Termo aditivo ao contrato de trabalho sobre proteção de dados pessoais

Por meio do termo aditivo ao contrato de trabalho sobre proteção de dados pessoais, o empregador:

• informa ao empregado sobre suas práticas relacionadas à proteção dos dados pessoais do empregado, cumprindo com seu dever de transparência;
• impõe ao empregado obrigações relacionadas à proteção de dados pessoais com que venha a ter contato durante a vigência de seu contrato de trabalho.

Este documento pode ser utilizado pelo empregador que já possui um empregado contratado e deseja atualizar os termos do contrato, incorporando disposições sobre proteção de dados pessoais. Este documento não deve, no entanto, ser utilizado para a contratação de novos funcionários.

Prestação de informações

Do ponto de vista da prestação de informações, este modelo permite que o empregador informe ao empregado sobre:

• as finalidades do tratamento de seus dados pessoais, bem como sua forma e duração;
• as responsabilidades do empregador em relação aos dados pessoais do empregado;
• a existência de operadores que tratam os dados pessoais do empregado e suas responsabilidades;
• os direitos do empregado enquanto titular de dados pessoais.

No caso dos operadores (pessoas físicas ou jurídicas que realizam o tratamento de dados pessoais em nome do controlador, que, no caso, será o empregador), o modelo prevê que, se existirem, uma lista de operadores deverá ser anexada ao aditivo contratual, incluindo os dados pessoais por eles tratados e as atividades por eles realizados.

Além disso, o documento permite que o empregador descreva as finalidades e formas pelas quais trata dados pessoais do empregado inseridos por padrão no modelo, quais sejam:

• dados de qualificação (ex.: nome, endereço, documentos etc.);
• dados sobre atividades realizadas pelo empregado no âmbito de seu trabalho (ex.: função, atividades realizadas no dia a dia etc.);
• dados financeiros (ex.: dados bancários, valores recebidos a título de salário etc.);
• dados de saúde, dados biométricos (ex.: impressão digital, biometria para fins de reconhecimento facial etc.);
• imagem;
• dados relacionados a obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias;
• dados sobre credenciais de acesso a locais e sistemas e endereços eletrônicos corporativos (ex.: login e senha de acesso a sistemas corporativos).

Se o empregador já possuir documentos internos que descrevam os dados pessoais dos empregados que são tratados, incluindo finalidades, formas e prazos de retenção, este documento poderá ser anexado ao termo aditivo, e os dados pessoais inseridos por padrão no documento serão desconsiderados.

Obrigações impostas ao empregado

Quanto às obrigações impostas ao empregado, o modelo prevê que ele deve observar normas e boas práticas de proteção de dados pessoais, seguindo as instruções do empregador a este respeito.

Se já existirem normas internas que estabeleçam regras de boas práticas relacionadas à proteção de dados pessoais ou à segurança da informação (tais como Políticas Internas de Privacidade, Política de Segurança da Informação e procedimentos operacionais), tais normas poderão ser mencionadas e anexadas ao documento.

Como utilizar este documento?

Após integralmente preenchido, o documento deverá ser impresso e assinado pelo empregador, pelo empregado e por duas testemunhas. Sendo pessoa jurídica o empregador, o documento deve ser ser assinado por pessoa autorizada (por exemplo, um representante legal ou um procurador com poderes para praticar este ato).

Assinada, a declaração poderá ser encaminhada àquele que a solicitou ou ao interessado, de acordo com o caso concreto.

Casos em que este documento não deve ser utilizado

• Empregados estrangeiros

É possível que a utilização de dados pessoais de empregados estrangeiros, pelo empregador, esteja sujeita a normas internacionais. Sendo assim, este documento não deve ser utilizado se houver empregados estrangeiros.

• Grandes empresas ou empresas complexas

Este documento não deve ser utilizado por grandes empresas ou por empresas cujos empregados exerçam funções muito variadas ou cuja complexidade organizacional seja elevada.

• Outros casos

Antes de utilizar este documento, o interessado deve estar seguro de que suas disposições se aplicam ao seu caso. Havendo dúvidas, deverá consultar um profissional especializado em proteção de dados pessoais.

O Direito aplicável

A proteção de dados pessoais, no Brasil, é regida pela Lei Federal nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD).

Como editar o modelo?

Você preenche um formulário. O documento é redigido diante dos seus olhos, conforme as suas respostas.

No fim, você o recebe nos formatos Word e PDF. Você pode editá-lo e reutilizá-lo.