4 de dezembro de 2023
4 de dezembro de 2023
A Assembleia Geral ("AG") é um dos principais órgãos de uma sociedade anônima. Nela, os acionistas da companhia se reúnem para discutir e decidir sobre temas relevantes para o cotidiano da empresa. É durante a AG, por exemplo, que os administradores da companhia prestam contas de sua gestão, ao final de cada ano, e os acionistas deliberam sobre a distribuição de dividendos.
De acordo com a legislação brasileira, algumas decisões específicas apenas podem ser tomadas pela AG. Por essa sua competência exclusiva, então, a AG é considerada o órgão decisório de maior autoridade numa companhia.
Ao longo deste guia, explicaremos um pouco mais sobre as AGs e as formalidades envolvidas na realização de suas reuniões.
Este guia tratará especificamente das AGs nas sociedades anônimas de capital fechado, isto é, aquelas sociedades que não possuem ações negociadas na bolsa de valores. Estas sociedades são regidas pela Lei nº 6.404/76, conhecida como Lei das Sociedades Anônimas ("LSA").
Nas SAs de capital fechado, as AGs podem ser de dois tipos: Assembleia Geral Ordinária ("AGO") e Assembleia Geral Extraordinária ("AGE").
A AGO é uma assembleia obrigatória, que deve ocorrer anualmente, dentro dos 4 meses após o encerramento do exercício social da companhia. Os temas de discussão desse tipo de reunião não são, contudo, livres. Ela deve ser chamada para deliberar especificamente sobre os seguintes pontos:
Em muitos casos, o exercício social coincide com o próprio calendário civil. Assim, o seu encerramento ocorre no dia 31 de dezembro de cada ano. Nesses casos, a AGO deve acontecer até o último dia de abril do ano seguinte.
As datas exatas de início e final do exercício social podem ser encontradas no estatuto social da empresa.
As AGE, por sua vez, contemplam temas residuais, descritos no art. 122 da LSA e não abarcados pela AGO. Em outras palavras, todos os assuntos que não sejam obrigatoriamente objeto de AGO serão discutidos em AGE.
Diferente da AGO, as AGE podem ocorrer várias vezes ao ano. Sempre que necessário, os acionistas poderão ser chamados a se reunirem. Nesse tipo de assembleia, é possível deliberar sobre temas diversos, tais como a reforma do estatuto social, a cisão da companhia e a adoção de uma nova estratégia de negócios.
Além dos temas já definidos em lei, o estatuto social da empresa poderá indicar também outros assuntos específicos que serão de competência da AG.
Há a possibilidade, ainda, de que em uma mesma oportunidade ambos os tipos de AG sejam realizados: nesses casos, ocorre a Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária ("AGOE"). Assim, durante uma mesma reunião, questões de caráter ordinário e de caráter extraordinário serão decididas conjuntamente e registradas na mesma ata, conforme explicaremos adiante. Nesse documento, no entanto, faz-se a identificação do tipo de assembleia a que os assuntos se referem (ordinária ou extraordinária), assim como das formalidades às quais cada um está submetido.
Para que as AG se realizem, além de atender ao estatuto da companhia, é necessário também que a sociedade cumpra com os requisitos exigidos em lei, como discutiremos a seguir.
"Convocação" é o nome que se dá à forma por meio da qual os acionistas são chamados a participar da assembleia. Para as SAs de capital fechado, a convocação é realizada através de um documento escrito que é publicado e enviado aos acionistas. Esse documento informa quando (data e hora) e onde (local) a AG será realizada e indica a ordem do dia, ou seja, os temas que serão discutidos e votados durante a Assembleia.
Se a AG tratar de reforma do estatuto, a ordem do dia deve indicar especificamente as matérias que serão modificadas. Assim, ao invés de incluir na ordem do dia, de forma genérica, a indicação "Reforma do estatuto", deve-se detalhá-la, dizendo, por exemplo, "Reforma do estatuto social para aumentar a quantidade de cadeiras do conselho de administração, da diretoria e do conselho fiscal, bem como redefinir as atribuições de cada órgão e membro".
A AG pode se realizar de forma presencial, semipresencial ou digital. Sendo presencial, a AG deve obrigatoriamente se reunir na sede da companhia.
No caso de AG semipresencial ou digital - ou seja, quando a reunião se realiza total ou parcialmente de forma virtual -, a convocação deve informar os meios utilizados para a realização da AG (por exemplo, a plataforma escolhida, o link para acesso à reunião, os softwares necessários etc.). Deve-se detalhar também como os acionistas poderão participar (ou seja, expressar suas opiniões) e votar à distância. Caso a participação e a votação dependam da apresentação de algum documento, como no caso de representação do acionista por um procurador, a convocação deve listá-los expressamente. Em tais casos, o acionista terá até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura da AG para apresentá-los.
Tais informações poderão ser divulgadas na convocação de forma resumida, com a indicação de um site no qual os detalhes estarão disponíveis, de forma segura, para consulta.
Quem pode convocar?
Como regra geral, o conselho de administração (ou, caso este não exista, os diretores da companhia) é responsável por convocar a AG. No entanto, a LSA prevê algumas exceções, que se aplicam caso os administradores permaneçam inertes - ou seja, caso não realizem a convocação no tempo necessário:
(a) Convocação pelo conselho fiscal: Caso a administração atrase em mais de um mês a convocação para a AGO, o conselho fiscal poderá fazê-lo. Além disso, para os casos de AGE, o conselho fiscal também estará autorizado a convocá-la sempre que houver motivos graves e urgentes (art. 163, inciso V, LSA).
(b) Convocação pelos acionistas: Caso a administração atrase em mais de 60 (sessenta) dias a convocação para AGs que estejam previstas em lei (como AGO) ou em estatuto, qualquer acionista individualmente poderá fazê-lo.
O conselho fiscal é um órgão de fiscalização da administração da companhia. Sua existência é obrigatória, mas o seu funcionamento poderá ser permanente ou não (dependerá sempre de um pedido de instalação).
Com quanto tempo de antecedência se deve convocar?
A convocação para a AG deve ser publicada com no mínimo 8 (oito) dias de antecedência em relação à data de realização da AG.
A AG pode se realizar em primeira ou em segunda convocação. Falamos em "primeira convocação" quando é a primeira vez que se tenta chamar e reunir os acionistas. Se a convocação é feita e a AG não se realiza (por exemplo, porque não houve quórum suficiente), então se realiza uma nova convocação.
No caso de "segunda convocação", o chamamento à reunião deve ser feito com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência.
Como e onde publicar a convocação?
A convocação deve ser publicada pelo menos 3 (três) vezes em jornal de grande circulação. Na versão impressa do jornal, pode-se publicar um resumo. Porém, é necessário que o anúncio seja publicado em sua íntegra na versão digital do mesmo jornal e de forma simultânea à publicação impressa. Todas as publicações, digitais e impressas, determinadas pela lei, devem ocorrer no mesmo jornal.
Por exemplo: Uma sociedade quer realizar a sua AGO no dia 20/03. A primeira convocação deve, então, ser publicada pela primeira vez com 8 (oito) dias de antecedência - ou seja, pelo menos até o dia 12/03. Nos dias seguintes, a companhia deverá publicar o mesmo anúncio mais 2 vezes, em dias de sua preferência. Caso essa assembleia não ocorra na data agendada, a companhia deverá designar uma nova data para a sua realização. Dessa vez, o prazo de convocação será menor, exigindo-se 5 (cinco) dias de antecedência em relação à nova data. Então, caso a companhia queira designar como nova data o dia 27/03, deverá publicar o primeiro dos três anúncios de convocação até o dia 22/03 - e os demais nos dias seguintes.
Para as sociedades que tenham receita bruta anual igual ou inferior 78 milhões de reais, os anúncios poderão ser feitos de forma gratuita e eletrônica através da plataforma Central de Balanços do SPED, que é um sistema desenvolvido pela Receita Federal para reunir demonstrações e documentos contábeis das sociedades. Nesse caso, basta que o anúncio seja publicado apenas 1 (uma) vez - respeitada a antecedência de 8 (oito) ou 5 (cinco) dias, conforme for o caso.
De toda forma, se a companhia não conseguir cumprir alguma das formalidades, mas conseguir reunir a totalidade dos acionistas (votantes e não votantes) no dia, a lei considera que a assembleia ocorreu de forma regular.
Para que a AG se realize, a LSA determina que uma quantidade mínima de participantes esteja presente - é o chamado "quórum de instalação" da assembleia. Caso esse quórum não seja atendido, a assembleia não pode prosseguir e deve ser novamente convocada.
Por outro lado, após a instalação da assembleia, os acionistas devem decidir sobre os assuntos. A quantidade de votos necessários para deliberar sobre determinadas matérias é chamada de "quórum de deliberação".
Quórum de instalação
De forma geral, em primeira convocação, devem estar presentes na assembleia os acionistas que representem pelo menos ¼ ou 25% do total de votos conferidos pelas ações com direito a voto.
Por exemplo: Uma companhia emite 100 ações, das quais 50 conferem direito a voto. Nesse contexto, para que a assembleia ocorra em primeira convocação, é necessário que estejam presentes os acionistas que sejam titulares de pelo menos 25% dessas 50 ações. No exemplo dado, os acionistas presentes devem ter, somados, pelo menos 12,5 ações.
Em segunda convocação, a lei admite que a assembleia ocorra com qualquer número de presentes.
Há situações, contudo, em que a lei pode determinar um quórum de instalação maior, em razão da relevância do assunto tratado. É o caso, por exemplo, da AGE de reforma do estatuto social, para a qual o quórum de instalação, em primeira convocação, é de 2/3 dos votos conferidos pelas ações com direito a voto - podendo ser instalada com qualquer número em segunda convocação.
Quórum de deliberação
Como regra geral da LSA (art. 129), as deliberações nas AGs ocorrem por maioria de votos dos presentes, não se calculando os votos em branco.
No entanto, o quórum pode ser maior por vontade da companhia ou, em casos especiais, por exigência da lei.
A companhia, pode, por exemplo, estabelecer em seu estatuto social um quórum maior do que o exigido pela lei. Nesse caso, o documento deve especificar as matérias para as quais esse quórum é necessário.
Se o estatuto social definir um quórum maior do que o quórum legal para a deliberação de algum tema, deverá ser seguido o quórum definido no estatuto.
Por outro lado, há situações em que a própria lei determina que alguns assuntos deverão ter um quórum maior do que a regra geral.
É o caso, por exemplo, da deliberação sobre temas como mudança de objeto social, fusão, cisão ou incorporação e dissolução da companhia, listados no art. 136 da LSA. Tais decisões deverão ser aprovadas por pelo menos metade dos votos conferidos pelas ações com direito a voto. Nessa hipótese, não basta que 50% dos acionistas presentes aprovem: é necessário que 50% dos acionistas titulares das ações com direito a voto aprovem o tema.
Durante as AGOs, serão discutidos os documentos da administração relacionados à atividade da empresa no último exercício social. Para que todos os acionistas tenham tempo suficiente para analisá-los antes dos debates, é necessário colocá-los à disposição com certa antecedência. Assim, os administradores devem publicar anúncios nos quais explicam como os acionistas podem ter acesso a tais documentos.
Os documentos que devem ser disponibilizados são:
Qual a forma e o prazo de antecedência da publicação?
De acordo com a lei, a publicação dos anúncios deve ser realizada com a antecedência de 1 (um) mês da data da AGO. Além disso, assim como na convocação, os anúncios deverão ser publicados 3 (três) vezes, em jornal de grande circulação, nas versões impressa e digital, simultaneamente, e sempre no mesmo jornal.
Por exemplo: Uma companhia que queira realizar uma AGO no dia 20/03, deverá publicar o anúncio no jornal, pela primeira vez, até o dia 18/02. Nos próximos dias até antes da data da AGO, a companhia deverá republicar mais duas vezes o anúncio.
Nos casos em que a companhia tenha receita bruta anual igual ou menor a 78 milhões de reais, o anúncio poderá ser publicado uma única vez, na Central de Balanços do SPED, desde respeitado o prazo de antecedência de 30 (trinta) dias.
Nos anúncios publicados, a sociedade deve indicar ainda onde o acionista poderá obter cópia dos documentos.
Se a companhia deixar de publicar os anúncios ou se publicar com atraso, mas conseguir reunir a totalidade dos acionistas (votantes e não votantes), a lei dispensa o cumprimento da exigência. Essa possibilidade, no entanto, vale apenas para os anúncios e não para os documentos em si. Como veremos a seguir, os documentos devem também ser publicados.
Além dos anúncios que devem indicar onde estão os documentos, os próprios documentos devem ser publicados antes da AGO.
Qual o prazo de antecedência da publicação?
Todos os documentos devem ser publicados antes da realização da assembleia. No entanto, o relatório da administração, a cópia das demonstrações financeiras e o parecer dos auditores independentes (se houver) devem ser publicados com pelo menos 5 (cinco) dias de antecedência em relação à data da AGO.
Qual a forma da publicação?
A publicação dos documentos da administração deve ocorrer apenas 1 (uma) vez, de forma resumida na versão impressa de um jornal de grande circulação, e com a disponibilização da íntegra de cada documento, de forma simultânea, no mesmo jornal, na internet.
No caso das demonstrações financeiras, de acordo com o art. 289, inciso II da LSA, a publicação da forma resumida deve conter, no mínimo, em comparação com os dados contábeis do exercício social anterior:
Nos casos em que a companhia tenha receita bruta anual igual ou menor a 78 milhões de reais, o anúncio poderá ser publicado uma única vez, na Central de Balanços do SPED, desde respeitado o prazo de antecedência de 30 (trinta) dias.
Se a publicação dos próprios documentos da administração ocorrer com a antecedência de 1 (um) mês da data de realização da AGO, a lei dispensa a sociedade da obrigação de publicar os anúncios.
Todas as páginas dos jornais e recibos do SPED relativos às publicações legais acima mencionadas (convocação e documentos específicos de AGO) deverão ser apresentadas no momento em que a sociedade for realizar o arquivamento da cópia da ata da assembleia.
No entanto, a apresentação desses documentos poderá ser dispensada quando:
No caso de sociedades com receita bruta anual de até 78 milhões de reais, a lei também dispensa a apresentação de recibo do SPED quando:
Para que possa participar normalmente da AG, a pessoa deverá provar a sua qualidade de acionista. Pra tanto, ela deverá apresentar alguns documentos, que dependerão do tipo de ação de que se é titular.
Por exemplo: Os titulares das ações nominativas poderão ser obrigados a exibir documentos que comprovem a sua identidade.
Nas assembleias, é possível que o acionista seja representado por procurador. Nesse caso, a procuração deverá ter sido constituída há menos de 1 (um) ano e o procurador deve ser um acionista, administrador da empresa ou advogado.
Antes de se iniciar a assembleia (presencial), os acionistas devem assinar o Livro de Presença, indicando seu nome, nacionalidade e residência, bem como a quantidade, espécie e classe de ações de que forem titulares. No caso de assembleias digitais ou semipresenciais, serão considerados presentes também aqueles que registrarem a presença no sistema eletrônico utilizado pela companhia ou que se manifestarem através do envio de boletim de voto à distância (se for o caso).
Os trabalhos da assembleia são dirigidos por uma mesa composta por um presidente e um secretário. O presidente é quem conduzirá a AG e o secretário o auxiliará nessa condução, inclusive redigindo a ata da assembleia.
Especificamente em relação à AGO, após a sua instalação, qualquer acionista poderá solicitar que se realize a leitura dos documentos da administração e do parecer do conselho fiscal (se houver), os quais deverão ser submetidos à discussão e votação pelos presentes.
No momento da reunião, é necessário que pelo menos um dos administradores da companhia e o auditor independente, se houver, estejam presentes para atender aos pedidos de esclarecimento dos acionistas. Se durante a AGO houver a necessidade de outros esclarecimentos, será possível adiar a deliberação e solicitar eventuais diligências.
Os administradores, como regra geral, não poderão votar - nem como acionistas, nem como procuradores - em relação aos documentos discutidos na AGO. A votação dos administradores apenas poderá ser permitida se os diretores forem os únicos acionistas.
Caso não estejam presentes administradores, membros do conselho fiscal ou auditores independentes, a assembleia poderá ser adiada. A AG será mantida normalmente, no entanto, se os acionistas estiverem de acordo em dispensar a presença dessas pessoas.
A ata é o documento por meio do qual se registra formalmente, de maneira escrita, as decisões tomadas durante a AG.
Todas as informações relevantes para a AG devem estar na ata. Como regra geral, além dos dados da sociedade (nome, CNPJ e sede), deve-se incluir também:
Se a AG tratar da eleição ou reeleição de conselheiros ou administradores, deve-se informar a qualificação completa de cada um.
Caso a sociedade possua receita bruta anual igual ou menor do que 78 milhões de reais, essa informação deverá ser expressamente declarada na ata, para que a companhia possa posteriormente se beneficiar das simplificações de registro oferecidas a tais tipos de sociedade.
Após a assembleia, a ata deverá ser lavrada (registrada) no Livro de Atas das Assembleias Gerais da sociedade e assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes.
Assembleias digitais ou semipresenciais
Nos casos em que a assembleia tenha ocorrido total ou parcialmente de forma virtual, a ata da assembleia e demais livros societários poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão, nesses documentos, os acionistas presentes. Também nesses casos, os membros da mesa deverão reunir, em um único documento, a lista de presença.
Quando a ata da AG não for elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital no padrão ICP-Brasil ou por outro meio de comprovação da autoria e integridade dos documentos. Nesse caso, devem ser assegurados meios para que se possa imprimir a ata em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas.
Após as formalidades internas de registro da ata, o documento deverá seguir outras formalidades para que possa surtir efeitos perante terceiros (ou seja, pessoas alheias à sociedade, que não sejam ligadas a ela e não tenham participado de suas decisões).
Em relação à ata da AGO, a lei determina que uma cópia seja arquivada no registro do comércio (ou seja, na Junta Comercial do local de sede da companhia) e, em seguida, publicada (art. 134, § 5º da LSA). Na cópia arquivada, deve-se declarar que se trata de cópia fiel da constante no livro respectivo de atas. Para tanto, basta que a mesa adicione à cópia uma frase dizendo: "A referida ata é cópia fiel da constante no respectivo Livro de Atas".
A publicação da ata deve ocorrer após o arquivamento na Junta Comercial, apenas 1 (uma) vez, e observando os critérios já mencionados: (a) ser realizada em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, (b) de forma resumida na versão impressa e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet. Para as companhias de receita bruta anual de até 78 milhões, a publicação poderá ser feita através da Central de Balanços do SPED.
Em relação à ata da AGE, o arquivamento e a consequente publicação não são obrigatórios em todos os casos. Por isso, é necessário se verificar especificamente para cada decisão se a lei impõe ou não tais formalidades para o tema em questão, de forma a se garantir a validade dos atos em relação a terceiros. Além disso, para os casos em que não seja obrigatório arquivar e publicar, deve-se avaliar se esses procedimentos não seriam ainda assim relevantes para os interesses da sociedade.
Todas as publicações que a lei determinar (anúncios, edital de convocação, ata etc.) deverão também ser arquivadas na Junta Comercial do local de sede da companhia.