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¿Cuáles son las principales obligaciones de los trabajadores autónomos?

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Última revisión: 30 de abril 2020
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Categoría: Actividad comercial
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Al igual que ocurre en el caso de las sociedades, tal y como se recoge en la guía "¿Cuáles son las obligaciones de una sociedad limitada?", los trabajadores autónomos o empresarios individuales (también conocidos como trabajadores por cuenta propia) se encuentran obligados a cumplir con una serie de obligaciones para poder prestar sus servicios. Estas obligaciones se pueden clasificar según su contenido, destacando las obligaciones de carácter fiscal, las obligaciones derivadas de la Seguridad Social y las obligaciones contables o de gestión. A continuación, se analizarán cada uno de estos tipos de obligaciones:

Al inicio de su actividad económica, el empresario puede decidir llevar a cabo su actividad a través de una sociedad (ya sea a través de una sociedad limitada, sociedad anónima, sociedad profesional, entre otras mencionadas en nuestra guía "¿Cuál es el tipo de sociedad más adecuado para mi negocio?") o bien simplemente prestar su actividad como autónomo registrado ante Hacienda. En los puntos posteriores se mencionarán las principales obligaciones que se deberá asumir en este último caso.

1. Obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales se refieren a todas las derivadas de los impuestos que debe pagar un trabajador autónomo por llevar a cabo su actividad (IRPF, IVA, etc.). En este punto, se debe distinguir entre las obligaciones que deben cumplir todos trabajadores al inicio de su actividad como trabajador autónomo y las obligaciones periódicas que el trabajador autónomo deberá cumplir en tanto que se encuentre dado de alta en Hacienda.

1.1 Obligaciones iniciales de los trabajadores autónomos ante Hacienda

En primer lugar, una vez el trabajador ha decidido comenzar a llegar a cabo su actividad como autónomo, deberá solicitar su alta en Hacienda. Esta alta se deberá solicitar mediante la cumplimentación del denominado Modelo 036-037 de Declaración Censal.

En el caso de que hayan transcurrido dos años desde el inicio de la actividad del trabajador, y haya facturado más de 1.000.000 euros en su primer año de actividad, se deberá dar de alta en el denominado Impuesto de Actividades Económicas mediante el denominado Modelo 840 de declaración del Impuesto sobre Actividades Económicas.

En el caso de que se produzca cualquier cambio en la actividad del trabajador, incluso el fin de su actividad, se deberá comunicar estos aspectos mediante el denominado Modelo 036-037.

1.2 Obligaciones periódicas de los trabajadores autónomos con Hacienda

Una vez registrado en Hacienda, el trabajador autónomo quedará obligado a la presentación de los siguientes impuestos:

1.2.1 Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Los ingresos de los trabajadores autónomos tributarán en el IRPF. Ahora bien, se recogen distintas formas en las que se podrán estimar la cantidad correspondiente al pago de este impuesto:

1.2.1.1 Estimación directa

Mediante este régimen, el trabajador tributará de forma proporcional a sus beneficios. Es decir, la cantidad total a pagar en concepto de IRPF se calculará como la diferencia entre los ingresos y los gastos (ingresos - gastos).

En este punto, es importante señalar que no se pueden incluir todos los gastos a la ahora de calcular el beneficio, sino que únicamente se podrán restar los denominados gastos deducibles. Estos gastos son los que de acuerdo a la legislación vigente se pueden restar a los ingresos a la hora de calcular el beneficio sobre el que se aplicará este impuesto (p. ej. gastos de la Seguridad Social, compra de bienes para llevar a cabo la actividad, alquiler de oficinas o instalaciones, etc.).

1.2.1.2 Estimación directa simplificada

Al igual que en la estimación directa normal, la cantidad total a pagar en impuestos se calculará como la diferencia entre los ingresos y los gastos, pero su cálculo será más sencillo. Así, el cálculo de las amortizaciones (las depreciaciones estimadas de todos los bienes utilizados en la actividad como puede ser, por ejemplo, una furgoneta de trabajo o las herramientas empleadas en el mismo) se calcula aplicando el mismo porcentaje durante los años que dure su amortización y no será obligatorio llevar una contabilidad detallada (no se deberá llevar un libro diario ni preparar cuentas anuales).

El trabajador autónomo se podrá acoger a este régimen siempre que:

  • Las actividades que desarrolle no estén acogidas al régimen de estimación objetiva que se mencionará a continuación.
  • El total de ingresos del trabajador no haya superado los 600.000 euros anuales en el año inmediatamente anterior.
  • No se haya renunciado de forma expresa a la aplicación de este régimen simplificado.

En general, la mayoría de los trabajadores autónomos tributarán por este régimen salvo aquellos que tengan una gran facturación o que puedan facturar por el régimen de estimación objetiva.

Tanto en la estimación directa normal como en la simplificada el trabajador autónomo realizará el pago del IRPF de forma fraccionada. Así, se realizará el pago de un 20% de los rendimientos obtenidos en cada trimestre (mediante la presentación del Modelo 130 para pago fraccionado de forma trimestral). Este modelo se presentará al final de cada trimestre entre el 1 y 20 de abril, julio y octubre, y entre el 1 y 30 de enero del año siguiente. Este formulario se deberá presentar incluso si no se han obtenido ingresos durante el trimestre.

1.2.1.3 Estimación objetiva o por módulos

Se trata de un régimen de cálculo que permite determinar de forma sencilla la cantidad a pagar de acuerdo a estimaciones llevadas a cabo por Hacienda para un sector concreto (p. ej. actividades de restauración, ganaderas o servicios de peluquerías). Únicamente se podrán acoger a este régimen los autónomos que cumplan con una serie de requisitos:

  • Desarrollen una actividad cuya estimación se pueda acoger a este régimen de acuerdo a lo dispuesto en la orden del Ministerio de Hacienda que regula la estimación objetiva del IRPF.
  • El volumen de rendimiento no debe ser superior a las 250.000 euros anuales y el volumen de compra de bienes o de contratación de servicios (sin incluir las inversiones en la propia actividad) no debe superar los 250.000 euros.

En estos casos, el trabajador deberá realizar el pago del impuesto de forma fraccionada mediante la presentación del Modelo 131 de pago fraccionado en estimación objetiva. Este modelo se presentará al final de cada trimestre entre el 1 y 20 de abril, julio y octubre, y entre el 1 y 30 de enero del año siguiente. En el mismo se calculará el rendimiento neto de acuerdo a las tablas o módulos establecidos por la administración, que se podrá reducir en el caso de que el trabajador autónomo haya hecho inversiones en el negocio (p. ej. los gastos de reforma del local donde presta su actividad).

1.2.2 Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El IVA grava todas las operaciones comerciales en las que el trabajador autónomo actúa como profesional, es decir, desarrollando su actividad económica. El inicio de la actividad como trabajador autónomo no implica la obligación de tributar por este impuesto. Se deberá únicamente presentar las correspondientes declaraciones de IVA si el trabajador lleva a cabo actividades profesionales (es decir, realiza una actividad económica como puede ser la producción de bienes, la prestación de servicios, etc., excepto las actividades no sujetas y exentas) que se encuentra sujeta a este impuesto.

Por ejemplo, si el trabajador se dedica a la carpintería, cada vez que se realiza la compra de maquinaria o materias para su actividad o tenga lugar la venta de uno de sus productos, la operación estará sujeta a IVA y deberá presentar la correspondiente documentación, mientras que si vende un vehículo de la empresa no relacionado con su actividad de carpintería a un tercero no se encontrará sujeto al pago de este impuesto.

Una vez iniciada la actividad, el trabajador quedará obligado a la presentación de forma trimestral mediante el Modelo 303 de Autoliquidación, así como el Modelo 390 de Declaración de Resumen Anual donde se recoge el resumen anual del pago del IVA. En ambos formularios se indicará el total de IVA soportado, es decir, pagado al realizar el abono de las facturas recibidas y el IVA repercutido en sus facturas emitidas en favor de los clientes.

Para poder llevar a cabo todas las gestiones con Hacienda y las demás administraciones de forma telemática, incluida la presentación de las declaraciones de impuestos, el trabajador autónomo deberá o bien contar con un certificado electrónico o bien con el denominado número clave.

2. Obligaciones derivadas de la Seguridad Social

Las obligaciones derivadas de la Seguridad Social son todas aquellas derivadas por registrarse en el Régimen Económico de Trabajadores Autónomos (RETA), así como por la propia contratación de trabajadores por parte del autónomo. Al igual que en el caso anterior, se puede distinguir en este caso entre las obligaciones iniciales de todas aquellas personas que decidan iniciar su actividad como trabajador autónomo, y todas aquellas obligaciones que deberá seguir cumpliendo mientras se encuentre de alta en el régimen de autónomos.

2.1 Obligaciones iniciales de los trabajadores autónomos ante la Seguridad Social

Al igual que en el caso anterior, la primera obligación de los trabajadores autónomos en relación con la Seguridad Social es la obligación de inscribirse en el Régimen Especial de los Trabajadores Autónomos (RETA). Esta inscripción se deberá llevar a cabo mediante la presentación del Modelo TA.0521 de Solicitud de alta/baja/variación en el Régimen Especial de Autónomos.

Los trabajadores autónomos se podrán registrar en el Régimen especial de Trabajadores autónomos dependientes siempre que realicen una actividad profesional de forma habitual en favor de un cliente del cual perciben una remuneración de más de un 75% de sus ingresos junto a otros requisitos. Se recoge mayor información sobre este régimen especial en la guía "¿Cuáles son las diferencias entre un contrato de trabajo y un contrato de prestación de servicios?".

2.2 Obligaciones periódicas de los trabajadores autónomos ante la Seguridad Social

Una vez registrado ante la Seguridad Social, el trabajador quedará obligado al pago de la denominada cuota de autónomos. Al inicio, el trabajador comenzará pagando una tarifa plana de 60 euros mensuales, que irá ascendiendo durante un período de 24 meses. Tras dicho período, la cuota del trabajador autónomo ascenderá a un total de 283,22€.

En concreto, la cuota del trabajador autónomo ascenderá a 60€ de los meses 1 a 12 desde que realizó su alta; 142,13€ a de los meses 13 a 18; y a un total de 195,59€ de los meses 19 a 24 desde el alta. A partir del siguiente mes, el trabajador deberá pagar la cuota completa que asciende a 283,82€.

En todo caso, este se trata del régimen general, pudiendo existir ciertas situaciones especiales que permitan reducir la cuota, como son los siguientes casos:

  • Trabajadores autónomos que prestan sus servicios en poblaciones que cuentan con menos de 5.000 habitantes: disfrutarán de una cuota reducida de 60 euros durante los 24 primeros meses desde que inicien su actividad por cuenta propia.
  • Trabajadores autónomos con discapacidad, así como víctimas de violencia de género o de terrorismo: tendrán derecho a una bonificación (reducción) en un 50% de su cuota durante un período total de cuatro años.
  • Trabajadores autónomos jóvenes (hombres menores de 30 años o mujeres menores de 35 años): podrán solicitar una bonificación del 30% sobre la cuota mensual (en el caso de que haya iniciado su actividad hace menos de un año, el trabajador disfrutará de la cuota reducida de 60 euros durante 12 meses, y posteriormente se aplicará la mencionada bonificación del 30%).
  • Trabajadoras autónomas que hubieran tenido que cesar su actividad por maternidad y se reincorporen a su actividad en los dos siguientes años desde el nacimiento de su hijo/a: pagarán una cuota fija de 60 euros desde su reincorporación a la actividad durante los 12 meses siguientes.

En el caso de que el trabajador autónomo realice la contratación de empleados deberá cumplir a su vez con todas las obligaciones relacionadas con el pago de cotizaciones, igual que realizaría cualquier otro tipo de empresa o ente. Se recoge más información sobre este punto en nuestra guía "¿Cuáles son las obligaciones de una sociedad limitada?".

3. Obligaciones contables y de gestión

Al igual que ocurre en el caso de las sociedades, los trabajadores autónomos deberán mantener un control de los ingresos y gastos derivados de su actividad. Es importante el control de estos datos ya que la cantidad total a pagar en impuestos dependerá del beneficio declarado.

En concreto, los trabajadores autónomos sujetos al régimen de estimación directa deberán mantener de forma actualizada los siguientes libros:

  • Libro de Ventas e Ingresos: En este libro se recogen de forma ordenada todas las facturas emitidas por el autónomo (es decir, facturas que suponen un ingreso para el mismo). En la misma se deberá recoger toda la información de los destinatarios, así como su cantidad total facturada y el concepto por el que se factura.
  • Libro de Compras y Gastos: En este caso, se deben recoger de forma ordenada todas las facturas que se han emitido a nombre del trabajador autónomo (es decir, facturas que suponen un gasto para el trabajador). En la misma se deberá recoger toda la información del emisor de la factura, así como su cantidad total y su concepto
  • Libro Registro de Bienes de Inversión: En este libro se deberán recoger todas las inversiones, es decir compra de bienes para ser utilizados por el trabajador autónomo durante su actividad (p. ej. la compra de una furgoneta para llevar a cabo la actividad).

Si además el trabajador autónomo se encuentre sujeto al régimen de estimación directa normal, deberá llevar al día el denominado libro diario (donde se recogen todos los asientos contables de todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa), así como el libro inventario y de cuentas anuales donde se recogerá el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria, entre otros.

En el caso de que el trabajador autónomo esté sujeto al régimen de estimación objetiva, no estará obligado a la llevanza de libro contable alguno. Su única obligación será realizar el pago de impuestos en la cantidad que establezca la administración y la de mantener todos los justificantes de ingresos o de gastos (p. ej. facturas de compras de materiales).

4. Consecuencias para el trabajador autónomo del incumplimiento de las obligaciones anteriores

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones anteriores dará lugar importantes sanciones por parte de las autoridades fiscales (Hacienda) o de la Seguridad Social (Tesorería General de la Seguridad Social).

De esta forma, en el caso de que la administración detecte cualquier incumplimiento, se abrirá un proceso de inspección donde se determinarán las cantidades debidas en concepto de impuestos, cotizaciones, etc, así como se analizará el cumplimiento de sus obligaciones contables. Una vez estimada la cuantía de las cantidades debidas, se deberá realizar el pago de recargos (intereses por el retraso en el cumplimiento de su obligación) cuyo porcentaje oscilará del 5% al 20% de la cantidad adeudada dependiendo del tiempo total de retraso en el cumplimiento de la obligación. Por último, se deberá afrontar la correspondiente sanción que dependerá de la gravedad del incumplimiento.

En los casos más graves, el profesional autónomo puede llegar a asumir responsabilidad penal si las cantidad defraudada supera la cifra de los 120.000 euros.

5. Conclusión

La actividad del trabajador autónomo se encuentra sujeta al cumplimiento de una serie de obligaciones, en concreto, obligaciones de índole fiscal, obligaciones relacionadas con la Seguridad Social y obligaciones contables o de gestión.

Dentro del cumplimiento de las obligaciones fiscales, la principal será solicitar su alta en el inicio de su actividad ante Hacienda y presentar las correspondientes declaraciones de forma periódica de IRPF y de IVA en su caso.

En relación con la Seguridad Social, la principal obligación del trabajador será el pago de la conocida como cuota de autónomos. La cuantía de la misma dependerá de la fecha de alta del trabajador ante la Seguridad Social y su situación personal.

Por último, en referencia a sus obligaciones contables, el trabajador que tribute por el régimen de estimación directa o estimación directa simplificada deberá mantener de forma actualizada todos los libros de facturas y de registro de bienes de inversión en su caso, debiendo asumir mayores obligaciones contables en el caso de que tribute a través del régimen de estimación directa normal.

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