รายงานการประชุมทางธุรกิจ

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจคืออะไร

รายงานการประชุม หรือบันทึกการประชุม (Minutes of Meeting) คือ เอกสารที่บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริง การดำเนินการ ความเห็น การปรึกษาหารือ และการลงมติของผู้ที่เข้าร่วมประชุมในประเด็นวาระต่างๆ ของที่ประชุมดังกล่าว

โดยที่รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจ เช่น

• รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัท
• รายงานการประชุมหุ้นส่วนของห้างหุ้นส่วน
• รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท
• รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท
  
  

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมมีกี่ประเภท

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมอาจแบ่งตามประเภทขององค์กรที่จัดการประชุมได้ ดังต่อไปนี้

• การประชุมที่จัดขึ้นโดยองค์กร/นิติบุคคลทางธุรกิจ เช่น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัท รายงานการประชุมหุ้นส่วนของห้างหุ้นส่วน รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท
• การประชุมที่จัดขึ้นโดยองค์กร/นิติบุคคลของผู้พักอาศัย เช่น รายงานการประชุมเจ้าของร่วมอาคารชุด/คอนโดมีเนียม รายงานการประชุมใหญ่สมาชิกหมู่บ้านจัดสรร รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร
• การประชุมที่จัดขึ้นโดยองค์กร/นิติบุคคลอื่นๆ เช่น รายงานการประชุมใหญ่สมาชิกสมาคม/สมาคมการค้า รายงานการประชุมคณะกรรมการสมาคม/สมาคมการค้า รายงานการประชุมคณะกรรมการมูลนิธิ รายงานการประชุมสมาชิกสหกรณ์ รายงานการประชุมชมรม รายงานการประชุมผู้ปกครอง
  
  

จำเป็นต้องทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม หรือไม่

อาจจำเป็น การประชุมแต่ละประเภทอาจมีกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกำหนดเกี่ยวกับวิธีการ รูปแบบ ระยะเวลา และการดำเนินการประชุมที่แตกต่างกันไป รวมถึง การจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม (เช่น การประชุมจัดตั้งบริษัท การประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัด) โดยที่ หากบริษัทหรือกรรมการไม่ดำเนินการประชุมผู้ถือหุ้นตามกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง บริษัทและ/หรือกรรมการบริษัทอาจมีความรับผิดทางอาญา (เช่น ปรับ)

อย่างไรก็ดี นอกจากเพื่อเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายในบางกรณีแล้ว การจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมย่อมเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรว่าได้มีการจัดการประชุมตามรายละเอียดที่ปรากฏในรายงานการประชุมหรือบันทึกการประชุมนั้น และยังก่อให้เกิดความชัดเจนและความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายในการประชุมดังกล่าว (เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้มีส่วนได้เสีย) หน่วยงาน/องค์กรผู้จัดการประชุมนั้นๆ จึงควรจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าในกรณีใดๆ

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม

ผู้จัดทำรายงานการประชุมควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม ดังต่อไปนี้

• การดำเนินการประชุม เช่น ประเภทการประชุม สถานที่จัดการประชุม เวลาการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้บันทึกรายงานการประชุม
• เนื้อหาของการประชุม เช่น ความเห็น ข้อปรึกษาหารือ การรายงานข้อเท็จจริงเพื่อทราบ และการลงคะแนนเสียงและลงมติ รับรอง/ไม่รับรอง หรืออนุมัติ/ไม่อนุมัติในวาระ/เรื่องต่างๆ ของผู้เข้าร่วมประชุม
  
  

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม

ผู้จัดทำรายงานการประชุมจะต้องบันทึกข้อความที่ถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นในที่ประชุม เนื่องจาก การบันทึกรายละเอียดที่คลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริงหรือเป็นเท็จลงในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมนั้น อาจทำให้ผู้จัดทำรายงานการประชุม/ผู้บันทึกรายงานการประชุม หรือผู้เกี่ยวข้องมีความรับผิดทั้งทางแพ่งและทางอาญาตามกฎหมาย

จำเป็นจะต้องดำเนินการอย่างไรก่อนทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม

ในกรณีที่การประชุมนั้นมีข้อบังคับและ/หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดเกี่ยวกับวิธีการ รูปแบบ ระยะเวลา และกระบวนการที่ต้องดำเนินการก่อนการประชุม (ถ้ามี) เช่น การส่งคำบอกกล่าวเรียกประชุม/หนังสือเชิญประชุมแจ้งล่วงหน้าตามรูปแบบและระยะเวลาที่กำหนดในแต่ละกรณี ในการประชุมสามัญ/วิสามัญผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัด

ในกรณีเช่นนี้ หน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมและ/หรือตัวแทน (เช่น กรรมการ) อาจจำเป็นต้องดำเนินการตามข้อบังคับและ/หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องนั้นๆ ก่อนการจัดประชุมดังกล่าว

ผู้ใช้งานสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือทางกฎหมาย: การจัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมีความสำคัญอย่างไร และจัดประชุมอย่างไรให้ถูกต้อง

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจ ได้แก่

• ผู้เข้าร่วมประชุม (เช่น ผู้ถือหุ้นบริษัท กรรมการบริษัท หุ้นส่วนผู้จัดการ หุ้นส่วน แล้วแต่กรณี) ซึ่งเป็นองค์ประชุมของการประชุมดังกล่าว
• ประธานที่ประชุม (เช่น บุคคลที่ที่ประชุมแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุมตามข้อบังคับการประชุมและ/หรือตามกฎหมาย) ซึ่งมีอำนาจและหน้าที่ในการดำเนินการและควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามข้อบังคับการประชุมและ/หรือตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น และเป็นผู้ลงนามรับรองในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม
• ผู้เกี่ยวข้องที่เข้าร่วมประชุมซึ่งเป็นบุคคลภายนอกที่ไม่ใช่องค์ประชุมของการประชุมดังกล่าว (เช่น ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ที่ปรึกษากฎหมาย ผู้สอบบัญชี)
• ผู้จัดทำรายงานการประชุม/ผู้บันทึกรายงานการประชุมที่ประธานหรือที่ประชุมมอบหมายให้เป็นผู้จัดทำ/บันทึกรายงานการประชุม (เช่น เลขานุการบริษัท)
  
  

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมแล้ว

ผู้จัดทำรายงานการประชุมควรจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร และให้ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุมดังกล่าวลงนาม และอาจให้ผู้ปฏิบัติหน้าที่บันทึกรายงานการประชุม (เช่น เลขานุการบริษัท ผู้จัดทำรายงานการประชุม) ร่วมลงนามด้วยก็ได้

เมื่อจัดทำและลงนามในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดทำรายงานการประชุมอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• ผู้จัดทำรายงานการประชุมอาจแนบเอกสารประกอบรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม (ถ้ามี) ในกรณีที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมจำนวนมาก
• ผู้จัดทำรายงานการประชุมจัดเก็บรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมนั้นไว้เพื่อการอ้างอิงตามระเบียบหรือข้อบังคับของหน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมนั้นและ/หรือตามกฎหมาย (เช่น สำนักงานของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน ในกรณีการประชุมจัดตั้งห้างหุ้นส่วน/บริษัท การประชุมหุ้นส่วน/ผู้ถือหุ้น หรือการประชุมคณะกรรมการบริษัท)
• ผู้จัดทำรายงานการประชุมอาจนำส่ง/เผยแพร่สำเนาของรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องตามระเบียบข้อบังคับของหน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมนั้น (ถ้ามี) (เช่น ผู้ถือหุ้น กรรมการ กรรมการผู้จัดการ คณะกรรมการบริหาร หุ้นส่วน เผยแพร่ในเว็บไซต์ของบริษัท/ห้างหุ้นส่วน)
  
  

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมด้วย หรือไม่

ผู้จัดทำรายงานการประชุมอาจแนบเอกสารประกอบรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม (ถ้ามี) ในกรณีที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมจำนวนมาก เช่น

• รายชื่อผู้ถือหุ้น/กรรมการ/หุ้นส่วนที่เข้าร่วมประชุม
• สำเนารายงานการประชุมครั้งก่อนหน้าที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
• งบแสดงสถานะทางการเงินและงบกำไรขาดทุนที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณาอนุมัติ
  
  

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

ไม่จำเป็น หน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม

อย่างไรก็ดี ในบางกรณีหน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมอาจจำเป็นต้องใช้รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมเพื่อประกอบการจดทะเบียนนิติบุคคลกับนายทะเบียน/กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เช่น

• รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท ในการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจำกัด
• รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทที่มีการลงมติสำคัญเพื่อเปลี่ยนแปลงรายการจดทะเบียนของบริษัท (เช่น เปลี่ยนแปลงแก้ไขชื่อ ที่อยู่ ทุนจดทะเบียน ข้อบังคับของบริษัท)
  
  

รายงานการประชุม/บันทึกการประชุมจะเป็นประโยชน์กับหน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุมอย่างไร

การจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมนั้นย่อมเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน/องค์กรที่จัดการประชุม ดังต่อไปนี้

• เพื่อเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรว่าได้มีการจัดการประชุมตามรายละเอียดที่ปรากฏในรายงานการประชุม/บันทึกการประชุม
• เพื่อความชัดเจนและความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหลายของหน่วยงาน/องค์กร (เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้มีส่วนได้เสีย) ในการประชุมดังกล่าว
• เพื่อเป็นการปฏิบัติตามข้อบังคับและ/หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) (เช่น การประชุมคณะกรรมการบริษัท การประชุมผู้ถือหุ้น)
  
  

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจ

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานการประชุม/บันทึกการประชุมทางธุรกิจมี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายหุ้นส่วนและบริษัท ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• พระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ
• ความผิดเกี่ยวกับเอกสาร ประมวลกฎหมายอาญา
  
  

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้