedad. La ley sólo establece una reunión ordinaria que debe llevarse a cabo dentro de los primeros tres meses del año, y que en caso de no hacerse así ordena que se haga el primer día hábil de abril, a fin de que se examine la situación general de la propiedad, se prueben las cuentas del año anterior y el presupuesto del siguiente y se hagan nombramientos si es necesario. Cualquier reunión que no sea esta o no esté contemplada en el reglamento de propiedad horizontal será extraordinaria.

En la asamblea ordinaria se pueden discutir temas adicionales y sigue siendo ordinaria. Los temas que la ley indica para la asamblea ordinaria son sólo lo mínimo que se debe discutir allí, pero no impide que se traten otros asuntos en la misma. Así mismo, si se ha pasado la fecha para la realización de la asamblea ordinaria los temas de ésta se pueden discutir en una extraordinaria.

¿Quién puede realizar la convocatoria?

Generalmente es realizada por el administrador de la copropiedad. Aparte del administrador de la propiedad horizontal, pueden convocar a la asamblea de copropietarios el Consejo de Administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios que representen al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad siempre y cuando sea para tratar alguna situación urgente o imprevista, por ejemplo, la renuncia del actual administrador sin que se tenga un suplente.

¿Con qué antelación se debe enviar la convocatoria?

La convocatoria se debe enviar con al menos 15 días calendario de anticipación a la fecha de realización.

¿Qué hacer después de diligenciar la convocatoria?

Una vez diligenciado el documento se debe enviar a cada uno de los propietarios a la dirección que tengan registrada en la copropiedad. También se les puede enviar por correo electrónico. La convocatoria debe ir firmada por la persona que la realice, ya sea el administrador o cualquier otra de las autorizadas por la ley.

• En caso de que se trate de la reunión ordinaria de los tres primeros meses del año, se debe poner a disposición de los copropietarios los documentos necesarios para conocer el balance del año anterior, ya sea enviándolos junto a la convocatoria o indicando en esta los medios a través de los cuales podrán acceder a estos.
• Si se va a tratar algún otro tema en que sea relevante conocer documentación de manera previa, se deberá enviar esta junto a la convocatoria o indicar la forma de acceder a la misma. Por ejemplo, si se van a discutir las ofertas para contratar un servicio, se deberán enviar las ofertas recibidas.

La convocatoria se debe enviar con al menos 15 días calendario de antelación a su fecha de realización.

¿Qué documentos se deben anexar a la convocatoria?

En caso de que se trate de la reunión ordinaria de los tres primeros meses del año, se debe poner a disposición de los copropietarios los documentos necesarios para conocer el balance del año anterior, ya sea informes contables, contratos, facturas, etc. Se deben enviar junto a la convocatoria o indicar en esta los medios a través de los cuales podrán acceder a estos.

Si se va a tratar algún otro tema en que sea relevante conocer documentación de manera previa, se deberá enviar esta junto a la convocatoria o indicar la forma de acceder a la misma. Por ejemplo, si se van a discutir las ofertas para contratar un servicio, se deberán enviar las ofertas recibidas.

¿Qué debe contener la convocatoria?

Para su validez la convocatoria debe contener:

• Identificación de la persona que convoca a la asamblea: ya sea el administrador o cualquiera de las demás personas autorizadas por la ley (Consejo de Administración, el revisor fiscal o un número plural de socios que representen al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad).
• Tipo de asamblea a realizar: indicar si se trata de una asamblea ordinaria o extraordinaria. La única asamblea ordinaria prevista en la ley es la que se realiza en los primeros tres meses del año para aprobar las cuentas del año anterior y fijar el presupuesto del siguiente. A menos que el reglamento de la copropiedad incluya otro tipo de asambleas, todas las demás serán extraordinarias.
• Orden del día: esto es, una lista ordenada de los temas que se pondrán a consideración de los propietarios en la asamblea.
• Fecha, hora y lugar de realización de la asamblea: si se trata de una asamblea virtual se debe indicar la forma de ingreso a la misma, ya sea un enlace, código de reunión o cualquier otra información que sea necesaria para participar de manera virtual.

¿Qué leyes regulan la asamblea de copropietarios?

Las asambleas de copropietarios se encuentran reguladas principalmente por:

• Ley 675 de 2001: régimen de Propiedad Horizontal.
• Ley 1314 de 2009, artículo 15: establece que a las personas jurídicas no comerciantes (como las propiedades horizontales) se les pueden aplicar las disposiciones del Código de Comercio en materia contable, administración, financiera, de órganos de control o auditoría.
• Código de Comercio, artículo 447: establece el derecho de inspección de los accionistas previo a la realización de las asambleas.
• Concepto 10-00703-2019 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública: establece que el derecho de inspección de las sociedades comerciales es aplicable a las asambleas del Régimen de Propiedad Horizontal.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.