26 de diciembre 2023
Índice
26 de diciembre 2023
Una de las principales obligaciones de cualquier empleador es la de realizar el pago, dentro del periodo correspondiente, del salario a cada uno de sus trabajadores como remuneración de los servicios prestados en favor de la empresa. Asimismo, junto a esta obligación de pago del salario, el Estatuto de los Trabajadores exige que el empleador facilite un justificante del salario abonado, también conocido como nómina, en el que se detallen cada uno de los conceptos que forman la cantidad total abonada por el empleador como salario en favor del trabajador. En relación con esta obligación, surge la siguiente pregunta, ¿Qué ocurre si el empleador no facilita al trabajador la nómina del salario recibido o si se niega a entregársela al trabajador?
A continuación, se tratará de resolver esta cuestión, analizando en qué consiste la obligación del empleador de entregar las nóminas, así como el contenido esencial que debe contener dichas nóminas para garantizar su plena validez:
Tal y como hemos indicado al inicio de esta guía, sí, el empleador debe entregar una nómina a cada uno de sus trabajadores. Así, el empleador está obligado no solo a realizar el pago del salario que le corresponde a cada empleado, sino que además debe hacer entrega de su nómina, de tal forma que sirva de justificante del pago realizado y que permita detallar o informe de cada uno de los conceptos que componen el salario del trabajador.
La obligación de facilitar las nóminas a cada uno de los trabajadores aparece recogida en el Estatuto de los Trabajadores. Así, su incumplimiento podrá ser motivo de sanción, tal y como se señalará posteriormente.
La preparación de la nómina se deberá hacer de forma mensual, aunque si el pago del salario se realiza en otros periodos inferiores (p. ej. cada dos semanas), el empleador deberá preparar una nómina por cada pago de salario realizado.
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social aprobó hace unos años un modelo oficial de nómina que el empleador puede seguir a la hora de preparar el justificante de pago de sus trabajadores. Este modelo se puede utilizar para cualquier tipo de trabajador y actividad, salvo que en el convenio colectivo aplicable se recoja otro modelo de nómina o que el convenio exija la inclusión de otra información adicional en la nómina.
Siguiendo este modelo oficial, la nómina debe incluir la siguiente información básica para garantizar el cumplimiento pleno de su función informativa:
En todo caso, el trabajador puede solicitar un aumento en el porcentaje de retención que se aplica sobre su salario.
No es obligatorio el uso concreto del borrador de nómina recogido en la orden detallada anteriormente. Se puede utilizar cualquier otro modelo de nómina, siempre que recoja la información detallada en los puntos anteriores, y garantice al trabajador el acceso a la información de su salario de una forma sencilla y transparente.
Sí, el trabajador puede reclamar a su empleador la entrega de sus nóminas. En concreto, los trabajadores tienen el derecho a reclamar salarios pendientes de pago durante un año, por lo que también pueden reclamar durante dicho periodo la entrega de la correspondiente nómina en el caso de que el empleador no la hubiera puesto a su disposición.
Así, el trabajador puede acudir a su superior o a la persona encargada del departamento de personal para reclamar la entrega de las nóminas. El trabajador también puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo y Seguridad Social para reclamar el pago de las nóminas, e incluso, acudir a la vía judicial para solicitar la entrega de este documento.
El empleador está obligado a remitir o facilitar las nóminas de tal forma que el trabajador pueda acceder a las mismas de una forma sencilla. En concreto, el empleador tiene libertad para remitir la nómina de cualquiera de las siguientes maneras o formas de entrega:
El empleador puede utilizar cualquier otra vía similar a las anteriores (p. ej. a través de una aplicación en el teléfono móvil, siempre que el sistema no sea muy complejo o dificultoso para el trabajador).
El empleador debe poner a disposición del trabajador su nómina en el mismo momento que se produce el devengo del salario.
El empleador debe preparar la nómina cada mes o, en su caso, cada salario correspondiente en periodos inferiores a un mes (p. ej. si el pago se realiza cada 15 días, el empleador debe realizar la entrega de la nómina cada 15 días), incluso si, por el motivo que sea, no ha podido hacer frente al pago de la misma.
Tal y como hemos mencionado anteriormente, el empleador se encuentra obligado a la entrega de las nóminas en favor de cada trabajador. Es por ello que el incumplimiento de su entrega al trabajador tras el pago del salario es sancionable.
En concreto, este incumplimiento se considera una infracción leve, por lo que el empleador puede ser sancionado con una multa pagadera a la Administración que oscila de 60 a 625 euros (la gravedad depende de distintos factores, como puede ser el número de trabajadores afectados por este incumplimiento, el periodo de tiempo durante el cual el empleador ha incumplido su obligación de preparar las nóminas, etc.). Esta sanción se impondrá independientemente de otras sanciones adicionales que se pueden incluir, como puede ser por el hecho de no se hayan registrado correctamente las horas de trabajo realizadas por cada trabajador, el hecho de que no se hayan abonado correctamente las cotizaciones de los trabajadores, etc.
El empleador está obligado a conservar cada una de las nóminas de sus trabajadores de tal forma que pueda hacer frente a posibles reclamaciones que los trabajadores puedan realizar sobre su salario o de la Tesorería de la General Social sobre las cotizaciones de la Seguridad Social abonadas por cada trabajador. En concreto, los trabajadores tienen un plazo de hasta un año para reclamar posibles salarios no abonados. Asimismo, la Tesorería General de la Seguridad Social dispone de un plazo de hasta cuatro años para reclamar posibles impagos de retenciones a la Seguridad Social.
Siguiendo lo anterior, el empleador debe conservar la nóminas durante un mínimo de cuatro años para poder hacer frente a posibles reclamaciones de tanto los trabajadores, como de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Los empleadores se encuentran obligados no solo a realizar el pago de los salarios correspondientes a cada trabajador, sino también a realizar la entrega de una nómina en la que se detalle el salario abonado y todos sus conceptos, y que sirva como justificante del pago.
La nómina debe ser clara, recogiendo la información esencial sobre la cantidad total abonada en favor del trabajador, destacando la remuneración total del trabajador, el número de horas trabajadas y las cotizaciones y retenciones que el empleador ha pagado en favor del trabajador. El incumplimiento de la entrega de este documento se considera como infracción leve sancionable con una multa de 60 a 625 euros.