การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ทำได้ หรือไม่ อย่างไร

ในปัจจุบัน สถานการณ์แพร่การระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (Coronavirus Disease 2019: COVID-19) มีการพัฒนาอย่างรวดเร็วและกว้างขวางภายในประเทศไทยอย่างต่อเนื่อง ทำให้รัฐบาลใช้มาตรการต่างๆ เพื่อควบคุมการระบาดของโรคดังกล่าว เช่น การเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) และการจำกัดจำนวนการรวมกลุ่ม/ชุมนมกันของผู้คน

โดยมาตรการต่างๆ ของรัฐบาลทำให้การจัดประชุม (ซึ่งเป็นการรวมผู้คนจำนวนมากภายในสถานที่ปิดอันมีความเสี่ยงต่อการระบาดของโรคติดเชื้อดังกล่าว) มีอุปสรรคและข้อจำกัดในการดำเนินการ โดยหนึ่งในแนวทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวคือการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

อย่างไรก็ดี มักเกิดข้อกังวลว่าการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หรือมติของที่ประชุม (e-Voting) สามารถมีผลทางกฎหมายหรือสามารถบังคับใช้ได้เหมือนการประชุมแบบปกติ หรือไม่ และต้องดำเนินการอย่างไร โดยเฉพาะการประชุมที่กฎหมายกำหนดบังคับไว้ว่าต้องจัดให้มีภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น

การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ของ บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัด
ประชุมคณะกรรมการบริษัทประจำไตรมาส ของบริษัทมหาชนจำกัด
ประชุมใหญ่สมาชิกประจำปี ของสมาคมการค้าและหอการค้า

e-Meeting คืออะไร

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) คือ การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุม (เช่น ผู้ถือหุ้น สมาชิก ประธานกรรมการ คณะกรรมการ และเลขานุการ) เพื่อประชุม ปรึกษาหารือ แสดงความคิดเห็น หรือตัดสินใจลงมติในประเด็นวาระต่างๆ ของหน่วยงานผ่านสื่อและ/หรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน แต่ในขณะเดียวกันผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถประชุมปรึกษาหารือ แสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ รวมถึงสามารถลงมติในวาระต่างๆ ได้ เช่น การประชุมผ่านระบบ Google Meet ระบบ Microsoft Teams หรือระบบ Quidlab FoQus

e-Meeting สามารถทำได้ หรือไม่

ในปัจจุบัน การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) โดยเฉพาะกรณีการประชุมที่กฎหมายกำหนดบังคับไว้ เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี การประชุมใหญ่สมาชิกประจำปี และการประชุมคณะกรรมการ ตามคำชี้แจงกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง การจัดการประชุมของนิติบุคคลภายใต้ข้อกำหนดออกตามความในมาตรา 9 แห่งพระราชกำหนดการบริหารราชการในสถานการณ์ฉุกเฉิน ฉบับลงวันที่ 20 เมษายน 2564 กำหนดให้สามารถดำเนินการได้และถือว่าเป็นการประชุมโดยชอบด้วยกฎหมายทุกประการ อย่างไรก็ดี การจัดประชุมนั้นจะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธี และเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ซึ่งกำหนดหลักเกณฑ์ วิธี และเงื่อนไข รวมถึงรับรองสถานะความชอบด้วยกฎหมายของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) เอาไว้ เช่น

พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และ
ประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

e-Meeting ต้องดำเนินการอย่างไร

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) อาจแบ่งพิจารณากระบวนการและมาตรฐานได้ ดังต่อไปนี้

(ก) ก่อนการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ก่อนการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องควรพิจารณาให้มีกระบวนการและมีมาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดังต่อไปนี้

ประธานในที่ประชุมอาจผู้กำหนดให้จัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ส่งหนังสือเชิญประชุม เอกสารประกอบการประชุม และข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่ใช้ในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ร่วมประชุมทราบล่วงหน้า โดยอาจส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

การประชุมตามที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการจัดประชุม นอกจากกระบวนการและมาตรฐานที่กำหนดไว้ในกฎหมายเกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) แล้วยังต้องปฏิบัติตามกระบวนการและวิธีการที่กฎหมายกำหนดไว้ในกฎหมายเฉพาะของการประชุมนั้นอีกด้วย เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี กฎหมายกำหนดให้ต้องแจ้งผู้ถือหุ้นล่วงหน้าอย่างน้อยตามระยะเวลาที่กำหนด ในแต่ละกรณี

จัดหา จัดเตรียม และจัดให้มีระบบควบคุมการประชุม โดยผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องอาจพัฒนาระบบดังกล่าวขึ้นใช้เองหรือใช้ระบบของผู้ให้บริการภายนอกก็ได้

ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องอาจเลือกใช้ระบบควบคุมการประชุมของผู้ให้บริการภายนอกที่ได้รับการรับรองจากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ก็ได้ เช่น ระบบ Google Meet ระบบ Microsoft Teams หรือระบบ Quidlab FoQus

(ข) ระหว่างการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ในระหว่างการดำเนินการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องควรพิจารณาให้มีกระบวนการและมีมาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดังต่อไปนี้

จัดให้มีการแสดงตนของผู้ร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนเริ่มประชุมโดยพิจารณาวิธีการที่มีความเหมาะสมกับพฤติการณ์ของการประชุม (เช่น จำนวนของผู้ร่วมประชุม ประเภทของระเบียบวาระ กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการประชุมตามที่กำหนดในกฎหมาย)

วิธีการแสดงตนของผู้ร่วมประชุมที่มีความมั่นคงและรัดกุม เช่น การยืนยันตัวตนด้วยชื่อผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) หรือการใช้รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว (One Time Password: OTP) หรือการให้ผู้เข้าร่วมประชุมอื่นรับรองการแสดงตัวตนของผู้เข้าร่วมประชุมอีกคนหนึ่ง

จัดให้มีการสื่อสารหรือมีปฏิสัมพันธ์กันได้ด้วยเสียงเพียงอย่างเดียว (Voice Conference) หรือทั้งเสียงและภาพ (Video Conference)
จัดให้มีช่องสัญญาณที่เพียงพอ โดยสามารถถ่ายทอดเสียง หรือทั้งเสียงและภาพได้อย่างชัดเจนและต่อเนื่องตลอดระยะเวลาที่มีการประชุม เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงผู้ร่วมประชุมที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันให้สามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ในเวลาเดียวกัน
จัดให้มีวิธีการสำรองเพื่อใช้ในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในกรณีมีเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุม เช่น การประชุมผ่านโทรศัพท์ หรือการสื่อสารด้วยข้อความ
จัดให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมของผู้ร่วมประชุม ข้อมูลที่นำเสนอในระหว่างการประชุม หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม ได้ในระหว่างการประชุม รวมถึงวิธีการในการเข้าถึงเอกสารดังกล่าว
จัดให้ผู้ร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ ไม่ว่าโดยวิธีการลงคะแนนแบบเปิดเผยหรือการลงคะแนนลับ ในกรณีที่ต้องมีการลงคะแนนเสียงในที่ประชุม

โดยในกรณีการลงคะแนนแบบเปิดเผยอาจเลือกใช้วิธีใดก็ได้ที่สามารถระบุตัวผู้ร่วมประชุมที่มีสิทธิลงคะแนน และสามารถทราบเจตนาในการลงคะแนนของบุคคลดังกล่าวได้ เช่น การแสดงเจตนาด้วยเสียง สัญลักษณ์ หรือข้อความอิเล็กทรอนิกส์
ในกรณีการลงคะแนนลับ ให้ใช้วิธีการที่สามารถทราบจำนวนของผู้ลงคะแนนและผลรวมของการลงคะแนน โดยไม่สามารถระบุตัวของผู้ลงคะแนนได้ เช่น การใช้ระบบการสำรวจความเห็นทางออนไลน์

ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องอาจพิจารณาใช้หลักเกณฑ์ กระบวนการ และมาตรฐานเกี่ยวกับการลงคะแนนทางอิเล็กทรอนิกส์ในการประชุม (e-Voting) ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยการลงคะแนนทางอิเล็กทรอนิกส์ในการประชุม ประกอบด้วยก็ได้

จัดให้มีช่องทางการรับแจ้งเหตุขัดข้อง การให้ความช่วยเหลือ และแนวทางการแก้ไขให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างการประชุม เพื่อแก้ไขเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น เหตุขัดข้องทางเทคนิค เหตุขัดข้องจากเครื่องมืออุปกรณ์ที่ใช้ในการสื่อสารของผู้เข้าร่วมประชุม

ในกรณีที่เหตุขัดข้องกระทบต่อสาระสำคัญในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์อาจทำให้การประชุมนั้นต้องเสียไปได้ เช่น เหตุขัดข้องกับระบบสื่อสารทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่สามารถสื่อสารกันได้ตลอดทั้งการประชุม

จัดให้มีระบบการจัดการสิทธิของผู้ร่วมประชุม เช่น การงดการถ่ายทอดการประชุมเป็นการชั่วคราว หรือหยุดการส่งข้อมูลแก่ผู้ร่วมประชุมบุคคลหนึ่งบุคคลใดได้ทันทีหากมีเหตุจำเป็นหรือมีกรณีฉุกเฉิน เช่น เมื่อมีการพิจารณาเรื่องที่ผู้ร่วมประชุมบางคนมีส่วนได้เสียในวาระดังกล่าว
จัดให้มีมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ เช่น การรักษาความลับ (Confidentiality) การรักษาหรือสงวนสิทธิการเข้าถึง ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลโดยบุคคลผู้ไม่ได้รับอนุญาต/ไม่มีสิทธิ การรักษาความครบถ้วน (Integrity) ไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข ทำให้สูญหาย ทำให้เสียหาย หรือถูกทำลายโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือโดยมิชอบ ความพร้อมใช้งาน (Availability) การรักษาความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy) ความถูกต้องแท้จริง (Authenticity) ความรับผิด (Accountability) การห้ามปฏิเสธความรับผิด (Non-repudiation) และความน่าเชื่อถือ (Reliability) ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องหรือเกิดจากการประชุม

(ค) ภายหลังการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)

ภายหลังจากการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องควรพิจารณาให้มีกระบวนการและมีมาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดังต่อไปนี้

จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือเพื่อเป็นหลักฐาน ภายใน 7 (เจ็ด) วันนับแต่วันสิ้นสุดการประชุม ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลอย่างน้อย ดังต่อไปนี้

ข้อมูลผู้เข้าร่วมประชุม เช่น วิธีการแสดงตนของผู้ร่วมประชุม สรุปจำนวนผู้ร่วมประชุม รายชื่อผู้ร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีการแสดงตน
ข้อมูลการลงคะแนนในที่ประชุม (ถ้ามี) เช่น วิธีการลงคะแนน ผลการลงคะแนนของผู้ร่วมประชุม
ข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคน เช่น ข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลหรือชื่อผู้ใช้งาน (Username) วันและเวลาของการเข้าร่วมประชุมและเลิกประชุมที่อิงกับเวลามาตรฐาน
ข้อมูลหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น การบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ แล้วแต่กรณีของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุม
เหตุขัดข้อง แนวทางการแก้ไข และผลกระทบของเหตุขัดข้อง ในกรณีที่มีเหตุขัดข้องดังกล่าว

ในการจัดทำรายงานการประชุม ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องอาจเลือกใช้ รายงานการประชุมทางธุรกิจ (เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ประชุมคณะกรรมการบริษัท) รายงานการประชุมนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร/อาคารชุด (เช่น การประชุมเจ้าของร่วม การประชุมคณะกรรมการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด/หมู่บ้านจัดสรร) หรือรายงานการประชุมทั่วไป (เช่น ประชุมใหญ่สมาชิกประจำปี ประชุมคณะกรรมการสมาคม/มูลนิธิ/สหกรณ์) แล้วแต่กรณี

จัดเก็บสำเนาหนังสือเชิญประชุม เอกสารประกอบการประชุม รายงานการประชุม และข้อมูลหรือเอกสารอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมไว้เป็นหลักฐาน

การจัดเก็บข้อมูลหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม อาจจัดทำในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ โดยดำเนินการให้สอดคล้องตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ จะต้องเก็บรักษาด้วยวิธีการที่มีความมั่นคงปลอดภัยและด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้ เช่น การรักษาความถูกต้องของข้อมูล การป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูลโดยมิชอบ ความสามารถในการเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ การควบคุมสิทธิการเข้าถึงข้อมูล การป้องกันการเข้าถึงโดยบุคคลผู้ไม่ได้รับอนุญาต

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หากได้ดำเนินการกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั้งสิ้นแล้วย่อมถือเป็นการประชุมโดยชอบด้วยกฎหมาย และต้องห้ามไม่ให้ปฏิเสธการรับฟังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวเป็นพยานหลักฐานในกระบวนการพิจารณาตามกฎหมายทั้งในคดีแพ่ง คดีอาญา หรือคดีอื่นใด

สรุป

จากที่กล่าวข้างต้นจะเห็นได้ว่าหน่วยงานต่างๆ (เช่น บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วน นิติบุคคลอาคารชุด นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร สมาคม มูลนิธิ หรือสหกรณ์) อาจสามารถเลือกประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ได้ รวมถึงลงคะแนนทางอิเล็กทรอนิกส์ในการประชุม (e-Voting) โดยหากมีกระบวนการและมาตรฐานที่เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์แล้วย่อมถือเป็นการประชุมโดยชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งปัจจุบันการเลือกประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) นอกจากจะช่วยลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (Coronavirus Disease 2019: COVID-19) ระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ยังเป็นการอำนวยควาสะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่สะดวกในการเข้าร่วมประชุมด้วยตนเองอีกด้วย (เช่น อยู่ในระหว่างการกักตัวเอง อยู่ในพื้นที่ห่างไกลที่เดินทางมาประชุมลำบาก)

อย่างไรก็ดี ในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) อาจเกิดปัญหาที่ผู้จัดประชุมและผู้เกี่ยวข้องจะต้องจัดเตรียมแนวทางการป้องกันและแก้ไขเอาไว้ เช่น เหตุขัดข้องทางเทคนิค (เช่น ระบบติดต่อสื่อสาร ระบบอินเทอร์เน็ต หรือเครื่องมืออุปกรณ์ขัดข้อง) ความสามารถในการใช้งานเครื่องมืออุปกรณ์ของผู้เข้าร่วมประชุม (เช่น ผู้เข้าร่วมประชุมที่ใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็น)