กลับไปด้านบน

การทวงหนี้จากลูกหนี้อย่างถูกกฎหมายและมีประสิทธิภาพ

ปรับปรุงล่าสุด
ปรับปรุงล่าสุด 23 พฤษภาคม 2019
ปรับปรุงล่าสุด
หมวดหมู่ : เอกสารทางธุรกิจทั่วไป
คะแนน 5 - 3 คะแนนโหวต

เจ้าหนี้หลายคนอาจมีปัญหาการไม่ได้รับชำระเงินจากลูกหนี้ของตนซึ่งอาจมีสาเหตุต่างๆ ตามที่ลูกหนี้นั้นอ้างมาเป็นเหตุผลในการไม่ชำระหนี้ เช่น ลืมกำหนดชำระ ขาดสภาพคล่องทางการเงิน (ไม่มีเงินหรือมีแต่ไม่เพียงพอชำระ) โดยที่หนี้ในที่นี้อาจจะเป็นหนี้ทางการค้าหรือหนี้ทางธุรกิจ เช่น หนี้เงินกู้เพื่อธุรกิจ หนี้ค่าสินค้า ค่าบริการ ค่าเช่าบ้าน หรืออาจเป็นหนี้ส่วนบุคคล เช่น หนี้เงินกู้ยืมระหว่างเพื่อนหรือครอบครัวที่เดือดร้อนจำเป็นต้องใช้เงินก็ได้ ดังนี้ เจ้าหนี้ในที่นี้จึงหมายถึง บุคคลใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิที่จะได้รับชำระเงินจากอีกบุคคลหนึ่งซึ่งก็คือลูกหนี้ ไม่ใช่เพียงแต่ ธนาคารหรือสถาบันการเงินรายใหญ่เท่านั้น ตัวอย่างเจ้าหนี้ เช่น ผู้ขายสินค้า ผู้ให้บริการ ผู้ให้กู้ยืมเงิน ผู้ให้เช่า และลูกหนี้ เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้ซื้อ ผู้รับบริการ ผู้กู้ ผู้เช่า เป็นต้น

การที่เจ้าหนี้ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ตามกำหนดชำระนั้นต่างก็เป็นเรื่องที่เจ้าหนี้ทุกคนคาดหวังไว้ แต่ในความเป็นจริงเจ้าหนี้อาจไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ภายในกำหนดชำระหนี้ทุกราย ดังนี้ เมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น เจ้าหนี้จึงต้องดำเนินการต่างๆ เพื่อให้ได้รับชำระหนี้นั้นมา โดยอาจมีข้อพิจารณาเพื่อให้การติดตามทวงถามหนี้นั้นประสบความสำเร็จ ซึ่งก็คือการที่เจ้าหนี้ได้รับชำระหนี้ครบถ้วนโดยเร็วที่สุดและโดยวิถีทางที่ถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย ดังต่อไปนี้

(1) ตรวจสอบแหล่งที่มาของหนี้

ตรวจสอบว่าแหล่งของหนี้ที่ลูกหนี้ผิดนัดชำระนั้นมีแหล่งที่มาจากนิติกรรมใด เช่น การกู้ยืมเงิน การซื้อเชื่อสินค้าและ/หรือบริการ การเช่าทรัพย์ เพื่อทราบและพิจารณาสิทธิและหน้าที่ของเจ้าหนี้ ตามฎหมายหรือตามสัญญา (หากมี) ดังต่อไปนี้

ในกรณีที่มีสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างคู่สัญญา เจ้าหนี้ควรตรวจสอบข้อสัญญาให้ชัดเจนว่าตนมีหน้าที่อย่างไรบ้างเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินหรือหนี้ดังกล่าว ในบางสัญญาอาจมีการกำหนดเงื่อนไขหรือเหตุการณ์ที่เจ้าหนี้ต้องดำเนินการก่อนลูกหนี้จึงจะชำระหนี้ เช่น เจ้าหนี้ต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกหนี้เพื่อขอรับชำระเงินก่อนหรือกำหนดว่าลูกหนี้จะชำระเงินเมื่อได้ตรวจรับสินค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้วเท่านั้น ในกรณีเช่นนี้ เจ้าหนี้ก็ต้องมั่นใจว่าตนได้ปฏิบัติและดำเนินการตามหน้าที่ของตนตามสัญญาครบถ้วนแล้วด้วย และนอกจากนี้ เจ้าหนี้ยังควรตรวจสอบข้อสัญญาให้ชัดเจนว่าตนมีสิทธิต่อลูกหนี้อย่างไรบ้าง เช่น ในข้อสัญญาอาจมีการกำหนดค่าปรับหรือบทลงโทษในกรณีที่ลูกหนี้ชำระเงินล่าช้า การนำหลักประกันที่วางไว้ออกใช้ชำระหนี้ (การบังคับหลักประกัน) สิทธิของเจ้าหนี้ในการบอกเลิกสัญญาดังกล่าว หรือสิทธิยึดหน่วงทรัพย์สินต่างๆ ของลูกหนี้ (ถ้ามี) เพื่อทราบถึงสิทธิประโยชน์ของตนละอาจใช้สิทธิเหล่านั้นในการวางแผนเจราต่อรองกับลูกหนี้ด้วย

ในกรณีที่ไม่มีสัญญาหรือข้อตกลงที่ชัดเจน เจ้าหนี้อาจตรวจสอบสิทธิและหน้าที่ของตนตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องในนิติกรรมนั้นๆ โดยตรง เช่น หากหนี้เกิดจากการขายเชื่อสินค้า เจ้าหนี้ควรพิจารณาสิทธิและหน้าที่ของผู้ขายตามกฎหมายซื้อขายประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ หรือหากหนี้ดังกล่าวเกิดจากการกู้ยืมเงินเจ้าหนี้ควรพิจารณาสิทธิและหน้าที่ของผู้ให้กู้ยืมตามกฎหมายยืมประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เป็นต้น

(2) ติดตามทวงถามเบื้องต้นด้วยวาจา

หากมั่นใจแล้วว่าลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ เจ้าหนี้อาจติดตามทวงถามหนี้ที่ล่วงเลยกำหนดชำระดังกล่าวจากลูกหนี้ทางวาจาเบื้องต้นก่อน ด้วยความสุภาพและเป็นมิตร เนื่องจากในบางกรณีลูกหนี้อาจไม่มีเจตนาตั้งใจไม่ชำระหนี้แต่อาจเพียงหลงลืมกำหนดชำระเท่านั้น ในกรณีนี้การทวงถามด้วยวาจาก็อาจทำให้เจ้าหนี้ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ได้

(3) เจรจาต่อรองขอรับชำระหนี้

ในกรณีที่การติดตามทวงถามด้วยวาจาไม่เป็นผลสำเร็จ เจ้าหนี้อาจจะลองเจรจากับลูกหนี้ในรายละเอียดถึงสาเหตุที่ลูกหนี้นั้นไม่ชำระหนี้ รวมถึงการดำเนินการขั้นถัดไปหากลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระหนี้ เช่น

ในกรณีทั่วไปอาจมีสาเหตุมาจากการที่ลูกหนี้ขาดสภาพคล่องทางการเงิน กล่าวคือ ไม่มีเงินหรือมีแต่ไม่เพียงพอที่จะชำระหนี้ดังกล่าว ในกรณีเช่นนี้ (หากเจ้าหนี้ต้องการ) อาจทำการประนีประนอมกับลูกหนี้เกี่ยวกับเงื่อนไขและระยะเวลาชำระหนี้ก็ได้ เช่น ขยายระยะเวลาชำระหนี้ กำหนดแผนการแบ่งชำระหนี้ใหม่ การยกเว้นค่าปรับหรือดอกเบี้ยต่างๆ เพื่อช่วยเหลือลูกหนี้ที่กำลังเดือดร้อน

ข้อแนะนำ: หากมีการตกลงเงื่อนไขการชำระหนี้ใหม่ที่แตกต่างไปจากเงื่อนไขเดิม คู่สัญญาอาจจัดทำหนังสือรับสภาพหนี้หรือตั๋วสัญญาใช้เงินเพื่อบันทึกข้อตกลงใหม่ดังกล่าวไว้เป็นหลักฐานด้วย

ในกรณีการซื้อขายสินค้าหรือบริการซึ่งลูกหนี้หรือผู้ซื้อมีข้อโต้แย้งว่ายังได้รับสินค้าไม่ครบจึงยังไม่ชำระเงิน ในกรณีเช่นนี้เจ้าหนี้อาจต้องตรวจสอบข้อเท็จจริงเพื่อหักล้างข้อโต้แย้งดังกล่าวว่ามีการส่งสินค้าครบถ้วนแล้วหรือไม่ หากยังไม่ครบตามเงื่อนไขของสัญญา ลูกหนี้ย่อมมีสิทธิที่จะปฏิเสธการชำระเงินได้

ข้อแนะนำ: ในกระบวนการส่งมอบสินค้าหรือบริการ เจ้าหนี้ (ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ) ควรจัดทำใบส่งของที่ระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ได้มีการส่งมอบเพื่อให้ผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการลงนามรับมอบสินค้าหรือบริการไว้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงและหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว

(4) ติดตามทวงถามเบื้องต้นเป็นลายลักษณ์อักษร

ในกรณีที่การเจรจาในรายละเอียดถึงสาเหตุก็ยังไม่ทำให้เจ้าหนี้ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ หากเจ้าหนี้ยังไม่ได้มีการออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือหนังสือขอรับชำระเงินมาก่อน เจ้าหนี้อาจเลือกจัดทำหนังสือขอรับชำระเงินส่งเพื่อขอรับชำระเงินจากลูกหนี้ก่อนลำดับหนึ่งก่อนที่จะจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ก็ได้

(5) ติดตามทวงถามเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษร

ในกรณีที่การเจรจาในรายละเอียดถึงสาเหตุก็ยังไม่ทำให้เจ้าหนี้ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ เจ้าหนี้ควรจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เพื่อการติดตามทวงถามหนี้ที่เป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ นอกจากการติดตามทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษรจะเป็นการแสดงให้ลูกหนี้เห็นว่าเจ้าหนี้มีความจริงจังที่จะติดตามหนี้ดังกล่าวนั้นจากลูกหนี้แล้ว หนังสือดังกล่าวยังสามารถใช้เป็นหลักฐานว่าเจ้าหนี้ได้มีความพยายามติดตามทวงถามหนี้ดังกล่าวแล้วในชั้นศาลได้อีกด้วย ในกรณีที่ต้องมีการฟ้องร้องเป็นคดีทางศาล นอกจากนี้ หนังสือดังกล่าวยังสามารถใช้เป็นหลักฐานการติดตามทวงถามในการจำหน่ายหนี้สูญทางบัญชี (Write off) ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 และแนววินิจฉัยกรมสรรพากรเพื่อใช้ประโยชน์ในทางภาษีเงินได้นิติบุคคล ในกรณีที่ในท้ายที่สุดเจ้าหนี้ไม่ได้รับชำระหนี้ได้อีกด้วย

ทั้งนี้ ในการจัดทำหนังสือทวงถามหนี้ เจ้าหนี้ควรระบุรายละเอียดเกี่ยวกับหนี้ดังกล่าวให้มากที่สุด เช่น ตัวลูกหนี้ นิติกรรมที่เป็นที่มาของหนี้ดังกล่าว จำนวนหนี้ กำหนดชำระ ระยะเวลาที่ล่วงเลยกำหนดชำระหนี้ ดอกเบี้ย เบี้ยปรับ หรือค่าปรับต่างๆ รวมถึงวันสุดท้ายที่ลูกหนี้จะต้องชำระหนี้ และการดำเนินการในขั้นต่อไปของเจ้าหนี้หากยังไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้

อนึ่ง เจ้าหนี้อาจจัดทำหนังสือทวงถามหนี้เพื่อติดตามทวงถามหนี้เป็นลายลักษณ์อักษรมากกว่าหนึ่งครั้งก็ได้ เพื่อมั่นใจว่าลูกหนี้ได้รับหนังสือดังกล่าวรวมถึงการเพิ่มระดับของมาตรการที่เจ้าหนี้จะดำเนินการกับลูกหนี้ในแต่ละฉบับ เช่น ในหนังสือฉบับแรกมาตรการคือเพื่อเพียงการตักเตือน ในฉบับที่สองมาตรการคือการเริ่มคิดเบี้ยปรับ และในฉบับสุดท้ายเป็นติดตามอีกขั้นหนึ่งก่อนจะดำเนินการทางกฎหมายต่อศาล เป็นต้น โดยที่ควรอ้างถึงและแนบหนังสือทวงถามหนี้ฉบับก่อนหน้าไปพร้อมกันด้วย

ข้อสำคัญ: ในการส่งหนังสือทวงถามหนี้ เจ้าหนี้ควรส่งให้ลูกหนี้ผ่านทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับซึ่งจะทำให้เจ้าหนี้มั่นใจได้ว่าหนังสือทวงถามจะส่งถึงมือลูกหนี้แน่นอนและภายในระยะเวลาที่กำหนด อีกทั้ง ไปรษณีย์ตอบรับจะเป็นหลักฐานสำคัญที่เป็นการแสดงว่าหนังสือนั้นถูกจัดส่งถึงมือลูกหนี้และลูกหนี้ได้รับเป็นที่เรียบร้อยแล้วด้วย

(6) การปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการทวงถามหนี้

เจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หากเจ้าหนี้และหนี้ที่ติดค้างดังกล่าวอยู่ภายใต้ขอบเขตของกฎหมายดังกล่าว เจ้าหนี้จะต้องปฏิบัติตามหน้าที่ วิธี รูปแบบ ลักษณะ และข้อจำกัดในการติดตามทวงถามหนี้ เช่น

(ก) การติดตามทวงถามหนี้จะต้องไม่รบกวนลูกหนี้จนเกินไป เช่น วัน เวลา ความถี่ ในการติดตามทวงถาม ต้องติดตาม ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

(ข) การรักษาข้อมูลส่วนตัวของลูกหนี้ เช่น การติดตามทวงถามจะต้องทำการติดตามทวงถามกับตัวลูกหนี้หรือบุคคลซึ่งลูกหนี้กำหนดไว้ให้ติดตามเท่านั้น การติดตามทวงถามหนี้กับบุคคลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้น จะกระทำได้ตามขอบเขตที่กฎหมายกำหนดไว้ หรือการที่ห้ามส่งหนังสือทวงถามในรูปแบบจดหมายเปิดผนึก ไปรษณีย์บัตร หรือลักษณะอื่นใดที่จะทำให้บุคคลทั่วไปทราบได้ว่าตัวลูกหนี้ถูกติดตามทวงถามหนี้

(ค) การไม่ละเมิดสิทธิในร่างกาย ชื่อเสียง ทรัพย์สินของลูกหนี้ เช่น ห้ามผู้ติดตามทวงถามหนี้โดยวิธีข่มขู่ ใช้ความรุนแรง ดูหมิ่น การแจ้งความเป็นหนี้ของลูกหนี้ต่อบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

(ง) การไม่ติดตามทวงถามด้วยวิธีที่ไม่เป็นธรรม เช่น การห้ามเรียกค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการทวงหนี้ (Collection Fee) สูงเกินอัตราที่กฎหมายกำหนด หรือการจูงใจให้ลูกหนี้ออกเช็คทั้งๆ ที่รู้ว่าลูกหนี้ไม่มีความสามารถชำระเงินตามเช็คได้

(7) การใช้บริการมืออาชีพหรือทนายความในการติดตามทวงถามหนี้

ในกรณีที่มีหนี้จำนวนมาก เจ้าหนี้อาจพิจารณาว่าจ้างและมอบหมายให้บุคคลภายนอกที่ไม่ใช่เจ้าหนี้ หรือพนักงานของเจ้าหนี้ ดำเนินการติดตามทวงถามหนี้ก่อนนำคดีทางกฎหมายทางศาลได้ เช่น สำนักงานกฎหมาย สำนักงานทนายความ หรือธุรกิจให้บริการทวงถามหนี้ เป็นต้น ในกรณีเช่นนี้ เจ้าหนี้ต้องแน่ใจว่า ผู้รับมอบอำนาจดำเนินการทวงถามเหล่านี้ เป็นผู้ประกอบการที่ได้จดทะเบียนประกอบธุรกิจทวงถามหนี้ตามพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้อย่างถูกต้องตามกฎหมายแล้ว และในกรณีเช่นนี้อาจทำให้ลูกหนี้มีความเกรงกลัวมากขึ้นและยอมชำระหนี้ในที่สุด เนื่องจากแสดงถึงความจริงจังของเจ้าหนี้ที่เพิ่มขึ้นในการติดตามทวงหนี้ อีกทั้ง ผู้ได้รับมอบหมายเหล่านี้มักจะดำเนินการโดยมืออาชีพด้วย

(8) การดำเนินคดีทางศาล

หากเจ้าหนี้ ดำเนินการทั้งหมดนี้แล้วก็ยังไม่ได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้แต่อยากใด อาจจะต้องพึ่งวิธีการทางศาลซึ่งแม้ว่าวิธีนี้จะมีค่าใช้จ่ายและมีกระบวนการทางศาลที่อาจใช้ระยะเวลา แต่ในทางกลับกันก็เป็นการแสดงให้ลูกหนี้เห็นว่าเจ้าหนี้มีความมุ่งมั่นอย่างที่สุดที่จะได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้ ดังนี้ ในระหว่างกระบวนการลูกหนี้อาจเกิดความเกรงกลัวและยอมชำระหนี้ในที่สุด นอกจากนี้ ในระหว่างการดำเนินคดีทางศาล เจ้าหนี้และลูกหนี้ยังอาจสามารถประนีประนอมกันภายในศาลได้อีกด้วย

ข้อสำคัญ: เจ้าหนี้ควรปรึกษาทนายความเกี่ยวกับข้อสัญญา ข้อกฎหมาย หรือกระบวนการทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากหากได้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งไปแล้ว เจ้าหนี้อาจเสียสิทธิบางอย่างของตน หรือใช้สิทธิของตนได้อย่างไม่เต็มที่ตามสิทธิที่ตนที่พึงมี

ข้อสรุป

อาจกล่าวได้ว่าการทวงถามเรียกเก็บหนี้ที่ล่วงเลยกำหนดชำระอาจมีความยากลำบากอยู่ แต่ก็เป็นการดำเนินการที่คุ้มค่าที่จะลองก่อนที่จะนำข้อพิพาทดังกล่าวไปดำเนินคดีทางศาลซึ่งอาจต้องใช้เวลา มีค่าใช้จ่าย และมีกระบวนการต่างๆ อย่างไรก็ดี เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความไม่ชัดเจนและอาจทำให้เจ้าหนี้เสียสิทธิที่จะได้รับชำระหนี้จากลูกนี้ เจ้าหนี้จึงควรจัดทำทุกอย่างไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน ตั้งแต่แหล่งที่มาของหนี้ไปจนกระทั่งกระบวนการติดตามทวงถามหนี้ รวมถึงเมื่อได้รับชำระหนี้ครบถ้วนแล้วด้วย ดังต่อไปนี้

แบบฟอร์มและตัวอย่างต่าง ๆ ที่สามารถดาวน์โหลดได้ในรูปแบบ Word และ PDF

ให้คะแนนคู่มือฉบับนี้