31 de octubre de 2023
31 de octubre de 2023
En agosto de 2021 la empresa Las Camelias S.A.S. decidió iniciarle un proceso disciplinario a su trabajadora María Andrea, citándola con una carta enviada por correo a su dirección de domicilio. María Andrea no se presentó y la empresa al término del proceso disciplinario decidió despedirla con justa causa, es decir, sin indemnización, comunicándole a María Andrea el despido por el mismo medio en agosto del 2021. Al cabo de dos años recibe la notificación de una demanda de María Andrea, exigiendo el pago de los salarios adeudados desde agosto del 2021, indicando que nunca se le notificó del despido. Camelias S.A.S. envió las comunicaciones a María Andrea mediante correo ordinario y sólo tenía las guías de envío, pero no tenía prueba del contenido de las cartas y documentos enviados, por lo cual no pudo demostrar que la había citado al proceso y le había comunicado el despido, por lo cual perdió el caso contra su empleada y fue obligada a pagar una suma importante de dinero.
Enviar cartas puede parecer un asunto trivial, pero según la importancia y propósito de la carta que se envíe se deberá tener prueba de su entrega, de su contenido o de la persona que lo recibe. Enviar o entregar un una carta sin conservar prueba de que fue recibida puede generar perjuicios si después se necesita demostrar que efectivamente fue entregada. En esta guía se explica las diferentes formas de enviar cartas, desde la simple entrega personal, pasando por los servicios de mensajería tradicional, el correo electrónico y el envío mediante aplicaciones de mensajería como WhatsApp o Telegram. Para cada una de estas formas de envío se explicarán sus alcances y cuándo es adecuado su uso.
La entrega personal de una carta, como su nombre lo indica, significa que el remitente la entrega directamente a la persona a la cual se dirige el documento. Por lo general, esto se realiza cuando la persona destinaria se encuentra cerca y es innecesario usar un servicio de correos, como es el caso de un trabajador en la sede de la empresa o un documento que deba firmarse durante una diligencia o reunión. Por ejemplo, la entrega de una carta para citar a descargos a un trabajador, o la de su despido por justa causa. En este caso, para tener constancia de la entrega del documento se suele imprimir una copia adicional, para que el destinatario la firme junto con la frase "Recibí" o cualquier otra que indique que se le entregó una versión idéntica del documento.
La entrega personal de una carta tiene principalmente tres ventajas, que permite la entrega inmediata del documento, que se puede tener confirmación de su recepción también de manera instantánea y que, en caso de que se quiera discutir el contenido del documento, se puede hacer también de manera inmediata. Sin embargo, esta forma de entrega del documento presenta al menos 2 desventajas: que la persona puede negarse a recibir la carta en caso de que su contenido no le sea favorable y que el archivo o almacenamiento del comprobante de entrega dependerá del remitente de la carta, pudiendo perderla o destruirla accidentalmente.
Por la facilidad para dar la carta al destinatario y la posibilidad de tener un comprobante de entrega de manera inmediata, la entrega personal de una carta se suele usar para aquellos documentos sobre los cuales se requiere tener un comprobante de entrega. No obstante, dado que el destinatario podría negarse a recibir la carta o el comprobante de entrega extraviarse, destruirse o no se guardado adecuadamente, no se suele usar esta forma de entrega para cartas que puedan tener importancia legal o comercial.
| ¿Permite tener comprobante de entrega? | Sólo si se hace firmar un comprobante de "recibido" al destinatario de la carta. |
| ¿Permite tener prueba del contenido de la carta? | Sólo si se hace firmar una copia del documento con un "recibido" del destinatario de la carta. |
| ¿Tiene valor probatorio ante un juez? | Sí, aunque en caso de que se quiera hacer valer una carta ante un juez la costumbre es usar otro método como el correo certificado o el correo electrónico. |
| ¿Qué tipos de cartas pueden entregarse por este medio? | Cualquier carta, aunque generalmente de poca relevancia legal o comercial. |
Cuando debe entregarse una carta impresa, como una carta para el retiro de cesantías, y la persona a la cual se dirige no se encuentra cerca como para realizar la entrega personal del documento, éste se puede enviar mediante una empresa transportadora o de correo. En este caso hay dos posibilidades, enviarlo mediante correo ordinario o correo certificado, éste último es una modalidad de correo en la cual la empresa transportadora da constancia del contenido del documento enviado.
Mediante correo la empresa transportadora simplemente dará constancia del tipo de mercancía que se envía y la dirección y persona a la cual se entrega. Así, en el caso de una carta sólo certificará que se entregó un documento, mas no el contenido de este. Este tipo de envío es apropiado cuando no se requiere constancia del contenido de la carta, ya sea porque no es importante o porque la misma sólo interesa al destinatario y no afectará de manera alguna al remitente si ocurre algún problema con su entrega. Por ejemplo, el envío de una carta para autorizar la cesión de un contrato de arrendamiento. En este caso, la persona interesada en la recepción del documento es su destinatario y si hubiese algún inconveniente en su transporte o entrega no se generarán perjuicios o daños al remitente, es decir, la persona que remitió la carta.
Mediante esta modalidad la empresa transportadora no sólo entrega la carta sino que da constancia de su contenido. Esta modalidad de envío es ofrecida por las principales empresas de mensajería del país y se emplea para documentos que, de no ser entregados al destinatario en la forma acordada, pueden generar perjuicios la remitente. Por ejemplo, una carta de cobro prejurídico, una carta para citar a un proceso disciplinario al trabajador, o la carta de terminación de un contrato de arrendamiento. En estos casos se lleva a la empresa transportadora la carta original y dos copias, la original será enviada a su destinatario, una de las copias se entrega al remitente con la constancia de que fue el mismo documento enviado y la tercera copia quedará en poder de la transportadora, la cual la archivará como prueba del contenido de la carta recibida.
Entregar cualquier carta por correo tiene generalmente dos ventajas: que la transportadora dejará constancia del momento de entrega e identidad de la persona que recibe y que la persona no puede negarse a recibir el documento. Una vez entregado en su dirección de domicilio éste se entiende recibido. Adicionalmente, si se contrata el servicio de correo certificado la empresa transportadora dejará constancia tanto de la entrega de la carta como de su contenido. No obstante lo anterior, de todas las formas de envío consideradas en esta guía, el enviar una carta mediante correo es la forma más costosa y que toma mayor tiempo.
Dado que permite tener constancia de la entrega de la carta así como de su contenido cuando se contrata un correo certificado, esta forma de envío se usa para aquellas cartas que tengan importancia legal o comercial con personas con las que no se ha acordado la comunicación mediante otros medios más eficientes, como el correo electrónico.
El correo certificado se reserva para las cartas más importantes que no puedan ser enviadas de otra manera, principalmente para aquellas que no permiten ser presentadas en formato digital.
| ¿Permite tener comprobante de entrega? | Sí, la empresa transportadora dejará constancia de la dirección e identidad de quien recibió el envío. |
| ¿Permite tener prueba del contenido de la carta? | Sólo cuando se contrata el correo certificado. |
| ¿Tiene valor probatorio ante un juez? | Sólo de la entrega del documento cuando se envía por correo ordinario y del contenido cuando se envía por correo certificado. |
| ¿Qué tipos de cartas pueden enviarse por este medio? | Cualquiera que deba entregarse impresa. Deberán entregarse por correo certificado aquellas de importancia legal o comercial. |
Una de las formas más eficientes de entrega de documentos de cualquier tipo es el correo electrónico. La ley en Colombia da la misma validez a los mensajes de datos como correos electrónicos que a los documentos impresos, así, por regla general, cualquier carta que requiera entregarse por escrito podrá entregarse también por correo electrónico. Por ejemplo, si una empresa envía una carta de despido por correo electrónico a un trabajador el despido se entenderá realizado.
El uso del correo electrónico para el envío de cartas tiene varias ventajas y pocas desventajas. El correo electrónico permite enviar los documentos dejando siempre certeza de su contenido y momento de entrega. Además, sus costos son muy inferiores del envío por correo tradicional, si es que hay alguno. Las únicas desventajas del correo electrónico es que la persona debe haber proporcionado su dirección de correo electrónico con anterioridad y tener certeza de que esta dirección corresponde efectivamente con la del destinatario de la carta.
Al ser un medio de comunicación rápido, económico y con las ventajas del correo certificado, el correo electrónico se usa para el envío de cualquier tipo de cartas, incluso aquellas de importancia legal o comercial.
El correo electrónico, al tener el mismo valor que un documento escrito y dejar constancia de los contenidos de cualquier comunicación, se ha vuelto una alternativa popular y eficiente para el envío de cartas que puedan tener relevancia legal o comercial.
| ¿Permite tener comprobante de entrega? | Sí, en todos los casos. |
| ¿Permite tener prueba del contenido de la carta? | Sí, en todos los casos. |
| ¿Tiene valor probatorio ante un juez? | Sí. |
| ¿Qué tipos de cartas pueden enviarse por este medio? | Cualquier tipo de carta, incluidas aquellas de relevancia legal o comercial. |
Los mensajes enviados a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp tienen el mismo valor que los correos electrónicos en la mayoría de los casos para la ley Colombiana, pues también son considerados mensajes de datos que equivalen a documentos impresos. Así, cualquier carta que requiera entregarse por escrito podrá también entregarse por aplicaciones de mensajería instantánea. Por ejemplo, si se envía el texto de una carta con una oferta laboral y esta es aceptada por el destinatario, se tendrá por celebrado un contrato de trabajo.
La entrega de una carta a través de aplicaciones de mensajería es la más rápida de todas las formas de envío consideradas en esta guía, además que permite dejar constancia de la entrega del mensaje así como su contenido. Sin embargo, pese a estas ventajas similares a las del correo electrónico, las aplicaciones de mensajería son vulnerables a la pérdida de información más fácilmente. Por ejemplo, con el cambio del dispositivo o la pérdida de este sin que se haya realizado el back-up de la información los chats o cartas enviadas puede generar la pérdida de los mensajes enviados. Adicionalmente, la rapidez de la comunicación de estos medios genera que se usen para las comunicaciones del día a día y poco para asuntos de mayor relevancia.
Dada su inmediatez, pero mayor vulnerabilidad a la pérdida de información, las aplicaciones de mensajería se suelen usar para el envío de cartas o comunicaciones para las cuales se requiere una respuesta inmediata, pero que no son de gran importancia legal o comercial.
Dada la informalidad y rapidez de la comunicación por aplicaciones de mensajería, la práctica es no enviar documentos de importancia jurídica o de negocios por este medio.
| ¿Permite tener comprobante de entrega? | Dependerá de la configuración de la aplicación de mensajería. |
| ¿Permite tener prueba del contenido de la carta? | Sí. |
| ¿Tiene valor probatorio ante un juez? | Sí. |
| ¿Qué tipos de cartas pueden enviarse por este medio? | Cualquier tipo de carta, aunque se suele reservar para las que no tienen importancia legal o comercial. |
Son cuatro los medios principales de que se puede valer para la entrega o envío de una carta, la entrega personal, el envío del documento impreso mediante una transportadora o correo postal, el envío mediante correo electrónico y el envío mediante aplicaciones de mensajería. Cada uno de estos medios es usado según la necesidad y ventajas que plantea para cada tipo de documento, así: