รายงานการประชุมทางธุรกิจ

รายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุม คือ เอกสารที่บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริง การดำเนินการ ความเห็น การปรึกษาหารือ และการลงมติของผู้ที่เข้าร่วมประชุมในประเด็นวาระต่างๆ ของที่ประชุมดังกล่าว โดยที่การประชุมทางธุรกิจอาจเป็นการประชุม เช่น

• การประชุมผู้ถือหุ้น
• การประชุมหุ้นส่วน
• การประชุมคณะกรรมการบริษัท
• การประชุมจัดตั้งบริษัท

ทั้งนี้ การจัดทำรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมนั้น ก็เป็นไปเพื่อประโยชน์ ดังต่อไปนี้

• เพื่อเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรว่าได้มีการจัดการประชุมตามรายละเอียดที่ปรากฏในรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุม
• เพื่อเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายในกรณีการประชุมคณะกรรมการบริษัทหรือการประชุมผู้ถือหุ้น
• เพื่อความชัดเจนและความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้เกี่ยวข้องทั้งหลาย (เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้มีส่วนได้เสีย) ในการประชุมดังกล่าว
  
  

การนำไปใช้

ในการจัดทำรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมทางธุรกิจ ผู้จัดทำควรพิจารณา ดังต่อไปนี้

ผู้จัดทำควรระบุ ข้อเท็จจริงการดำเนินการประชุม เช่น ประเภทการประชุม สถานที่จัดการประชุม เวลาการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม รวมถึงผู้บันทึกรายงานการประชุม และเนื้อหาของการประชุม เช่น ความเห็น ข้อปรึกษาหารือ การรายงานข้อเท็จจริงเพื่อทราบ และการลงคะแนนเสียงและลงมติ รับรอง หรืออนุมัติในเรื่องต่างๆ ของผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้จัดทำควรจัดทำรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร ลงนามโดยผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุมดังกล่าวนั้น และอาจลงนามผู้ปฏิบัติหน้าที่บันทึกรายงานการประชุม (เช่น เลขาธิการ) ด้วยก็ได้ โดยอาจจัดทำสำเนาด้วยหรือไม่ก็ได้

ผู้จัดทำควรแนบเอกสารประกอบรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุม (ถ้ามี) ในกรณีที่รายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมมีจำนวนมาก

ผู้จัดทำควรจัดเก็บรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมไว้อ้างอิงตามระเบียบหรือข้อบังคับของหน่วยงานที่จัดการประชุมนั้น เช่น สำนักงานของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน ในกรณีการประชุมจัดตั้งห้างหุ้นส่วน/บริษัท การประชุมหุ้นส่วน/ผู้ถือหุ้น หรือการประชุมคณะกรรมการบริษัท

ข้อควรพิจารณา

ผู้จัดทำรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุม ควรคำนึงว่า การประชุมแต่ละประเภทอาจไม่มีหรือมีกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดเกี่ยวกับวิธีการ รูปแบบ ระยะเวลา และการดำเนินการประชุมที่แตกต่างกันไป รวมถึง การส่งคำบอกกล่าวเรียกประชุม เช่นในกรณีของบริษัทจำกัด กฎหมายกำหนดให้บริษัทต้องจัดให้มี การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น และการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น ภายในระยะเวลาและ/หรือเงื่อนไขที่กำหนด โดยที่ หากบริษัทหรือกรรมการไม่ดำเนินการจัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นและการส่งคำบอกกล่าวเรียกประชุมตามวิธี หลักเกณฑ์ ระยะเวลาและเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด บริษัทและ/หรือกรรมการบริษัทอาจมีความผิดทางอาญา (เช่น ปรับ) ตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ ทั้งนี้ ผู้จัดทำอาจศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทได้จาก คู่มือทางกฎหมาย: การจัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมีความสำคัญอย่างไร และจัดประชุมอย่างไรให้ถูกต้อง บนเว็บไซต์ของเรา

อนึ่ง ผู้จัดทำรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมจะต้องบันทึกข้อความที่ถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นในที่ประชุม เนื่องจาก การบันทึกรายละเอียดที่คลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริงหรือเป็นเท็จนั้น อาจทำให้ผู้บันทึกรายงานการประชุมหรือผู้เกี่ยวข้องมีความรับผิดทั้งทางแพ่งและทางอาญาด้วย

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• กฎหมายหุ้นส่วนและบริษัทประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• พระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ ในกรณีการประชุมจัดตั้งบริษัท การประชุมหุ้นส่วน/ผู้ถือหุ้น หรือการประชุมคณะกรรมการบริษัท
• กฎหมายความผิดเกี่ยวกับเอกสารประมวลกฎหมายอาญา

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้