26 avril 2019
26 avril 2019
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Le dépôt des comptes annuels fait partie des obligations légales d'une entreprise lorsqu'elle exerce ses activités sous la forme d'une société commerciale. A cette fin, le ou les dirigeants de la société doivent établir la documentation de présentation des comptes annuels de la société, qui sera soumise à l'approbation des associés ou actionnaires. Le formalisme de la procédure d'approbation est renforcé pour les SARL et les SA, dont les associés ou actionnaires doivent se réunir en assemblée générale. Pour les SAS, la procédure est plus souple, et librement fixée dans les statuts. Les documents comptables et juridiques résultant de cette approbation sont ensuite soumis au greffe du Tribunal de commerce pour enregistrement.
Après la clôture de son exercice social à la date prévue par ses statuts (généralement le 31 décembre), la société doit procéder à l'établissement de ses comptes. Ce sont les dirigeants (gérant, conseil d'administration, etc.) de la société qui sont responsables pour l'établissement de la documentation comptable (généralement avec l'assistance d'un expert comptable). Les documents qui seront présentés aux associés ou actionnaires se composent principalement :
Rapport de gestion - le rapport de gestion est un document obligatoire, établi par la direction afin de présenter aux associés ou actionnaires la situation économique et comptable de la société. Il comporte obligatoirement les mentions suivantes :
Ce rapport est toutefois facultatif pour les petites entreprises :
L'approbation des comptes d'une SARL ou d'une SA doit obligatoirement avoir lieu en assemblée générale des associés (SARL) ou actionnaires (SA). Cette assemblée doit avoir lieu une fois par an, dans un délai de six mois suivant la clôture de chaque exercice comptable (donc généralement le 30 juin).
L'associé ou actionnaire qui ne peut pas se déplacer doit donner procuration à un mandataire pour le représenter (en pratique il s'agira souvent d'un autre associé).
Remarque : pour les SA, les statuts peuvent autoriser la tenue de l'assemblée générale par visioconférence ou par tout moyen de télécommunication permettant l'identification des actionnaires.
Convocation - Les dirigeants (gérant, conseil d'administration...) sont responsables pour la convocation des associés ou actionnaires à se présenter à l'assemblée générale.
Remarque : en cas de carence des dirigeants, le commissaire aux comptes, s'il existe, peut convoquer l'assemblée. En outre, tout associé ou actionnaire a le droit de demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de fixer son ordre du jour.
Cette convocation a lieu par lettre recommandée avec accusé de réception, quinze jours au moins avant la tenue de l'assemblée. La lettre de convocation doit indiquer :
Remarque : pour les SA dont toutes les actions ne sont pas nominatives, c'est-à-dire que l'identité de tous les actionnaires n'est pas inscrite au registre des actions de la société (on parle d'actions au porteur), la convocation doit être réalisée par l'insertion d'un avis de convocation dans un journal d'annonces légales du département du siège social de la société.
La lettre de convocation doit comporter en pièce jointe la documentation des comptes annuels, ainsi que :
Remarque : les associés ou actionnaires peuvent poser des questions écrites aux dirigeants, dans des conditions leur permettant de les étudier et de préparer leur réponse.
Vote - L'assemblée générale se prononce sur l'approbation, le rejet ou la modification des comptes qui lui sont présentés, selon des règles de quorum et de vote qui dépendent du type de société :
Outre l'approbation des comptes, l'assemblée doit statuer sur l'affectation du résultat, c'est-à-dire (lorsqu'il y a bénéfice) le report, la mise en réserve ou la distribution de dividendes.
Remarque : dans les sociétés commerciales les associés ou actionnaires ont l'obligation d'affecter au moins 5% du bénéfice réalisé à la constitution d'une réserve légale, jusqu'à ce que cette réserve atteigne au moins 10% du montant du capital social.
Enfin, dans la pratique cette assemblée est également l'occasion de :
Toutes les décisions prises par l'assemblée sont constatées par un procès-verbal porté sur un registre des décisions des associés ou actionnaires.
La législation applicable à l'approbation des comptes des Sociétés par actions simplifiées est très souple. La loi n'impose pas de délai ni de forme particulière, si ce n'est que l'approbation des comptes de la société doit résulter d'une décision collective des associés.
C'est donc aux statuts de la société de définir les conditions et la procédure applicable. Ils peuvent imposer une réunion obligatoire des associés en assemblée générale, sur le modèle des SARL et SA, mais peuvent également autoriser d'autres modes de décision collective, comme une consultation écrite (par courrier ou email), un acte unanime (signé par tous les associés), une visioconférence, ou une conférence téléphonique.
En pratique, les statuts d'une SAS exigeront également l'établissement d'un procès-verbal des décisions des associés.
Procédure - Une fois les comptes approuvés, la direction de la société dispose d'un délai d'un mois pour procéder à leur dépôt au greffe de son siège social. Le dépôt peut être réalisé en ligne sur le site infogreffe (dans ce cas le délai est prolongé à deux mois).
Le dépôt doit s'effectuer par l'enregistrement d'un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de tous les documents d'approbation des comptes, soit :
Tous les exemplaires présentés doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société.
Confidentialité - Certaines sociétés peuvent demander à bénéficier de la confidentialité de leurs comptes. Cette option est réservée aux micro-entreprises remplissant au moins deux des critères suivants :
La demande de non publication s'effectue par la remise d'une déclaration au moment du dépôt.
Sanctions - L'absence de dépôt des comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €. En outre, dans le cas où cela aurait causé un préjudice à un tiers, celui-ci pourra rechercher à mettre en cause de la responsabilité de la société et/ou de son dirigeant, et leur condamnation à des dommages-intérêts.