Acta de constitución de fundación

¿Qué es un acta de constitución de fundación?

Un acta de constitución de fundación es el documento que registra formalmente la decisión y voluntad de una o más personas (fundadores), ya sean naturales o jurídicas, de crear una fundación en Colombia. Este documento es esencial para el proceso de creación y registro legal de la entidad. Se utiliza como parte fundamental del trámite para establecer legalmente una fundación, siendo uno de los requisitos, junto con los estatutos, para su inscripción ante la Cámara de Comercio.

El acta de constitución, como su nombre lo indica, es el acta de la reunión en que se decide crear la entidad. Este documento y los estatutos de la entidad son los requeridos para realizar el registro de esta ante las cámaras de comercio.

¿Cuáles son los tipos de entidades sin ánimo de lucro?

Las entidades sin ánimo de lucro pueden ser fundaciones o corporaciones y asociaciones:

• Fundaciones: tienen como propósito promover fines de interés general o comunitario, por ejemplo, educación, salud, medio ambiente, asistencia social.
• Corporación o asociación: buscan principalmente el beneficio o bienestar de sus propios miembros o afiliados, por ejemplo, asociaciones de profesionales, clubes deportivos o asociaciones de egresados.

Si bien ambas son entidades sin ánimo de lucro, la elección entre una fundación y una asociación/corporación depende fundamentalmente del propósito y los beneficiarios de las actividades que realizará la entidad.

Las corporaciones o asociaciones promueven el bienestar de sus afiliados o miembros, mientras que las fundaciones tienen fines de interés general o social.

¿Cuál es la diferencia entre una fundación y una empresa?

Si bien tanto las fundaciones como las sociedades comerciales se crean por la destinación de unos bienes o patrimonio a la realización de alguna actividad, en las sociedades comerciales la actividad que se realiza es una actividad comercial de la cual se espera obtener ganancias o utilidades para repartirlas entre sus socios. Por su parte, en las fundaciones la actividad o fines que se persiguen son de utilidad común o interés general, sin posibilidad de repartir utilidades o ganancias entre los miembros de la fundación.

Las fundaciones realizan actividades de interés general sin repartición de utilidades o ganancias, mientras que las sociedades comerciales tienen el objetivo de generar utilidades para sus socios.

¿Es obligatorio contar con el acta de constitución?

Sí, es obligatorio tener un acta de constitución para poder crear y registrar legalmente una fundación en Colombia. Este documento, junto con los estatutos, es un requisito indispensable exigido por las Cámaras de Comercio para la inscripción de la entidad.

¿Cuáles son los requisitos previos para diligenciar el acta?

Antes de diligenciar el acta de la fundación se debe verificar que no existen otras fundaciones con el mismo nombre o razón social. La mayoría de cámaras de comercio del país permiten esta consulta, llamadas a veces de "homonimia", de manera virtual.

¿Qué hacer después de diligenciar el acta?

Una vez diligenciado el formulario deberá ser firmado por el secretario y presidente, o por el fundador único si sólo se tiene un fundador. Una vez firmada el acta, esta deberá llevarse a la cámara de comercio junto con los estatutos para realizar el registro de la entidad. Para ello:

• Deberán ir personalmente el secretario y presidente que figuren en el acta de constitución de la entidad, con este documento y los estatutos.
• En caso de que el presidente y secretario no vayan personalmente se deberán autenticar sus firmas en el documento.
• En caso de que se haya nombrado representante legal, suplente o revisor fiscal, se debe llevar copia del documento de identidad de cada uno de estos y tarjeta profesional si aplica. Si alguna de las personas nombradas para estos cargos no firmó el acta de constitución, se deberá aportar una carta de aceptación del cargo.

Estos requisitos son los más comunes, pero la documentación y requisitos específicos pueden variar en las cámaras de comercio, por lo que se deberá consultar la información con la cámara de comercio en la que se vaya a realizar el registro de la entidad.

¿Qué documentos deben adjuntarse al acta?

Para el proceso de registro de la fundación ante la Cámara de Comercio, junto con el acta de constitución, generalmente se deben presentar los siguientes documentos:

• Estatutos de la fundación: es el documento fundamental que contiene las reglas de funcionamiento de la entidad y debe ser aprobado en el acta de constitución.
• Fotocopias de documentos de identidad: de los fundadores (si son personas naturales) y de todas las personas nombradas en el acta para cargos directivos o de fiscalización.
• Carta de aceptación de cargos: si las personas nombradas para los cargos (Representante Legal, Suplente, Revisor Fiscal, miembros de Junta Directiva) no firmaron el acta de constitución manifestando su aceptación, deben presentar una carta separada aceptando el nombramiento.
• Tarjeta profesional: copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal, si se nombró uno.

Estos documentos son los más comunes, pero la documentación y requisitos específicos pueden variar en las cámaras de comercio, por lo que se deberá consultar la información con la cámara de comercio en la que se vaya a realizar el registro de la entidad.

¿Es necesario autenticar el acta en notaría?

La autenticación de firmas en el acta de constitución no es un requisito para la validez del acto de constitución en sí mismo. Sin embargo, sí es necesaria para el trámite de registro ante la Cámara de Comercio si las personas que firmaron el acta (Presidente y Secretario, o el fundador único) no acuden personalmente a radicar los documentos.

¿Es necesario registrar el acta?

Sí, es necesario registrar el acta de constitución, junto con los Estatutos y demás documentos requeridos, ante la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción sobre el domicilio principal de la fundación. El registro en la Cámara de Comercio es el acto que confiere personalidad jurídica a la fundación. Esto significa que, a partir del registro, la fundación existe legalmente como una entidad distinta de sus fundadores, capaz de adquirir derechos, contraer obligaciones, celebrar contratos, tener su propio patrimonio y en general cumplir el objeto para el cual fue constituida.

¿Qué debe contener el acta de constitución?

Para su validez el acta de constitución de la fundación debe contener:

• Nombre, dirección de la fundación que se constituye: la mayoría de las cámaras de comercio del país en sus páginas web permiten verificar si el nombre que se le dará a la entidad se encuentra disponible.
• Número de creadores de la entidad y su identificación: en caso de que se trate de una persona jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad, etc) se deberá identificar además a su representante legal.
• Identificación del secretario y presidente de la reunión de constitución de la entidad: en caso de que se trate de una fundación con un único miembro, no será necesario el nombramiento de secretario y presidente.
• Identificación de las personas nombradas para los cargos de representante legal, suplente y revisor fiscal: en caso de que alguna de las personas nombradas no firme el acta de constitución, deberán aceptar su nombramiento mediante un acta de aceptación del cargo.
• Indicar si la entidad tendrá junta directiva: si sí, se deberá proporcionar la identificación de sus miembros.

¿Qué leyes regulan la constitución de las fundaciones?

La constitución y registro de fundaciones en Colombia, y por ende el acta de constitución, se rigen principalmente por las siguientes normas:

• Código Civil Colombiano: especialmente el Título XXXVI, que regula las personas jurídicas.
• Decreto Ley 2150 de 1995: define los requisitos para el reconocimiento de las personas jurídicas.
• Decreto 427 de 1996: reglamenta el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro en las Cámaras de Comercio.
• Superintendencia de Sociedades, oficio 220-050053: establece que en las reuniones de accionista único no es necesario el nombramiento de secretario y presidente. Decisión extensible a otras personas jurídicas unipersonales.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.