Procès-verbal d'une assemblée générale d'une Association Sans But Lucratif (ASBL)

Ce document permet de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association sans but lucratif (ASBL). Un procès-verbal ou PV est un compte-rendu écrit et résumé de tout ce qui a été décidé lors de l'assemblée générale. Il peut s'agir d'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

L'assemblée générale ordinaire d'une association est la réunion annuelle de ses membres pour approuver les comptes annuels et le budget futur. D'autres points tels que des nominations, des révocations ou la rémunération des gérants, administrateurs ou commissaires y sont aussi généralement abordés.

L'assemblée générale extraordinaire d'une association est toute autre réunion des membres, convoquée par le conseil d'administration dans l'intérêt de l'association ou sur demande d'au moins 1/5 des membres.

Toute assemblée générale et donc tout procès-verbal doit être précédé par une convocation, envoyée au moins 8 jours avant la réunion.

Ce document prend en compte toutes les résolutions possibles et notamment les suivantes :

• L'approbation des comptes de l'association ;
• La décharge à donner aux gérants ou administrateurs et au commissaire aux comptes ;
• Le renouvellement, la nomination ou la révocation d'un gérant ou administrateur ;
• Le renouvellement, la nomination ou la révocation du commissaire aux comptes
• La question de la rémunération des gérants ou administrateurs.

Le procès-verbal de l'assemblée générale doit mentionner tous les points importants de la réunion et notamment :

• La date de l'assemblée, l'endroit et l'heure d'ouverture de la séance ;
• La composition du bureau ;
• L'ordre du jour détaillé de la réunion ;
• La constatation de la régularité des convocations ;
• Le nombre total des membres présents ou représentés ;
• La constatation de ce dont l'assemblée peut valablement délibérer ;
• Les délibérations ;
• Les votes ;
• La confirmation de l'adoption des résolutions ;
• L'heure de la clôture de l'assemblée ;
• La mention de la lecture et le nom des signataires.

COMMENT UTILISER CE DOCUMENT

En principe, l'assemblée générale ne peut délibérer que sur les points qui figurent à l'ordre du jour transmis lors de la convocation. Cependant, si les statuts le prévoient, l'assemblée peut également délibérer de manière valable sur d'autres sujets.

Chaque décision est en principe prise, peu importe le nombre de présences, à la majorité des voix des membres présents ou représentés à l'assemblée générale (aussi appelée majorité simple). Cependant, les statuts ou la loi peuvent imposer des conditions de majorités plus contraignantes.

Tel est le cas pour toutes les modifications des statuts de l'association. Elles nécessitent avant tout qu'au moins 2/3 des membres effectifs soient présents (Si ce n'est pas le cas, une autre réunion doit être convoquée, au moins 15 jours après. Cette assemblée pourra décider valablement peu importe le nombre de membres présents.). Ensuite, pour que les modifications des statuts soient valablement adoptées, il faut qu'au moins 2/3 (4/5 si la modification touche aux buts ou vise à transformer l'association en société à finalité sociale) des membres de l'association soient présents ou représentés.

Si un membre est contre une décision, il peut demander au président de faire acter ses observations, c'est-à-dire de les inscrire dans le procès-verbal.

De plus, certains documents doivent être annexés aux procès-verbaux des assemblées, dont :

• La liste des présences ;
• Les procurations ;
• L'original des votes par correspondance ;
• Les différents rapports (rapports de la gérance ou du conseil d'administration, du commissaire ou du réviseur, du liquidateur, etc).

Une fois complété, le présent document devra être signé par les membres du bureau et par les membres de l'assemblée qui le demandent. Le procès-verbal doit ensuite être conservé dans un registre rassemblant et classant tous les procès-verbaux de l'association. Les membres ont le droit de consulter ce registre à tout moment.

DROIT APPLICABLE

Code des sociétés et des associations de 2019, en particulier le Livre 9 (ASBL)

COMMENT MODIFIER LE MODÈLE

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.