Obowiązek informacyjny w stopce e-mail (RODO)

Obowiązek informacyjny w stopce e-mail to wzór niezbędnych informacji, jaką przedsiębiorca lub osoba, wysyłająca e-maila, ze służbowej skrzynki e-mail, ma obowiązek umieścić w stopce wiadomości elektronicznej, aby poinformować klienta o celu przetwarzania jego danych osobowych, zawartych w e-mailach, jakim jest prowadzenie korespondencji elektronicznej.

Jeśli strony kontynuują dalszą współpracę, poza jedynie prowadzeniem korespondencji e-mail (np. zdecydują się zawrzeć umowę handlową, klient złoży zamówienie itd.), wówczas na dalszym etapie należy poinformować na nowo o przetwarzaniu jego danych przez firmę, wskazując nowy, sprecyzowany cel ich przetwarzania.

Co zawiera dokument?

Obowiązek informacyjny w stopce e-mail powinien składać się z następujących informacji:

• informacji o podmiocie, przetwarzającym dane klienta, w tym: oznaczenie administratora ochrony danych osobowych (wraz z jego danymi kontaktowymi), poinformowanie o odbiorcy danych osobowych klienta;
• celu przetwarzania danych (wraz z informacją o okresie ich przetwarzania), podstawie prawnej przetwarzania danych;
• pouczeniu o prawach, przysługujących klientowi, w związku z przetwarzaniem danych, jak również poinformowanie o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (wraz z jego danymi teleadresowymi);
• Zaleca się zawrzeć link, odsyłający do polityki prywatności firmy, zawartej na stronie internetowej (bądź załączyć regulamin dotyczący polityki prywatności firmy, jeśli, podmiot przetwarzający dane, nie posiada własnej strony internetowej);
• klauzuli, dotyczącej poufności informacji, zawartych w korespondencji e-mail (w tym poufności załączników).

Jak korzystać z dokumentu?

Dokument należy wypełnić, a następnie jego zawartość zawrzeć w stopce do pierwszego e-maila, jaki kierujemy do klienta. Nie jest błędem posługiwanie się identyczną stopką, w dalszej korespondencji z odbiorcą wiadomości.

Stopką powinny się posługiwać wszystkie osoby, wysyłające e-maile do klientów lub partnerów biznesowych, ze służbowych skrzynek e-mailowych, w tym także pracownicy, jeśli kierują oni e-maile do osób trzecich, spoza grona członków firmy.

Nieprzestrzeganie postanowień RODO może, w przypadku niektórych naruszeń, prowadzić do nałożenia wysokich kar, sięgających nawet 20 milionów euro lub 4 % światowego obrotu firmy. Organ ochrony danych może nakazać dodatkowe środki naprawcze, takie jak zaprzestanie przetwarzania danych osobowych. W związku z tym, gdy istnieje najmniejsza wątpliwość, czy załączyć stopkę informacyjną w e-mailu do klienta, lepiej jest to uczynić, zamiast narażać przedsiębiorstwo na ewentualne kary finansowe, ze strony prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podstawa prawna:

Obowiązek informacyjny, dotyczący informowania odbiorców o przetwarzaniu ich danych osobowych w celach korespondencyjnych wynika z art. 13 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE L 119, 4.5.2016, str. 1–88, L 119/1) (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - nazywane RODO.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.