¿Cómo Celebrar una Asamblea de Socios?

Última revisión: Última revisión:22 de noviembre de 2023
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Las Sociedades Mercantiles en México, se rigen principalmente por la Ley General de Sociedades Mercantiles, así como por los Estatutos Sociales establecidos en el Acta Constitutiva, los cuales son las reglas que los Socios establecen para regir el comportamiento de la sociedad, dentro del Contrato que da origen a la misma (Acta Constitutiva).

La Ley General de Sociedades Mercantiles y a su vez los Estatutos de la Sociedad, establecen la obligación a cargo de los Socios de celebrar cuando menos una vez al año la Asamblea General de Socios o Accionistas, dentro de la cual los Socios se reunirán y podrán discutir diferentes aspectos del funcionamiento, crecimiento y manejo del Capital de la Sociedad, entre otras cosas.

En ese sentido, el resultado de las determinaciones que los Socios tomen, se plasmarán por escrito dentro del Acta de Asamblea, la cual es el documento final que los Socios firmarán para manifestar su conformidad con los acuerdos tomados.

La presente guía, busca explicar los elementos más importantes para celebrar correctamente las Asambleas de Socios, para procurar el óptimo funcionamiento de la sociedad y mantener una política de cumplimiento de la ley aplicable.

1. Tipos de Asamblea

La Ley General de Sociedades Mercantiles divide en dos los tipos de Asambleas que los Accionistas pueden celebrar, a saber; Asambleas Extraordinarias y Asambleas Ordinarias. La ley establece que el tipo de asamblea pertinente dependerá de los temas que se tratarán dentro de la misma.

1.1 Asamblea Extraordinaria

Serán Asambleas Extraordinarias en aquellas en las que los Socios se reúnan para deliberar cualquiera de los siguientes asuntos:

  • Prórroga de la duración de la sociedad
  • Disolución anticipada de la sociedad
  • Aumento o reducción del capital social
  • Cambio de objeto Social
  • Cambio de nacionalidad de la sociedad
  • Transformación de la sociedad
  • Fusión con otra sociedad
  • Emisión de acciones privilegiadas
  • Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce
  • Emisión de bonos;
  • Cualquiera otra modificación del contrato social
  • Los demás asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un quórum especial

En resumen, la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que en caso de que la Asamblea de Accionistas se reúna para modificar los principales elementos establecidos en el Acta Constitutiva, la Asamblea será considerada Extraordinaria.

En cuyo caso el Acta de Asamblea Extraordinaria deberá ser "Protocolizada", es decir que la misma deberá ser presentada ante un Fedatario Público (Notario o Corredor) para que éste transcriba el contenido del Acta de Asamblea Extraordinaria dentro de una Escritura Pública para su validez.

1.2 Asamblea Ordinaria

Ahora bien, la misma Ley General de Sociedades Mercantiles establece por exclusión que cualquier otro asunto que no sea enlistado como materia de Asamblea Extraordinaria será tratado mediante Asamblea Ordinaria.

En ese sentido, los elementos más recurrentes que se tratan dentro de las Asambleas Ordinarias, son:

  • Rendición y aprobación de Estados Financieros de la Sociedad
  • Modificación del Órgano de Administración (Administrador Único o Consejo de Administración)
  • Aumentos o Disminuciones del Capital Variable
  • Pactos de Socios
  • Otros asuntos relevantes de la Administración Cotidiana de la Sociedad

Las Asambleas Ordinarias no necesitan ser "Protocolizarlas" ante Fedatario Público, sin embargo los Accionistas pueden optar por realizar la protocolización si así lo estiman pertinente.

Por ejemplo: cuando dentro de la Asamblea Ordinaria de Accionistas se toma la decisión de otorgar poderes en favor de algún Accionista, toda vez que el Accionista a quien se le otorgan los poderes requerirá ante algunas autoridades acreditar sus facultades mediante Escritura Pública, como lo es la Protocolización del Acta de Asamblea Ordinaria en la que le fueron conferidos dichos poderes y facultades.

Ahora bien, es importante considerar que para que una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria tenga validez, la misma debe cumplir con una serie de requisitos establecidos por la Ley General de Sociedades Mercantiles, los cuales se detallarán más adelante.

2. Convocatoria

La Convocatoria es el aviso oficial, por medio del cual se notifica a los socios el día, lugar y hora en el cual se pretende celebrar una Asamblea Ordinario o Extraordinaria. Esta convocatoria debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la ley, los cuales se describen a continuación:

La Ley General de Sociedades Mercantiles, establece que las Asambleas deberán ser convocadas por el Órgano de Administración de la Sociedad, ya sea el Administrador Único o el Consejo de Administración, si este no lo hiciera, el Órgano de Vigilancia, es decir el Comisario de la Sociedad deberá realizar la convocatoria de la Asamblea y por último en caso de no hacerlo los Socios que representen más de una tercera parte del capital social, podrán convocar a la celebración de la Asamblea.

La Convocatoria deberá ser publicada por medio de la publicación de un aviso en el Sistema Electrónico de la Secretaría de Economía, cuando menos con ocho días de anticipación a la fecha de celebración de la Asamblea, salvo los casos en los que los Estatutos Sociales establezcan un plazo distinto.

La Convocatoria de la Asamblea, deberá contener:

  • Fecha y hora en el que tendrá lugar la Asamblea.
  • Domicilio dentro del cual se realizará la Asamblea, en caso de ser presencial.
  • Plataforma y datos de acceso, en caso de ser por medios digitales.
  • Orden del Día de la Asamblea.
  • Firma de quien realiza la Convocatoria.

2.1 Asambleas sin Convocatoria

No obstante lo anterior, la misma Ley General de Sociedades Mercantiles establece que en caso de que todos los Socios de la Sociedad se encuentre reunidos, se podrá celebrar válidamente la Asamblea, sin necesidad de realizar la Convocatoria.

Este supuesto establecido por la Ley pretendía ser un caso de excepción, para agilizar la celebración de Asambleas, sin embargo la realidad es que la mayoría de las Asambleas, tanto Ordinarias como Extraordinarias, son celebradas sin la Convocatoria.

3. Nombramientos

Todas las Asambleas, independientemente de su naturaleza comienzan con el nombramiento del Presidente, Secretario y Escrutadores de la Asamblea, cuyas funciones se describirán a continuación:

  • El Presidente de la asamblea es nombrado por mayoría de votos de los Socios presentes durante la Asamblea y su función es dirigir la Asamblea.
  • El Secretario es designado por el Presidente, para efecto de que levante la minuta de la Asamblea y al terminar la misma redacte el Acta correspondiente con los acuerdos y determinaciones tomadas dentro de Asamblea.
  • El Escrutador o Escrutadores son designados por el Presidente de la Asamblea entre los Socios, para que éstos certifiquen el porcentaje de Socios presentes durante la Asamblea. El número de Escrutadores necesarios para la validez de la Asamblea se establece en los Estatutos Sociales.

4. Capital Social

El "Capital Social" es la cantidad de dinero con la que los Socios conforman el patrimonio de la Sociedad, sin embargo el mismo es representado en Acciones (Sociedad Anónima) o Partes Sociales (Sociedad de Responsabilidad Limitada).

Estas Acciones o Partes Sociales son propiedad de los Socios y representan el porcentaje de dinero que cada Socio aportó para la conformación del patrimonio de la Sociedad.

Por ejemplo: Una sociedad con tres socios (A, B y C) los cuales establecen un Capital Social de $100,000.00 y ese capital es dividido entre los socios de la siguiente manera:

Socio Capital Porcentaje
Socio A $50,000.00 50%
Socio B $30,000.00 30%
Socio C $20,000.00 20%

En ese sentido el Socio A representa el 50% del Capital Social, el Socio B el 30% y el Socio C el 20%, ya sea en Acciones o en Partes Sociales.

Entender el Capital Social es de vital importancia para la celebración de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, toda vez que la Ley y los Estatutos de la Sociedad, establecen un "Quorum" mínimo de asistencia durante la Asamblea para que la misma sea válida, sin embargo este "Quorum" mínimo no es por número de personas presentes, sino por el porcentaje de capital social que los Socios presentes representan dentro de la Asamblea.

5. Lista de Asistencia y Quorum

Una vez nombrado el Secretario y los Escrutadores de la Asamblea, los Escrutadores realizarán una Lista de Asistencia, la cual deberá ser firmada por cada uno de los Socios presentes, a efecto de poder certificar el porcentaje del "Capital Social" presente y con base en ello determinar si hay o no el "Quorum" necesario para la celebración de la Asamblea.

El "Quorum" necesario es el porcentaje del "Capital Social" que necesariamente debe estar presente para que la celebración de una Asamblea sea válida. Este porcentaje dependerá de lo establecido en la Ley y en los Estatutos Sociales, así como del tipo de Asamblea del que se trate (Ordinaria o Extraordinaria).

Normalmente se establece que las Asambleas Ordinarias serán válidas, siempre y cuando se encuentre presente más del 50% del Capital Social, mientras que para Asambleas Extraordinarias se establece un porcentaje superior, por la relevancia de las determinaciones que se realizan en este tipo de Asambleas.

Retomando el ejemplo de la tabla anterior, el Socio A que representa el 50% del Capital Social, necesita de la presencia de cualquiera de los otros dos socios para la celebración de una Asamblea Ordinaria valida, ya que con el Socio B o C consigue más del 50% del Capital Social. Sin embargo los Socios B y C siempre necesitarán de la participación del Socio A, toda vez que entre el Socio B y C no superan el 50% del Capital Social.

Suponiendo que los Estatutos Sociales de esta sociedad establecen un Quorum mínimo de 70% para la celebración de una Asamblea Extraordinaria de Socios, razón por la cual el Socio A más el Socio B o C es suficiente para la celebración de la Asamblea. Sin embargo, si el Quorum mínimo es del 80% los Socios A y B siempre tendrán que estar presentes para la celebración de este tipo de Asamblea, ya que sin su participación no hay manera de alcanzar el porcentaje mínimo establecido por los Estatutos.

6. Orden del Día y Acuerdos

Una vez realizados los nombramientos pertinentes y certificado que el Quorum presente es el necesario para la validez de la Asamblea, el Presidente propondrá a los Socios el "Orden del Día", el cual consiste en la lista enumerada de asuntos que se tratarán dentro de la asamblea, los cuales serán desahogados en el orden específico en que se enlisten dentro del "Orden del día".

En ese sentido el Orden del día debe seguir una secuencia cronológica, por ejemplo: en caso de que dentro del Orden del día se vaya a realizar la aprobación de Estados Financieros de la Sociedad, la cual es presentada por el Comisario de la Sociedad y en la misma Asamblea se pretende nombrar a un nuevo Comisario, el orden cronológico correcto para el orden del día sería primero realizar la aprobación de Estados Financieros que presenta el Comisario Saliente y posteriormente relevarlo del cargo para nombrar al Comisario Entrante, ya que hacerlo en otro orden no tendría lógica.

Un ejemplo del Orden del Día de una Asamblea Ordinaria es el siguiente:

1. Propuesta, análisis, discusión y en su caso, aprobación de los Estados Financieros de la Sociedad, del ejercicio Social 2022, presentado por el Comisario.

2. Propuesta, análisis, discusión y en su caso, aprobación de la revocación del Cargo de Comisario que actualmente ejerce el Sr. Juan Pérez López.

3. Propuesta, análisis, discusión y en su caso, aprobación del nombramiento de Jesús Pérez López como nuevo comisario de la Sociedad.

4. Redacción, lectura y aprobación del acta que se levante con motivo de la presente Asamblea.

Los Acuerdos son el resultado de la deliberación o discusión de cada punto del Orden del Día, estos acuerdos pueden ser tomados por unanimidad o por mayoría de votos, lo cual deberá ser asentado en cada uno de los acuerdos tomados por los Socios en el Acta de Asamblea.

Un ejemplo del Acuerdo correspondiente al Orden del Día anterior, es el siguiente:

En Desahogo del Primer Punto del Orden del Día, el Presidente de la Asamblea y el Comisario presentaron sus Informes respecto del ejercicio social de 2022.

El Presidente de la Asamblea solicitó a los presentes que si tenían que hacer alguna aclaración o pregunta respecto del informe que rindieron, lo expresaran en este momento. No habiendo manifestaciones al respecto, solicitó procedieran a deliberar respecto de la aprobación o modificación de la documentación anteriormente señalada.

Los Socios después de deliberar exhaustivamente la propuesta anterior, tomaron el siguiente acuerdo:
ÚNICO. Aprueban por unanimidad de votos el Informe rendido por el Presidente y por el Comisario, así como los Estados de Situación Financiera correspondiente al ejercicio social de 2022.

7. Firma del Acta

Una vez concluida la Asamblea, el Secretario redactará el Acta de Asamblea correspondiente, estableciendo por escrito los Nombramientos, la Lista de Asistencia, el Orden del Día y los Acuerdos. Esta Acta de Asamblea deberá ser firmada por el Presidente, Secretario y Escrutadores, así como por el resto de Socios presentes.

Todas las Actas de Asamblea Ordinarias y/o Extraordinarias que se firmen por los socios deberán ser incluidas en el "Libro de Asambleas Generales", el cual servirá como el registro oficial de la historia y evolución de la Sociedad, por medio del registro de las determinaciones tomadas por los Socios durante las Asambleas.

8. Resumen

La Ley General de Sociedades Mercantiles establece la obligación de celebrar cuando menos una Asamblea General de Socios cada año, la Asamblea General de Socios es la máxima autoridad de la Sociedad, toda vez que es el órgano supremo que toma las determinaciones respecto al rumbo que la sociedad deberá de seguir.

Estas determinaciones tomadas en Asamblea, podrán ser de carácter Ordinario o Extraordinario, según lo establece la ley. El carácter ordinario o extraordinario de la asamblea, será importante para determinar el Quorum necesario para la celebración de la misma.

Una vez instaurada la Asamblea válidamente, los Socios deliberarán sobre los asuntos enlistados en el Orden del Día, los cuales deberán ser resueltos mediante Acuerdos tomados por unanimidad o por mayoría de votos, los cuales serán plasmados por escrito mediante el Acta de Asamblea que se redactará posterior a la celebración del Asamblea y será firmada por los participantes de la misma, para posteriormente ser incluida dentro del Libro de Asambleas de Socios.

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