หนังสือทวงถามหนี้

หนังสือทวงถามหนี้ คือหนังสือที่ออกโดยเจ้าหนี้ หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากเจ้าหนี้ให้มีอำนาจติดตามทวงถามหนี้ของเจ้าหนี้ได้ โดยหนี้ที่มีการติดตามทวงถามอาจเป็นหนี้ทางการค้า เช่น หนี้ค่าสินค้า ค่าบริการ หนี้เงินกู้ หรือหนี้จากการดำเนินการอื่นใดที่ไม่ใช่ทางการค้าก็ได้ เช่นการทวงถามหนี้ที่ได้ทดรองจ่ายออกไปให้ก่อน หนี้จากการช่วยเหลือเฉพาะหน้าเพราะความคุ้นเคย เป็นต้น

โดยในหนังสือจะมีเนื้อหาให้ผู้ที่เป็นลูกหนี้ เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้ซื้อ ผู้รับบริการ ผู้กู้ หรือผู้ที่ให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง ชำระหนี้ที่ตนติดค้างอยู่กับเจ้าหนี้ซึ่งได้แก่ ผู้ขาย ผู้ให้บริการ ผู้ให้กู้ หรือผู้รับดำเนินการอย่างหนึ่งอย่างใด ในทันทีหรือภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยระบุจำนวนและอ้างถึงแหล่งที่มาของหนี้ จำนวนเงินที่ติดค้างยังไม่ได้ชำระ จำนวนเงินดอกเบี้ย และ/หรือค่าปรับ (ถ้ามี) รวมถึงวิธีการชำระเงินด้วย

โดยทั่วไปเจ้าหนี้จะขอให้ลูกหนี้รีบชำระโดยทันที เนื่องจากในการออกหนังสือทวงถามหนี้นั้นคู่ค้ามักไม่ได้ดำเนินการออกแก่คู่ค้าหรือลูกค้าทุกรายเป็นปกติ แต่จะออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือหนังสือขอรับชำระเงิน ไปเมื่อมีการส่งสินค้า ให้บริการ ครบถ้วนแล้ว เบื้องต้นก่อน เพื่อแจ้งลูกหนี้ว่าตนมีหนี้ต้องชำระ และจะต้องชำระภายในวันที่เท่าไหร่ ซึ่งหากเป็นคู่ค้า หรือเป็นหนี้ทางการค้า ผู้ขาย ผู้ให้บริการ มักมีระยะเวลาการชำระหนี้ (Credit Term) ให้อยู่ก่อนแล้วช่วงหนึ่ง เช่น 15 วัน 30 วัน 60 วัน หรือ 90 วัน หรือระยะเวลาอื่น ขึ้นอยู่กับระดับความน่าเชื่อถือของลูกหนี้ ดังนั้น ในหนังสือทวงถามหนี้จึงมักไม่ให้ระยะเวลาชำระหนี้อีกต่อไปแล้ว เนื่องจากได้เคยมีการให้ระยะเวลาชำระหนี้แล้ว และเป็นการติดตามอีกขั้นหนึ่งก่อนจะดำเนินการทางกฎหมาย เช่น ฟ้องร้องดำเนินคดีต่อไป

การนำไปใช้

ในการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ ผู้ส่งซึ่งเป็นเจ้าหนี้ หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายจะต้องแน่ใจว่าส่งหนังสือทวงถามเรียนถึงลูกหนี้ที่เป็นลูกหนี้ของจำนวนหนี้นั้นๆ ถูกต้อง เพราะหากส่งหรือเรียนผิดบุคคล อาจทำให้บุคคลนั้นได้รับความเสียหายและผู้ส่งอาจถูกเรียกร้องค่าเสียหายได้ โดยนอกจากชื่อทางกฎหมายของลูกหนี้ที่ถูกต้องแล้ว ความถูกต้องของประเภทบุคคลของลูกหนี้ก็สำคัญเช่นกัน เช่น ลูกหนี้ประกอบการในรูปแบบของบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือบุคคลธรรมดา นอกจากนี้ ก็ควรระบุถึง เลขที่ประจำตัวของบุคคลนั้นไปด้วย เนื่องจากในบางครั้ง บุคคลอาจมีการเปลี่ยนชื่อ แต่ซึ่งเลขที่ประจำตัวที่ราชการออกให้จะไม่เปลี่ยนตาม เช่น เลขที่ประจำตัวประชาชน กรณีลูกหนี้เป็นบุคคลธรรมดา หรือเลขที่ทะเบียนนิติบุคคล กรณีลูกหนี้เป็นนิติบุคคลที่ได้จดทะเบียน

ในการออกหนังสือทวงถามหนี้ โดยทั่วไปผู้ออกมักเป็นตัวเจ้าหนี้ลงนามในหนังสือเอง โดยหากกิจการของเจ้าหนี้มีขนาดใหญ่และมีโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน มีการแบ่งประเภทฝ่ายงานต่างๆ ในกรณีนี้ อาจเป็นหัวหน้าส่วนที่รับผิดชอบติดตามทวงถามหนี้ขององค์กรเป็นผู้ออกและลงนามในนามขององค์กรก็ได้ เช่น ผู้จัดการฝ่ายเร่งรัดหนี้สิน ผู้จัดการฝ่ายการเงิน หรือพนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการติดตามทวงถามหนี้จากองค์กรของเจ้าหนี้ เป็นต้น อย่างไรก็ดี เจ้าหนี้ อาจมอบหมายให้บุคคลภายนอกที่ไม่ใช่เจ้าหนี้ หรือพนักงานของเจ้าหนี้ ดำเนินการติดตามทวงถามหนี้ได้ เช่น สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ หรือธุรกิจให้บริการทวงถามหนี้ เป็นต้น ในกรณีเช่นนี้ เจ้าหนี้ต้องแน่ใจว่า ผู้รับมอบอำนาจดำเนินการทวงถามเหล่านี้ เป็นผู้ประกอบการที่ได้จดทะเบียนประกอบธุรกิจทวงถามหนี้ตามพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ อย่างถูกต้องตามกฎหมายแล้ว และในกรณีเช่นนี้ ผู้รับมอบอำนาจจะต้องแสดงตัวและเอกสารประกอบให้ชัดเจน เช่น หนังสือมอบอำนาจว่าตนเป็นผู้มีอำนาจในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้แทนเจ้าหนี้ด้วย จึงจะเป็นการติดตามทวงถามที่ชอบด้วยกฎหมาย

โดยจำนวนเงินค้างชำระที่ระบุในหนังสือทวงถามหนี้นั้น ผู้ออกจะต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และครบถ้วนที่สุด เพราะในบางกรณี ลูกหนี้หรือลูกค้าได้ชำระเงินหรือหนี้ให้เรียบร้อยแล้ว แต่ด้วยปัจจัยต่างๆ เช่น การบันทึกบัญชีผิดพลาด การแจ้งยอดผิดพลาดจากธนาคาร การตรวจสอบรายการผิดพลาด ทำให้ยังคงขึ้นสถานะว่าลูกหนี้ค้างจ่าย แต่ในความเป็นจริงแล้วลูกหนี้รายนั้นได้ชำระเงินนั้นเรียบร้อยและถูกต้องแล้ว ในทางกลับกัน หากเป็นหนี้ที่มีการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง เช่น การใช้บริการที่จะมีการใช้บริการเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง ควรจะต้องตรวจสอบยอดค้างชำระล่าสุดตามรอบบัญชีด้วย เพราะจำนวนเงินที่ค้างชำระอาจมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นได้ เนื่องจากมีการใช้บริการต่อเนื่อง ดังนั้น จึงควรตรวจสอบยอดค้างชำระกับทุกๆ ฝ่ายให้มั่นว่าเป็นยอดที่ถูกต้องครบถ้วน ไม่มากหรือน้อยกว่าความเป็นจริง

นอกจากจำนวนเงินซึ่งเป็นหนี้ค่าสินค้า บริการ เงินกู้ หรือค่าธรรมเนียมจากการให้ดำเนินการอื่นใดเหล่านี้แล้ว หากเจ้าหนี้มีสิทธิอย่างอื่นที่สามารถเรียกร้องได้ตามข้อตกลงหรือข้อสัญญา และประสงค์จะใช้สิทธิเรียกร้องนั้น เช่น ค่าปรับ ดอกเบี้ยชำระล่าช้าต่างๆ เป็นต้น โดยคำนวณตามอัตราและวิธีที่ได้กำหนดตกลงกันไว้ ก็สามารถระบุจำนวนเงินเหล่านี้ไว้ในหนังสือทวงถามหนี้นี้ได้ แต่หากไม่มีข้อตกลงหรือข้อสัญญาใดๆ กำหนดเอาไว้ เจ้าหนี้ก็มีสิทธิเรียกดอกเบี้ยผิดนัดตามกฎหมายได้ ร้อยละ 5 (ห้า) ต่อปี นับจากวันที่ลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ กล่าวคือวันที่กำหนดให้ลูกหนี้ชำระหนี้และลูกหนี้ไม่ชำระหนี้ภายในวันที่กำหนดนั้น

ในการส่งหนังสือทวงถามหนี้ หากหนี้ดังกล่าวเกิดจากการทำสัญญาหรือข้อตกลงที่มีเงื่อนไขระบุในสัญญากำหนด วิธีการและรูปแบบการส่งให้โดยเฉพาะแล้ว ก็ให้ส่งหนังสือทวงถามหนี้ตามที่เงื่อนไขนั้นกำหนดนั้น เช่น ในสัญญามีข้อตกลงว่าในการส่งหนังสือคำบอกกล่าวไปยังคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งให้ใช้วิธีการส่งอีเมล ดังนี้ การส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถามนั้นก็ให้ดำเนินการส่งผ่านทางอีเมล แต่หากไม่มีข้อสัญญาข้อตกลงที่กำหนดเกี่ยวแบบวิธีการและรูปแบบของการส่งหนังสือหรือคำบอกกล่าวที่ได้กำหนดหรือตกลงกันเอาไว้หรือไม่มีการทำสัญญาอย่างละเอียด ก็ให้ผู้ส่ง ส่งผ่านทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับปิดผนึก เนื่องจาก ไปรษณีย์ลงทะเบียนจะทำให้ผู้ส่งมั่นใจได้ว่าหนังสือทวงถามจะส่งถึงมือผู้รับแน่นอนและภายในระยะเวลาที่กำหนด อีกทั้ง ไปรษณีย์ตอบรับจะเป็นหลักฐานสำคัญที่เป็นการแสดงว่าหนังสือนั้นถูกจัดส่งถึงมือผู้รับ และผู้รับได้รับเรียบร้อยแล้ว

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ในการดำเนินการติดตามทวงถามหนี้ มีข้อจำกัดในการดำเนินการอยู่ภายใต้ พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้และกฎหมายที่เกี่ยวข้องซึ่งได้กำหนดข้อจำกัดในวิธี รูปแบบ และลักษณะการทวงถามหนี้เอาไว้โดยมีแนวคิดเพื่อคุ้มครองลูกหนี้ โดยมีหลักสำคัญ เช่น

(ก) การติดตามทวงถามหนี้จะต้องไม่รบกวนลูกหนี้จนเกินไป เช่น วัน เวลา ความถี่ ในการติดตามทวงถาม ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

(ข) การรักษาข้อมูลส่วนตัวของลูกหนี้ เช่น การติดตามทวงถามจะต้องทำการติดตามทวงถามกับตัวลูกหนี้หรือบุคคลซึ่งลูกหนี้กำหนดไว้ให้ติดตามเท่านั้น การติดตามทวงถามหนี้กับบุคคลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้น จะกระทำได้ตามขอบเขตที่กฎหมายกำหนดไว้ หรือการที่ห้ามส่งหนังสือทวงถามในรูปแบบจดหมายเปิดผนึก ไปรษณีย์บัตร หรือลักษณะอื่นใดที่จะทำให้บุคคลทั่วไปทราบได้ว่าตัวลูกหนี้ถูกติดตามทวงถามหนี้

(ค) การคุ้มครองสิทธิในร่างกาย ชื่อเสียง ทรัพย์สินของลูกหนี้ เช่น ห้ามผู้ติดตามทวงถามหนี้โดยวิธีข่มขู่ ใช้ความรุนแรง ดูหมิ่น การแจ้งความเป็นหนี้ของลูกหนี้ต่อบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

(ง) การติดตามทวงถามที่ไม่เป็นธรรม เช่น การห้ามเรียกค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการทวงหนี้ (Collection Fee) สูงเกินอัตราที่กฎหมายกำหนด หรือการจูงใจให้ลูกหนี้ออกเช็คทั้งๆ ที่รู้ว่าลูกหนี้ไม่มีความสามารถชำระเงินตามเช็คได้

นอกจากนี้ การติดตามทวงถามหนี้โดยการออกเป็นหนังสือทวงถามหนี้เป็นลายลักษณ์อักษรก็ยังเป็นประโยชน์ในทางภาษีอีกได้อีกด้วย กล่าวคือ ในกรณีที่กิจการไม่ได้รับชำระหนี้ และจำเป็นต้องจำหน่ายหนี้สูญ (Write off) ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ฉบับแก้ไขล่าสุด กำหนดให้ทุกกรณีต้องมีการติดตามทวงถามตามสมควร ซึ่งกรมสรรพากรได้มีแนววินิจฉัยว่าการติดตามทวงถามตามสมควร คือการติดตามด้วยวิธีใดก็ได้โดยให้มีหลักฐานการติดตามทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ครั้ง อนึ่ง หากได้ดำเนินการอย่างอื่นๆ ครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในการจำหน่ายหนี้สูญตามแต่ละลำดับขั้นของมูลค่าหนี้แล้ว กิจการจะสามารถนำมูลค่าหนี้สูญดังกล่าวมาเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้