Estatutos S.A.S.

Mediante este documento varias personas, ya sean naturales o jurídicas, pueden unirse para formar una sociedad por acciones simplificadas o S.A.S. Esta sociedad se transforma en una persona distinta de sus accionistas y permite desarrollar un negocio o actividad económica cuyos riesgos o pérdidas quedan limitadas a los aportes que hayan hecho los socios.

La S.A.S. es el tipo de asociación más popular en Colombia, pues es de fácil constitución, se puede crear mediante un documento privado, sin necesidad de autenticación o escritura pública, puede ser unipersonal (un solo socio) y no tiene montos mínimos de capital, a diferencia de otras formas de asociación como la Sociedad Anónima o la Sociedad de Responsabilidad Limitada. Para la creación de una S.A.S. se requiere este documento de constitución en que se especifican la identidad de las partes, el nombre y actividad económica de la sociedad y los estatutos que regulan cómo se administrará la sociedad.

Contenido de los estatutos

Los estatutos son la columna vertebral de la sociedad, pues contiene la información básica como nombre, actividad económica, las reglas sobre el capital que aportan los socios y las acciones, los órganos sociales que controlan la sociedad, reglas para la aprobación de estados financieros, repartición de utilidades y el procedimiento cuando se quiera disolver la S.A.S. Los puntos clave a tener en cuenta al diligenciar este documento son:

Nombre, objeto y duración de la sociedad

Nombre o razón social

El nombre de la sociedad, más precisamente llamado "razón social", debe ser único para que no se confunda con el de otras sociedades u empresas. Al tratarse de una sociedad anónima simplificada debe siempre ir seguido por las letras S.A.S. No debe confundirse esta razón social con el nombre comercial. La razón social que va en los estatutos es el nombre legal de la sociedad, que se usa en sus contratos, ofertas, trámites y demás actos jurídicos. El nombre comercial es cómo la personas conocen a la sociedad en el comercio. Por ejemplo, el nombre comercial de una cadena de restaurantes es El Corral, mientras que su razón social es IRCC. S.A.S. En este documento se le preguntará por la razón social. Para garantizar que el nombre no haya sido registrado antes puede consultar el registro mercantil en línea y verificar que no haya otras sociedades llamadas igual.

Objeto de la sociedad

El objeto de la sociedad es la actividad económica o negocio al que se dedicará la sociedad. Al describir esta sección debe ser lo más amplio posible, tratando de abarcar no sólo la actividad principal sino todas las que estén relacionadas o sean necesarias para la actividad comercial. Esto a fin de que no se requiera modificar los estatutos si la sociedad desee iniciar otro tipo de actividad económica. Por ejemplo, si se trata de un restaurante no sería suficiente con colocar sólo "restaurante", sino que además se puede incluir la compraventa de materias primas e insumos para la elaboración de alimentos, compraventa de equipos de cocina, venta de alimentos a domicilio y por medios electrónicos, organización de eventos, cathering, etc.

Duración de la sociedad

La duración de la sociedad es el tiempo durante el cual existirá. Éste puede ser indefinido o tener una fecha precisa. La práctica comercial es constituir las sociedades con duración indefinida, a menos que se requieran para una labor específica que tenga una fecha de finalización.

Reglas sobre capital y acciones

Tres tipos de capital: autorizado, suscrito y pagado

Las sociedades tienen tres tipos de capital (dinero que recibe la sociedad): el máximo capital que puede llegar a tener en algún momento (capital autorizado), el capital que los socios se comprometen a aportar a la sociedad (capital suscrito) y el capital que los socios han pagado a la sociedad (capital pagado). Por ejemplo, si una sociedad tiene capital autorizado de cien millones de pesos, capital suscrito de cincuenta millones y capital pagado de veinticinco millones significa que: el máximo capital que la sociedad puede tener representado en acciones es de cien millones, actualmente ha emitido cincuenta millones de los cuales le han pagado veinticinco millones. En otros tipos de sociedad hay requisitos mínimos de capital suscrito y pagado, pero esto no aplica para las S.A.S. Si se quiere, el capital pagado puede ser cero.

Acciones autorizadas, suscritas y pagadas

A los tres tipos de capital anteriormente mencionados les corresponde un número de acciones que se determina según el precio nominal por acción. Así, si en el caso anterior la acción valiese mil pesos cada una, el capital autorizado de cien millones (100'000.000) equivale a un máximo de cien mil acciones (100.000) que se podría emitir, el capital suscrito de ciencuenta millones (50'000.000) equivale a cincuenta mil acciones (50.000) emitidas y el capital pagado de veinticinco millones (25'000.000) equivale a veinticinco mil (25.000) acciones pagadas. En el caso del capital suscrito que los socios se han comprometido a pagar a la sociedad a cambio de las acciones recibidas, estos tienen un plazo máximo de dos años para pagar estos aportes.

Al diligenciar el documento deberá proporcionar la información del capital autorizado, suscrito y pagado; así como el precio por acción. La cantidad de acciones autorizadas, emitidas, pagadas y el porcentaje de participación de cada socio se calculará automáticamente según la información proporcionada. El documento mostrará la suma de la participación de todos los socios; debe asegurarse que este total sea exactamente 100%.

Derecho de preferencia

Los estatutos contemplan el derecho de preferencia contenido en el Código de Comercio, art. 388. Este derecho significa que cuando se vaya a emitir nuevas acciones se les dará prioridad a los socios para que las adquieran según la cantidad que ya posean. Siguiendo con el ejemplo anterior de una sociedad con cincuenta mil (50.000) acciones suscritas/emitidas, si ésta tiene dos socios, cada uno con el 50% (25.000 acciones) de participación, cada socio puede adquirir de manera preferente el 50% de cualquier nueva emisión de acciones, de tal forma que puedan conservar su participación en la sociedad.

Restricciones a la negociación de acciones

Con excepción del derecho de preferencia arriba comentado, la negociación de acciones en una sociedad se puede hacer libremente, esto es, cada socio puede vender como prefiera su participación en la empresa. Sin embargo, al crearse la sociedad se pueden establecer restricciones durante un periodo de tiempo de hasta 10 años. Esta opción se puede pactarse en los estatutos, aunque debe tomarse en cuenta que en caso de hacerlo se requerirá una decisión unánime de la asamblea de accionistas para modificarla.

Órganos sociales

Los órganos sociales son las personas que controlan y administran la sociedad. Básicamente son dos: la asamblea de accionistas y el representante legal.

Asamblea de accionistas

La asamblea de accionistas es el máximo órgano de la sociedad, puede modificar los estatutos, nombrar al representante legal, liquidar la sociedad y en general tomar cualquier decisión sobre la misma. Las reuniones de la asamblea de accionistas requieren la presencia de por lo menos la mitad más una de las acciones suscritas. Y las decisiones se toman con la mitad más uno de los votos presentes. Siguiendo con el ejemplo anterior de una sociedad con 50.000 acciones suscritas, la asamblea puede reunirse y decidir si los accionistas presentes suman al menos 25.001 acciones. Y las decisiones se aprueban con el voto favorable de 12.501 acciones suscritas. Esta regla tiene las siguientes excepciones; casos en los que se requiere el voto favorable de todos los accionistas:

• Cuando haya pacto de no negociabilidad de acciones y se quiera extender.
• Cuando se vaya a transformar la sociedad en cualquiera de los otros tipos de asociación previstos en el Código de Comercio.
• La modificación, eliminación o inclusión en los estatutos de las siguientes cláusulas:
• La no negociabilidad de acciones.
• Someter a autorización de la asamblea toda negociación de acciones o de una clase.
• Las causales y mayorías requeridas para la exclusión de accionistas.
• La cláusula compromisoria.

Representante legal

El representante legal se encarga de la administración de la sociedad, esto es, de la gestión del día a día y de que los negocios se sigan desarrollando de manera ordinaria. En las sociedades unipersonales es usual que el único accionista sea también el representante legal, aunque nada impide designar a otra persona para que haga las veces de representante. Es nombrado por la asamblea de accionistas y puede ser removido por ella en cualquier momento. El representante, como su nombre lo indica, actúa a nombre de la sociedad en los negocios que ésta realice dentro de su actividad comercial.

Al diligenciar este documento se le puede poner un límite a la cuantía de los actos que puede celebrar el representante legal. Es decir, se puede poner un límite al valor de los negocios que el representante puede realizar a nombre de la sociedad. Si el representante quisiera hacer un negocio con un valor superior al límite impuesto, deberá obtener autorización de la asamblea de accionistas.

Estados financieros, repartición de utilidades, disolución y liquidación

Al finalizar cada año calendario la sociedad debe preparar un informe con el estado financiero para que sea aprobado por la asamblea de accionistas antes de repartir utilidades. A diferencia de otros tipos de asociación, las S.A.S. no están obligadas a crear una reserva legal. Es decir, que a diferencia de otras sociedades, las S.A.S. no están obligadas a ahorrar el 10% de sus utilidades hasta acumular el 50% del capital suscrito.

La disolución de la sociedad puede ocurrir por varias causas:

• No poder desarrollar su actividad económica.
• Vencimiento del plazo -si se fijó uno.
• La iniciación del trámite de liquidación judicial.
• Decisión de los accionistas.
• Cuando no se verifique la hipótesis de negocio en marcha: esto es, cuando sea imposible para la sociedad continuar funcionando, al punto que liquidarla sea la opción más adecuada.

En caso de que la sociedad caiga en cualquiera de estas causales, la sociedad cuenta con seis meses para corregirla desde el momento en que la asamblea de accionistas se haya enterado de la situación. La liquidación de las S.A.S. sigue las mismas reglas que las de las sociedades de responsabilidad limitada. En ese evento, el liquidador será nombrado por la asamblea de accionistas o en su defecto será el mismo representante legal.

Después de diligenciar el documento

Una vez diligenciado el documento este se debe imprimir y firmar por todos los socios y el representante legal si se nombrará uno. No es necesaria la autenticación de firmas. Entonces se debe llevar a la cámara de comercio de la ciudad en que se vaya a registrar la sociedad los siguientes documentos:

• Estos estatutos diligenciados y firmados.
• Copia del documento de identidad de los socios y el representante legal.
• El Pre-RUT que se puede diligenciar a través del sistema MUISCA de la DIAN.
• En caso de que se registre en Bogotá el Formulario de Registro Único Empresarial que puede descargar en la página de esa Cámara de Comercio. Para las demás ciudades las cámaras de comercio deben proveer su propio formulario.

Una vez registrada la sociedad en la Cámara de Comercio, podrá realizar el trámite de apertura de una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y la obtención del RUT definitivo.

Legislación aplicable

Ley 1258 de 2008 por la cual se crea la sociedad por acciones simplificada.

Código de Comercio, artículos 373 a 460 que regulan la sociedad anónima y 98 a 265 que regulan las sociedades comerciales.

Ley 222 de 1995 que modifica el Código de Comercio.

Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-119641 del 9 de septiembre de 2015, según el cual en las sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) entre el capital autorizado, suscrito y pagado no es necesario que haya alguna proporción.

Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-70548, 20 de octubre de 2003, según el cual la convocatoria a la asamblea de accionistas mediante anuncios en periódicos o diarios es sólo supletiva en caso de que no se precisen otros medios en los estatutos.

Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-139990 del 27 de julio de 2020, según el cual las reuniones virtuales de la asamblea de accionistas son plenamente válidas garantizándose comunicación simultánea o sucesiva.

Superintendencia de Sociedades, Oficio 220- 069664 del 27 de marzo de 2017, según el cual la reserva legal del 10% de las utilidades líquidas no es obligatoria para la la sociedad por acciones simplificada.

Ley 2069 de 20202, artículo 4, parágrafo 2 — Elimina la causal de disolución relacionada con la disminución del patrimonio contenida en la Ley 1258, artículo 34.7 y la reemplaza con la de no verificación de la hipótesis del negocio en marcha.

Cómo modificar el modelo

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.