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¿Cuáles son las diferencias entre un recibo y una factura?

Última revisión:
Última revisión: 4 de noviembre 2019
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Categoría: Actividad comercial

1. Introducción

Los documentos que, por excelencia, se usan en el ámbito empresarial para reflejar el coste de un producto o servicio que se contrata son el recibo y la factura. Sin embargo, en ocasiones no se sabe muy bien cuáles son sus principales diferencias, y se utilizan ambos conceptos indistintamente; no obstante, no son exactamente iguales ni tienen los mismos efectos.

En la presente guía, se explicará en primer lugar qué se entiende por recibo y por factura, además de sus elementos más característicos y su importancia (para ello, se tendrá en cuenta si el cliente es un consumidor u otra empresa). Posteriormente, se expondrá detalladamente qué datos deberán contener cada uno de ellos para que tengan plena validez legal. El último apartado contendrá las principales diferencias entre ambos documentos.

2. ¿Qué es un recibo?

2.1. Definición de recibo

El recibo es un documento con el cual una persona o entidad acredita que se recibió algo, en general, una cantidad de dinero de otra persona o entidad, a la cual se le entrega el recibo para que cuente con un comprobante de haber hecho esta entrega.

En las relaciones de compraventa o de consumo, un recibo es un documento que tiene como objetivo más concreto informar al cliente (consumidor o empresa) del coste de un bien o servicio por parte del proveedor (persona que vende un bien o un servicio). En otras palabras, un recibo es un resguardo que el proveedor de un producto o servicio entrega al cliente como justificante de su compra.

A pesar de que el recibo es un documento meramente informativo, su importancia variará según el comprador sea un consumidor o una empresa. Así, para un consumidor, el recibo puede llegar a ser muy importante ya que le permitirá cambiar el producto o servicio comprado, siendo obligatorio para el proveedor su entrega. No obstante, en el caso de que el comprador sea una empresa, el recibo es un documento voluntario, y el proveedor no estará obligado a entregárselo al comprador. En todo caso, para el proveedor, el recibo no tiene mucha importancia puesto que carece de datos contables o fiscales.

Al ser el recibo un justificante de la compra, el proveedor únicamente deberá emitirlo cuando el cliente haya efectuado efectivamente el pago. Por tanto, cuando se haya reservado únicamente el bien o servicio, o se haya aplazado el pago, el proveedor no estará obligado a emitir el recibo.

Ejemplo: una persona (consumidor) entra en una tienda de venta de colchones, y se decanta por un colchón que no está en stock y cuyo precio asciende a 800 euros. Si esa persona, reserva el colchón y paga los 800 euros, el vendedor deberá emitirle un recibo. Lo mismo ocurrirá si paga solo una parte del precio y el restante cuando llegue el colchón. No obstante, cuando sólo reserve el colchón sin pagar nada, entonces el vendedor no tendrá la obligación de emitirle un recibo.

2.2. ¿Cómo hacer un recibo?

Un recibo, de manera general, deberá incluir:

  • El nombre de la persona que haya efectuado el pago;
  • El nombre de la persona que ha recibido el pago;
  • El importe del pago;
  • El motivo del pago;
  • La fecha del pago;
  • La forma de pago.

En las relaciones de compraventa o de consumo, para que un recibo sea reconocido y tenga validez jurídica, deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre o razón social del vendedor;
  • Precio original del bien o servicio, y se debe incluir los impuestos que sean de aplicación (IVA o IRPF);
  • Costes adicionales y recargos (costes de envío y transporte, etc.);
  • Fecha de compra;
  • Breve descripción del producto;
  • Medio de pago empleado (al contado, a crédito, etc.).;
  • Gastos de envío (si procede);
  • Otra información relevante si procediera, como la política de devolución o los plazos de garantía.

2.3. Tipos específicos de recibos

Los recibos pueden utilizarse en multitud de situaciones y ocasiones ya que sirven como justificante del pago de cualquier cantidad o la entrega de cualquier cosa.

En el ámbito de los arrendamientos de vivienda, las partes pueden haber pactado que el propietario de una vivienda entregue al inquilino un justificante del pago de la renta del alquiler o de otros gastos relacionados con el mismo (luz, agua, gastos de comunidad, etc.). Este recibo o justificante de la renta o alquiler puede ser entregado por cualquier medio al arrendatario inquilino (correo simple, entregado en mano, email, fax, etc). Para este tipo de situaciones, se debería utilizar el recibo de pago de la renta de alquiler de vivienda.

Por otro lado, cuando un particular o una empresa (persona física o jurídica) quiera acreditar que otra persona (física o jurídica) ha cumplido con su obligación de pagar una deuda que tenía contraída con ella, se debería utilizar el recibo y finiquito del pago de una deuda. Este documento está adaptado para acreditar el pago de una deuda en dinero, así como para acreditar el cumplimiento de cualquier otro tipo de obligación (entrega de un bien, prestación de un servicio, etc.). La deuda puede derivarse de un contrato formalizado entre las partes (por ejemplo, de un contrato de préstamo de dinero entre particulares, de compraventa de bienes u otro) o tener otro origen (y, haber sido su existencia, en su caso, acreditada en un reconocimiento de deuda firmado por el deudor o por el deudor y el acreedor).

3. ¿Qué es una factura?

3.1. Definición de factura

La factura es un documento mercantil con fines tributarios en el cual se indica toda la información acerca la compra de un bien o servicio. Aunque la factura no es importante de cara a la venta de bienes o servicios a consumidores, sí que tiene mucha importancia en transacciones mercantiles ya que es un documento obligatorio. Por tanto, cuando el comprador (el cliente) sea una persona jurídica o autónomo, será imprescindible que el proveedor expida una factura al cliente.

Este documento permite dejar constancia de la operación de compra de un producto o prestación de un servicio realizada entre las partes. La factura se entrega al cliente antes de que se efectúe el pago, por lo que puede entenderse como una solicitud de pago, pero, cuando se trate de una transacción mercantil, su emisión siempre será obligatoria por parte de la empresa proveedora.

Ejemplo: la empresa A se dedica a la venta de madera, y vende el kilo de madera a 10 euros. La empresa B se dedica a la construcción de muebles, y encarga a la empresa A cinco toneladas de madera. Por tanto, la empresa A deberá enviar a la empresa B una factura con toda la información de la operación comercial, incluyendo el precio final (50.000 euros), y los impuestos. Tras la emisión de la factura, la empresa B hará una transferencia bancaria.

La factura tiene validez jurídica y fiscal para ambas partes. Respecto a la validez legal, en caso de incumplimiento de alguna de las partes, la factura servirá como comprobante de las condiciones acordadas. Por otro lado, respecto a la validez fiscal, las facturas sirven para que el proveedor justifique que ha realizado una operación comercial, para después pagar unos impuestos. Por tanto, en caso de discrepancia con Hacienda respecto a las declaraciones fiscales, este documento servirá como prueba.

3.2. ¿Cómo hacer una factura?

Las facturas son documentos mucho más completos que los recibos. Los datos imprescindibles son los siguientes:

  • En primer lugar, deberán contener todos los datos del proveedor (nombre o razón social, dirección, y NIF) así como los datos del comprador (nombre o razón social, dirección, y NIF);
  • En segundo lugar, deberán incluir toda la información acerca de la compraventa mercantil, es decir, se deberá especificar detalladamente todos los productos o servicios prestados incluyendo el precio unitario sin impuestos;
  • En tercer lugar, se tendrá que especificar el precio original de cada uno de ellos, y los impuestos de manera desglosada. El IVA variará en función del bien o servicio comprado (en la mayoría se incluye un 21%, aunque también puede ser del 10% o del 4%).
    • Si quien realiza la factura es un profesional autónomo (aquellos cuyas actividades estén incluidos en las secciones segunda y tercera del Impuesto de Actividades Económicas) y el destinatario es otra empresa u otro autónomo (nunca un particular), entonces la factura deberá contener el porcentaje de retención del IRPF (un 15%, aunque en el caso de altas recientes en el RETA es de un 7%, durante los tres primeros años). En todo caso, se especificará claramente el importe total (la suma del precio original + IVA (- IRPF));
  • En cuarto lugar, cada factura tiene que tener un número de factura que deberá ser correlativo (es decir, si empezamos con el número 1, la siguiente factura deberá ser el número 2, aunque se trate de otro cliente);
  • En quinto lugar, todas las facturas deberán tener la fecha de la emisión.
  • En sexto lugar, se deberá especificar el medio en donde el proveedor quiere recibir el pago. Se puede poner una cuenta bancaria por ejemplo.

3.3. Tipo específico de factura: la factura simplificada

La Agencia Tributaria permite que las pymes y autónomos emitan facturas simplificadas en vez de facturas completas cuando realicen operaciones pequeñas. Las facturas simplificadas es lo que antes se conocía como tique de compra.

Este tipo de facturas solo pueden expedirse si se cumplen una serie de supuestos. En primer lugar, el importe no puede superar los 400 euros (IVA incluido). En segundo lugar, se permite emitir facturas simplificadas en algunas operaciones que no excedan de los 3.000 euros, siempre y cuando la actividad consista en:

  • Ventas al por menor de bienes muebles corporales o semovientes a particulares
  • Ventas o servicios en ambulancias
  • Ventas o servicios a domicilio
  • Transporte de personas y equipajes
  • Servicios de hostelería y restauración de bares y restaurantes o suministro de comidas y bebidas a consumir en el momento
  • Salas de baile y discotecas
  • Locutorios
  • Peluquerías y salones de belleza
  • Uso de instalaciones deportivas
  • Revelado de fotografías y/o servicios prestados por estudios fotográficos
  • Videoclubs
  • Aparcamiento de vehículos
  • Lavanderías y tintorerías
  • Peaje en autopistas

Las facturas simplificadas también deberán contener una serie de datos imprescindibles para que tengan validez legal:

  • Nombre y apellidos (caso de autónomos) o razón social del proveedor, además de su NIF.
  • El número de factura correlativo.
  • La fecha de emisión.
  • Una identificación de los bienes y servicios propios de la operación (pero no una descripción completa).
  • Tipo impositivo de IVA.
  • Importe total a pagar por el cliente.

Además, en caso de que el cliente sea un empresario o profesional, deberán aparecer también sus datos (NIF, nombre, apellidos, y domicilio), así como el porcentaje de retención del IRPF. Esto se debe a que necesitará esta factura para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

4. Principales diferencias entre un recibo y una factura

Tras explicar en los apartados anteriores los conceptos de recibo y factura, y el contenido de cada uno de ellos, podemos proceder a recopilar las principales diferencias.

En primer lugar, la factura solo se usa en el contexto de relaciones comerciales (es decir, de compraventas de bienes o servicios); en cambio, el recibo se puede usar en cualquier contexto (para acreditar el pago del alquiler de una vivienda, para acreditar el pago de una cantidad debida, etc.).

En segundo lugar, mientras que la factura es completamente obligatoria en operaciones comerciales entre empresas, el recibo es meramente informativo. No obstante, cuando el cliente es un consumidor, ocurre justamente lo contrario, volviéndose el recibo obligatorio e innecesaria la factura.

En tercer lugar, mientras que el recibo se emite por el proveedor siempre una vez que el cliente ha pagado el bien o el servicio, la factura se emite antes de que se efectúe el pago. Por tanto, la factura puede entenderse como una solicitud de pago mientras que el recibo es un comprobante del pago realizado.

En cuarto y último lugar, la factura es un documento más complejo al contener información más detallada y tener finalidad tributaria. Se deberá especificar concretamente todos los datos del proveedor y del comprador, así como una descripción detallada de los bienes o productos comprados, y su precio desglosado.

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