หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า

หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าหรือจดหมายเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเป็นหนังสือที่ออกโดยผู้ให้เช่าหรือตัวแทนของผู้ให้เช่า (เช่น ผู้ช่วยส่วนตัว ผู้ให้บริการติดตามทวงถามหนี้ ผู้จัดการที่ผู้ให้เช่ามอบหมายให้บริหารจัดการสถานที่เช่านั้น หรือทนายความของผู้ให้เช่า) ส่งถึงผู้เช่าเพื่อแจ้งให้ผู้เช่าทราบว่าผู้เช่ามีหนี้ค่าเช่าที่ค้างชำระอยู่และยังไม่ได้ชำระ ชำระแล้วแต่ไม่ครบถ้วน หรือชำระแล้วแต่ไม่ถูกต้อง โดยการที่ผู้เช่าไม่ชำระค่าเช่าอาจมีสาเหตุมาจากเพียงการหลงลืมซึ่งหนังสือเตือนฉบับนี้ก็จะเป็นเครื่องมือในการช่วยเตือนความจำของผู้เช่าและดำเนินการชำระค่าเช่าในที่สุด แต่ในบางกรณีผู้เช่าอาจจงใจไม่ชำระค่าเช่าซึ่งอาจเนื่องมาจากการขาดสภาพคล่องทางการเงินหรือมากไปกว่านั้นอาจมีความตั้งใจจะฉ้อโกงผู้ให้เช่าก็เป็นได้ ในกรณีเช่นนี้หนังสือเตือนฉบับดังกล่าวจะเป็นเครื่องมือในการแจ้งให้ผู้เช่าทราบถึงมาตรการของผู้ให้เช่าในการแก้ไขปัญหาการไม่ชำระค่าเช่าดังกล่าว เช่น การเรียกร้องให้ชำระค่าเช่าภายในระยะเวลาที่กำหนด การบังคับใช้ค่าปรับ การฟ้องดำเนินคดีขับไล่ต่อไป เป็นต้น ซึ่งเมื่อผู้เช่าทราบถึงมาตรการดังกล่าวแล้ว ผู้เช่าอาจพยายามหาเงินมาชำระค่าเช่าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่อาจมีขึ้นในอนาคต

การนำไปใช้

ในการออกหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้า นอกจากจะระบุจำนวนเงินค่าเช่าที่ผู้เช่าติดค้างอยู่แล้ว ยังควรระบุสิ่งดังต่อไปนี้อีกด้วย

• วันที่ครบกำหนดชำระค่าเช่าและระยะเวลาที่ล่วงเลยกำหนดชำระค่าเช่า เพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการชำระค่าเช่าล่าช้ามานานมากเท่าไหร่ ซึ่งแสดงถึงความร้ายแรงของพฤติการณ์และอาจใช้ในการอ้างอิงการคำนวณค่าปรับด้วย (ถ้ามี)
• อ้างอิงสัญญาเช่าซึ่งเป็นแหล่งที่มาของการเรียกร้องค่าเช่า เช่น เลขที่สัญญา วันที่ทำสัญญา
• อ้างอิงสถานที่เช่าซึ่งค่าเช่าสถานที่ดังกล่าวติดค้างอยู่ เนื่องจากในบางกรณีผู้เช่ารายเดียวกันอาจเช่าสิ่งปลูกสร้างกับผู้ให้เช่ารายเดียวกันหลายสถานที่ซึ่งจะทำให้ผู้เช่าสะดวกในการตรวจสอบและอ้างอิงการชำระค่าเช่า
• ในกรณีที่มีข้อตกลงเกี่ยวกับค่าปรับการชำระค่าเช่าล่าช้าตามสัญญาหรือไม่ได้มีการตกลงกันแต่ต้องการจะเรียกร้องเอาค่าปรับตามกฎหมาย ควรจะแสดงเจตนาและ/หรือข้อความที่จะเรียกเอาค่าปรับกับผู้เช่าด้วยเพื่อเป็นการแสดงออกและเป็นหลักฐานว่าผู้ให้เช่าสงวนสิทธิการเรียกค่าปรับจากการชำระค่าเช่าล่าช้านี้
• มาตรการที่ผู้ให้เช่าจะดำเนินการต่อไปในกรณีที่ผู้เช่ายังคงไม่ชำระค่าเช่าที่แจ้งเตือนตามหนังสือแจ้งเตือนนี้ เช่น การดำเนินการฟ้องคดีขับไล่ผู้เช่าออกจากสถานที่เช่า

เมื่อผู้ให้เช่าหรือตัวแทนของผู้ให้เช่าระบุข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ควรจะจัดทำหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าเป็นลายลักษณ์อักษร ลงนามโดยผู้จัดทำหนังเตือนดังกล่าวซึ่งอาจเป็นผู้ให้เช่าเองหรือตัวแทนของผู้ให้เช่าก็ได้ และนำส่งให้แก่ผู้เช่าด้วยไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือมอบให้กับตัวผู้เช่าเองโดยต้องมีหลักฐานการส่ง-รับมอบ เช่น การลงนามรับหนังสือดังกล่าว เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาการอ้างว่าไม่ได้รับหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าฉบับดังกล่าว อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นพยานหลักฐานในกรณีมีการฟ้องร้องเป็นคดีความได้อีกด้วย

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

แม้จะไม่มีกฎหมายกำหนดเกี่ยวกับการส่งหนังสือแจ้งเตือนการชำระค่าเช่าล่าช้าไว้โดยตรงก็ดี อย่างไรก็ตาม ผู้ให้เช่าหรือตัวแทนของผู้ให้เช่าก็ควรคำนึงถึงประเด็นทางกฎหมาย ดังต่อไปนี้

• กรณีไม่มีข้อตกลงในสัญญากำหนดเงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาเช่า กฎหมายกำหนดให้ในกรณีที่ผู้เช่าผิดนัดชำระค่าเช่าและผู้ให้เช่าประสงค์จะบอกเลิกสัญญาเช่า ผู้ให้เช่าต้องบอกกล่าวทวงถามให้ผู้เช่าชำระค่าเช่าก่อนอย่างน้อย 15 วัน หากผู้ให้เช่ายังไม่ได้รับชำระค่าเช่าจากเช่า ผู้ให้เช่าจึงจะบอกเลิกสัญญาเช่าได้ ยกเว้นในกรณีที่คู่สัญญามีการกำหนดระยะเวลาการชำระค่าเช่าน้อยกว่า 1 เดือน (เช่น การตกลงเช่าและชำระค่าเป็นเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์) ในกรณีเช่นนี้ ผู้ให้เช่าสามารถบอกเลิกสัญญาเช่าได้ทันทีหากปรากฏว่าผู้เช่าผิดนัดชำระค่าเช่า
• การนำส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าทางไปรษณีย์ ควรจัดส่งไปยังสถานที่ที่ผู้เช่าให้ไว้เท่านั้น ไม่ควรจัดส่งนอกเหนือจากที่อยู่ที่ผู้เช่าให้ไว้ และควรจัดส่งในรูปแบบปิดผนึกซองจดหมายที่บุคคลอื่นไม่สามารถเห็นข้อความในหนังสือดังกล่าวได้ว่าผู้เช่าติดค้างหนี้ค่าเช่าอยู่ซึ่งอาจทำให้ผู้เช่าเสียหายจากการอับอายและเสียชื่อเสียงได้ ซึ่งอาจเป็นการทำผิดตามพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ และอาจเป็นการละเมิดต่อผู้เช่าได้ตามกฎหมายละเมิดประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• ในกรณีที่ในสัญญาเช่ามีการตกลงเกี่ยวกับค่าปรับกรณีชำระค่าเช่าล่าช้าเอาไว้หรือในกรณีที่ไม่มีการตกลงเกี่ยวกับค่าปรับการชำระค่าเช่าล่าช้าแต่ผู้ให้เช่าประสงค์จะเรียกร้องเบี้ยปรับผิดนัดตามกฎหมาย การแสดงเจตนาหรือข้อความที่จะเรียกเอาค่าปรับไว้ในหนังสือหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าก็จะเป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงถึงเจตนาที่จะเรียกเอาค่าปรับจากผู้เช่าและเป็นการสงวนสิทธิในการเรียกค่าปรับของผู้ให้เช่าอีกด้วย เพราะในกรณีที่ผู้เช่านำค่าเช่าที่ค้างชำระมาชำระแต่ไม่ได้ชำระส่วนของค่าปรับการชำระค่าเช่าล่าช้าและผู้ให้เช่าก็ได้ยอมรับเอาค่าเช่านั้นโดยไม่ได้สงวนสิทธิที่จะเอาค่าปรับจะทำให้ผู้ให้เช่าไม่มีสิทธิเรียกค่าปรับจากการชำระค่าเช่าล่าช้าดังกล่าวได้ในภายหลังตามกฎหมายเกี่ยวกับสัญญาประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• แม้ได้มีการจัดทำและจัดส่งหนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าให้แก่ผู้เช่าแล้วแต่ก็ยังคงไม่ได้รับการชำระค่าเช่าจากผู้เช่า หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าฉบับดังกล่าวและหลักฐานการจัดส่งหนังสือเตือน เช่น รายงานสถานะการจัดส่งของไปรษณีย์ (Mail Tracking Report) ใบลงนามรับหนังสือ ใบตอบรับ เป็นต้น ย่อมสามารถใช้เป็นพยานหลักฐานประกอบในการฟ้องร้องดำเนินคดีได้ว่าได้มีกระบวนการติดตามทวงถามไปทางผู้เช่าแล้ว เช่น ในการฟ้องเรียกร้องค่าเช่าค้างชำระ ค่าปรับ หรือการฟ้องขับไล่ รวมถึงการใช้หนังสือเตือนชำระค่าเช่าล่าช้าฉบับที่ได้ส่งให้ผู้เช่าแล้วเป็นหลักฐานประกอบการจำหน่ายหนี้สูญ (Write off) ในการบันทึกบัญชีตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ฉบับแก้ไขล่าสุดด้วย

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้