Kassenbericht eines Vereins

Was ist ein Kassenbericht des Vereins?

Unter einem Kassenbericht versteht man einen Bericht über die Finanzlage des Vereins innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Vereinsjahr oder Kalenderjahr). Ein Kassenbericht entsteht in der Regel im Hinblick auf eine Mitgliederversammlung, da dieser meist den Vereinsmitgliedern im Rahmen einer Mitgliederversammlung vorgelegt werden muss. Ein Kassenbericht kann eigenständig bestehen, oder aber auch Bestandteil des allgemeinen Geschäftsberichts des Vereins sein.

Hinweis: Zweck des Kassenberichts ist einerseits, dem Verein zu beweisen, dass die Vereinsmittel nur für Vereinszwecke eingesetzt wurden, und andererseits, um dem Amtsgericht zu beweisen, dass die Vereinsmittel nur für allgemeinnützige Zwecke eingesetzt wurden. Der Kassenbericht wird von dem Schatzmeister bzw. Kassenprüfer des Vereins erstellt.

Wer ist Schatzmeister in einem Verein?

Der Schatzmeister (und sein Stellvertreter) ist der zentrale Verantwortliche für die Vereinsfinanzen während eines Rechnungsjahres. Er übernimmt sozusagen die Verwaltung der finanziellen Ein- und Ausgänge und sorgt auch dafür, dass diese in einer geordneten Form ihren Eintrag in den Büchern des Vereins finden.

Der Kassenwart bzw. Kassierer, wie er auch umgangssprachlich genannt wird, muss dabei kein ausgebildeter Steuerberater oder „Finanzchef" sein, sollte aber unbedingt einen kompetenten Zugang zum genauen Arbeiten und zu Zahlen haben. Aufgrund seiner öffentlichen Position im Verein, sollte er obendrein soziale Fähigkeiten und ein lösungsorientiertes Arbeiten mitbringen.

Welche Unterschiede gibt es zwischen einem Kassenbericht und einem Kassenprüfbericht?

Der Kassenbericht wird vom Schatzmeister gefertigt und beinhaltet eine klare und übersichtliche Zusammenstellung aller Ein- und Ausgaben. Dabei ist zu beachten, dass der Kassenbericht für jedes Vereinsmitglied verständlich ist. Der Kassenprüfbericht ist der abschließende Bericht des Kassenprüfers. Die Ergebnisse der Kassenprüfung werden darin dargelegt. Der Kassenprüfer erklärt seine Vorgehensweise und gibt Auskunft darüber, wie Schatzmeister und Vorstand die Informationen zugänglich gemacht haben. Außerdem verweisen Kassenprüfberichte auf eventuelle Probleme hin.

Ist ein Kassenbericht zwingend erforderlich?

Die Erstellung eines Kassenberichts für einen Verein ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es ist jedoch weit verbreitet und sinnvoll, die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben den Mitgliedern schriftlich vorzulegen oder sie zumindest als Präsentation während der Versammlung zu zeigen.

Ein Kassenbericht kann Transparenz schaffen und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand stärken. Daher entscheiden sich viele Vereine dafür, die Pflicht zur Anfertigung eines Kassenberichts in ihrer Satzung zu verankern.

Beachte: Der Kassenbericht und seine Prüfung sind zwei verschiedene Dinge. Der Kassenbericht wird in der Regel vom Schatzmeister erstellt, während die Prüfung des Kassenberichts – sofern der Verein dies festlegt – durch einen separaten Kassenprüfer erfolgt.

Was muss der Kassenbericht eines Vereins enthalten?

Der Kassenbericht muss

• die Einnahmen (Beiträge, Überschüsse aus Veranstaltungen, Schenkungen, Einnahmen aus Verpachtungen usw.) und
• die Ausgaben (Materialien-Ankauf, Schreib- und Portoauslagen, Gehälter, Aufwandsentschädigungen, Reisekosten, steuerliche Abgaben, Sitzungsgelder, Gratifikationen, Pauschalbeträge für Auslagen, Ausgaben für Miete, Pacht, etc.)
• den Kassenstand zu Beginn und Ende des Betrachtungszeitraums (Überblick der finanziellen Situation über den Betrachtungszeitraum)
• Datum der Berichterstattung enthalten. Zudem sind auch schwebende Verhandlungen, neu aufgenommene oder abgebrochene Beziehungen zu anderen Vereinen oder ganz allgemein zu Dritten zu erwähnen.

In welche steuerlichen Bereiche werden die Einnahmen und Ausnahmen unterteilt?

Die Einnahmen und Ausgaben werden in verschiedene steuerliche Bereiche unterteilt:

• Ideeller Bereich: Darunter fallen alle Aktivitäten des normalen Vereinsbetriebs, die dem eigentlichen Satzungszweck des Vereins entsprechen.
• Vermögensverwaltung: Darunter fallen alle Einnahmen und Ausgaben, die sich aus dem Vermögen des Vereins ergeben.
• Zweckbetrieb: Darunter fällt jede Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben, die nur durch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erreicht werden können.
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Darunter fallen alle sonstigen wirtschaftlichen Betätigungen.

Was sind die Voraussetzungen für die Verfassung eines Kassenberichts eines Vereins?

Es ist wichtig, dass der Kassenbericht übersichtlich und aus sich heraus verständlich ist. Ein guter Kassenbericht muss auch für Laien verständlich sein. Für jeden Posten, egal ob Einnahme oder Ausgabe, muss ein Beleg vorhanden sein.

Hinweis: Jedes Vereinsmitglied hat ein Einsichtsrecht. Unter Umständen kann auch das Finanzamt Einsicht in den Kassenbericht verlangen. Folglich hat auch das Finanzamt ein Einsichtsrecht.

Der Kassenbericht muss bei der Mitgliederversammlung schriftlich niedergelegt werden.

Wie oft sollte ein Kassenbericht erstellt werden?

Der ideale Zeitraum hängt vom Bedarf deines Vereins ab. In der Regel genügt es, wenn der Kassenbericht einmal im Jahr erstellt wird. Dieses Intervall stimmt bei den meisten Vereinen auch mit der Jahreshauptversammlung überein. Das ist deshalb relevant, weil der Bericht üblicherweise dort den Mitgliedern präsentiert wird. Man kann aber auch einen anderen Zeitraum mit dem Verein abstimmen. Das könnte z. B. dann notwendig sein, wenn in deinem Verein sehr viele Transaktionen stattfinden, weil der Verein besonders groß oder aktiv ist. Ein kleineres Intervall könnte in solchen Fällen dabei helfen, dauerhaft einen besseren Überblick über die Finanzen zu behalten.

Was muss getan werden, wenn der Kassenbericht fertig ist?

Der Kassenbericht sollte zunächst, nachdem er ausgefüllt wurde, ausgedruckt werden. Anschließend sollte die Differenz zwischen den Einnahmen und den Ausgaben berechnet werden und das Ergebnis eingetragen werden.

Der Kassenbericht muss, zum Schluss, vom Schatzmeister bzw. Kassenwart unterschrieben werden und kann dann entweder mit der Einladung zur Mitgliederversammlung an die Mitglieder geschickt werden oder einfach bei der Mitgliederversammlung ausgelegt werden.

Welche Dokumente sollen einem Kassenbericht des Vereins angehängt werden?

Ein Kassenbericht eines Vereins sollte neben der Darstellung der Einnahmen und Ausgaben auch die entsprechenden Belege (z. B. Belege, Bankauszüge, Übersicht über Mitgliedsbeiträge) enthalten.

Welche Gesetze sind auf den Kassenbericht eines Vereins anwendbar?

Anwendbar sind die allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), insbesondere §§ 27, 32, 58, 259 BGB, sowie § 22 Abs. 1 S. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) und §§ 67a, 68, 146 Abs. 1 S. 2 Abgabenordnung (AO).

Die Vorlage ändern?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.