¿Cómo se tramita una herencia?

1. Introducción

Tras el fallecimiento de una persona, los herederos (las personas que reciben los bienes de una persona cuando esta fallece, en cumplimiento de la ley o el testamento) deben realizar una serie de gestiones para tramitar la herencia, y que suele generar dificultades debido al desconocimiento. Como consecuencia, este proceso que, en la mayoría de ocasiones no debería suponer una gran complejidad, se convierte en un gran obstáculo para muchas personas.

En la presente guía se va a explicar paso a paso las gestiones que deben ir realizando los herederos. En resumen los pasos serían los siguientes: el primer paso consistiría en obtener una serie de documentos esenciales para comenzar con el trámite, como es el Certificado de Defunción y el Certificado de Actos de Última Voluntad. El segundo paso consiste en recolectar los documentos que demuestren la titularidad de los activos y los pasivos de la persona fallecida. Tras ello, los herederos deberán tramitar el cuaderno particional de la herencia, en el cual se indicará quiénes son los herederos, qué bienes y deudas tenía la persona fallecida, así como su valor económico, la masa hereditaria total, la cuota hereditaria que le corresponde a cada heredero, y las adjudicaciones que recibirán. Una vez adjudicada la herencia, cada heredero deberá liquidar el Impuesto sobre Sucesiones en la Comunidad Autónoma donde residía el fallecido.

2. Primer paso: obtener los documentos necesarios

El primer paso que debe realizar la persona interesada en tramitar una herencia es reunir una serie de documentos esenciales, que se detallarán a continuación.

El primer documento es el Certificado de Defunción, el cual se podrá solicitar 24 horas después del fallecimiento de la persona, en el cual se acredita que esa persona ha fallecido. La solicitud se puede realizar presencialmente en el Registro Civil o telemáticamente si se dispone de certificado digital.

El segundo documento es el Certificado de Actos de Última Voluntad (también conocido como "certificado de últimas voluntades"), en el cual se acredita si la persona fallecida otorgó o no testamento y, en caso de haberlo hecho, indica ante qué Notario se formalizó dicho documento. Este documento se expide por el Ministerio de Justicia, y se puede encargar el interesado por vía electrónica, aunque también se puede delegar a la Notaría elegida para tramitar la herencia.

¿Qué es un testamento?

Un testamento es una declaración voluntaria de una persona expresando lo que quiere que se haga con sus bienes después de su fallecimiento. Existen diferentes tipos de testamentos pero el más frecuente es el testamento abierto mediante el cual el testador manifiesta su voluntad ante Notario Público y ante testigos.

Si se desea más información sobre los tipos de testamentos, se recomienda la lectura de la siguiente guía: ¿Qué tipos de testamentos existen?

Una vez obtenido el Certificado de Actos de Última Voluntad, pueden ocurrir dos posibilidades: o bien que la persona fallecida otorgara testamento, o no. Dependiendo de lo que ocurra, el trámite de la herencia se realizará de una manera u otra:

Persona fallecida con testamento: en este caso, el interesado deberá obtener una copia auténtica del testamento para conocer su contenido y determinar a qué personas se designó como herederas. Para obtener esta copia auténtica, el interesado puede acudir él mismo a la Notaría en cuestión donde el fallecido lo otorgó y solicitar allí la copia auténtica (para lo cual deberá acreditar el fallecimiento de la persona correspondiente mediante su certificado de defunción y el certificado de últimas voluntades), o bien, delegar la gestión a la Notaría elegida para tramitar la herencia.
Persona fallecida SIN testamento: en ‍el supuesto de que la persona fallecida no hubiere otorgado testamento, los potenciales herederos deberán acudir a un Notario para realizar el acta de declaración de herederos intestados. Este acta es un documento notarial mediante el cual se determina, con arreglo a la legislación correspondiente, quien o quienes resultan ser herederos de una persona fallecida sin testamento.

3. Segundo paso: recopilación de documentos de los activos y pasivos de la persona fallecida

Una vez se sepa ya quiénes son los herederos, ya sea por testamento o por el acta de declaración de herederos intestados, éstos deberán recopilar documentos que acreditan la titularidad de la persona fallecida sobre los bienes para así poder elaborar el inventario de bienes y la aceptación de la herencia. A continuación se indican los más comunes.

En primer lugar, si la persona fallecida tenía bienes inmuebles en propiedad, los herederos deberán obtener una copia auténtica de los títulos de propiedad de los inmuebles como por ejemplo, la escritura de compraventa original del inmueble. En muchas ocasiones, la propia persona fallecida conservará estos documentos en su domicilio, de modo que, si tenemos acceso a ellos, no habrá mayor dificultad. Por el contrario, si no se dispone de estos, será necesario obtener una copia auténtica de las escrituras correspondientes. Estas copias podrán obtenerse en la Notaría donde se hubiera formalizado la compraventa.

En segundo lugar, para saber qué activos financieros tenía la persona fallecida, los herederos deberán acudir al banco de la persona fallecida y, tras acreditar el fallecimiento del causante y su condición de heredero (aportando certificado de defunción y copia del título sucesorio), dicha entidad le hará entrega de lo que se denomina "certificado de posiciones de cliente fallecido". Este es un documento en el que constarán todos los activos y pasivos financieros (como por ejemplo cuentas bancarias, fondos de inversión, acciones, préstamos, etc.) que la persona fallecida tenía a su nombre en la fecha en la cual se produjo la defunción.

En tercer lugar, los herederos deberán comprobar si la persona fallecida disponía de algún seguro de vida del que fuere titular. Para ello, deberán solicitar el Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento, en el cual se acreditará si la persona fallecida figuraba como asegurada en algún contrato de seguro de vida. Este documento se puede solicitar por el propio interesado a través de la página web el Ministerio de Justicia, o también se puede delegar a la Notaría elegida para tramitar la herencia.

En cuarto lugar, en el caso de que la persona fallecida tuviera vehículos en propiedad, los herederos deberán obtener el certificado de circulación del vehículo donde conste la titularidad de este (documento que, habitualmente, el propietario conservará en el interior de su vehículo).

4. Tercer paso: elaboración del cuaderno particional de la herencia

Una vez obtenido todos los documentos que acreditan la titularidad de la persona fallecida sobre los bienes, se deberá tramitar el cuaderno particional de la herencia. El cuaderno particional de una herencia es un documento donde los herederos llegan a un acuerdo sobre la parte de la herencia que le corresponde a cada uno una vez fallecida la persona. Concretamente, este documento indica quiénes son las personas o entidades que forman parte de la herencia, describe los bienes, derechos y deudas que tenía la persona fallecida (y el valor económico de cada uno), la masa hereditaria total, la cuota hereditaria que le corresponde a cada heredero, y las adjudicaciones que recibirán (es decir, qué bienes y/o derechos recibirá cada heredero en base a su cuota hereditaria).

Por tanto, el cuaderno particional se divide en cuatro fases:

Inventario: aquí se detalla todos los bienes, derechos y obligaciones que tuviera la persona fallecida, tanto privativos como gananciales, tales como: bienes inmuebles, saldos bancarios, depósitos, acciones, vehículos, entre otros. El pasivo se integra por todas las deudas, privativas o gananciales, que pudiera tener la persona fallecida, tales como, hipotecas, préstamos, gastos de entierro y funeral, etc.
Se debe aportar a efectos de acreditar tanto el activo como el pasivo los títulos de propiedad del fallecido sobre los distintos bienes, como por ejemplo, las escrituras públicas, certificados de saldo bancario, etcétera.
El inventario es muy importante porque a partir de este inventario, los herederos decidirán si aceptan la herencia o la rechazan. Si las deudas son mayores que los bienes, podrán rechazarla.
Avalúo: Se debe valorar todos los bienes recogidos en el inventario. Debe ser una valoración real, y puede ser una operación realizada por la propia persona fallecida, por acuerdo entre los herederos o por una tercera persona.
Liquidación de la herencia: Se refiere al cálculo de la herencia a repartir, teniendo en cuenta las deudas y cargas que recaigan sobre la misma.
Adjudicación entre los herederos: En función de la cuota hereditaria de cada heredero, se deben formar lotes con bienes que tengan el valor que corresponde a cada heredero, aunque los bienes sean de distinta naturaleza. Para el reparto de los bienes, se tendrá en cuenta lo dispuesto en el testamento (si hubiera), y en caso de que no haya testamento, lo pactado entre los herederos. En caso de conflicto en el reparto, es conveniente que actúe un abogado experto en herencias.

Una vez redactado el cuaderno particional, se deberá firmar por todos los herederos. El cuaderno particional debe ser firmado en tantas copias como herederos haya para que cada una de las partes conserve una copia, y deberán adjuntar los documentos que acrediten el activo y el pasivo de la persona fallecida (ej. escrituras públicas, certificados de saldo bancario, etc).

5. Cuarto paso: pagar el Impuesto de Sucesiones

Una vez firmado el cuaderno particional con la aceptación y adjudicación de la herencia, cada heredero deberá liquidar el Impuesto sobre Sucesiones en la Comunidad Autónoma donde residía el fallecido.

Los herederos tienen el plazo de 6 meses para abonar el Impuesto de Sucesiones que empieza a contar desde el día del fallecimiento, por lo que es importante que una vez realizada la partición de la herencia, cada heredero proceda al pago del Impuesto de Sucesiones. La cuantía variará en función de los bienes que se hereden y del valor de los mismos. Si por alguna razón los herederos no pudieran comenzar el trámite y pagar el impuesto en plazo, pueden solicitar una prórroga, que podrá tener una duración máxima de 6 meses más. Esta prórroga debe solicitarse antes de que transcurran cinco meses del fallecimiento.

Además, si en la herencia se reciben bienes inmuebles, los herederos también deberán abonar el Impuesto sobre el Incremento de Valor de Terrenos de Naturaleza Urbana (conocido, popularmente, como "plusvalía municipal"). Este impuesto se paga en el municipio en el que se encuentren los bienes.

6. Quinto paso: inscribir los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad

Por último, una vez firmado el cuaderno particional, y abonado el Impuesto de Sucesiones, los herederos deberán realizar una serie de gestiones posteriores. Por ejemplo, si se ha recibido bienes inmuebles en propiedad o usufructo, se deberán inscribir en el Registro de la Propiedad. En el caso de que haya varios inmuebles que pertenezcan a varios Registros, habrá que llevar la documentación de la herencia y liquidación del Impuesto de Sucesiones a cada uno de ellos.

En caso de que el heredero le corresponda dinero en metálico, valores y/o seguros de vida, se deberá acudir al banco correspondiente y aportar la documentación de la herencia junto con el justificante de liquidación y presentación del Impuesto de Sucesiones. Hasta que no se acredite el pago de los impuestos, los bancos están obligadas a retener las cantidades de la persona fallecida.

Por último, si se reciben vehículos como herencia, se habrá que acudir a la Dirección General de Tráfico (DGT) para realizar las gestiones correspondientes.

7. Resumen

En resumen los pasos serían para tramitar una herencia son los siguientes:

En primer lugar, reunir todos los documentos necesarios, que son el Certificado de Defunción, y el Certificado de Actos de Última Voluntad. Si el interesado hubiera dejado testamento, entonces habrá que obtener copia auténtica del testamento. Si no hubiera dejado testamento, entonces hay que acudir al Notario para realizar el acta de declaración de herederos intestados.
En segundo lugar, recopilar todos los documentos que acrediten qué activos y pasivos tenía la persona fallecida, para así poder elaborar el inventario de bienes y la aceptación de la herencia.
En tercer lugar, una vez obtenido todos los documentos que acreditan la titularidad de la persona fallecida sobre los bienes, se deberá tramitar el cuaderno particional de la herencia, el cual se divide en cuatro fases (inventario, avalúo, liquidación de la herencia, adjudicación de los bienes entre los herederos).
En cuarto lugar, una vez firmado el cuaderno particional con la aceptación y adjudicación de la herencia, cada heredero deberá liquidar el Impuesto sobre Sucesiones en la Comunidad Autónoma donde residía el fallecido.
En quinto y último lugar, los herederos deberán inscribir en los distintos Registros la nueva titularidad sobre el bien. Por ejemplo, si algún heredero ha recibido un bien inmueble, se deberá inscribir en el Registro de la Propiedad; o si han recibido un vehículo, deberán acudir a la DGT.