Umowa najmu lokalu

Co to jest umowa najmu lokalu?

Umowa najmu lokalu umożliwia właścicielowi lokalu oddanie do używania swojego lokalu innej osobie w stanie przydatnym do umówionego użytku. Najemca zobowiązuje się płacić czynsz oraz utrzymywać lokal w odpowiednim stanie.

Jakie są różne rodzaje umowy najmu lokalu?

Umowa najmu lokalu może dotyczyć:

• lokalu mieszkalnego: lokal powinien m.in. być przystosowany na pobyt w nim ludzi; powinien mieć powierzchnię użytkową nie mniejszą niż 25 m² oraz spełniać wszystkie wymagania budowlane.
• lokalu użytkowego tj. w celach prowadzenia działalności gospodarczej np. jako lokal sklepowy, produkcyjny, magazynowy, jako siedziba firmy, lokal powinien być przystosowany do użytku, sprecyzowanego w umowie.

Ponadto, wyróżniamy umowę najmu lokalu na:

• czas nieokreślony (bez oznaczenia daty końcowej umowy, która wygasa po jej wypowiedzenie przez jedną ze stron umowy);
• czas określony (data końcowa umowy najmu lokalu wynika z treści umowy).

Jaki jest najpopularniejszy rodzaj umowy najmu lokalu?

Najpopularniejszą umową najmu lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego na czas nieokreślony. Dzieje się tak dlatego, że zwykle strony zawierające umowę najmu lokalu mieszkalnego pragną, aby umowa ta trwała jak najdłużej, aby móc spokojnie mieszkać w lokalu. Nie określają więc z góry daty końcowej trwania umowy najmu, licząc na wieloletnią realizację umowy najmu.

Jaka jest różnica między umową najmu lokalu a umową najmu okazjonalnego?

Zarówno umowa najmu lokalu, jak i umowa najmu okazjonalnego, dotyczą oddania lokalu innej osobie, w zamian za płatność czynszu.

Główna różnica polega na tym, że umowa najmu lokalu może dotyczyć zarówno najmu lokalu na cele mieszkaniowe, jak i najmu lokalu użytkowego na cele prowadzenia działalności przez najemcę, bez konieczności określenia daty końcowej umowy najmu oraz bez wymogu dodatkowych formalności, związanych z finalizacją umowy najmu lokalu.

Umowa najmu okazjonalnego wymaga spełnienia wielu dodatkowych warunków m.in. wynajmujący nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, najem jest możliwy jedynie w celach mieszkaniowych na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, a sam fakt zawarcia umowy najmu okazjonalnego generuje obowiązek jej zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego. Egzekucja opróżnienia lokalu po rozwiązaniu umowy najmu lokalu jest sprawniejsza w razie zawarcia umowy najmu okazjonalnego.

Czy sporządzenie umowy najmu lokalu jest obowiązkowe?

Nie. Co do zasady umowa najmu lokalu nie musi być spisana - brak spisania umowy najmu w razie realizacji najmu lokalu oznacza, że strony umówiły się na najem lokalu na czas nieokreślony.

Mimo że prawo nie wymaga zawarcia pisemnej umowy, większość wynajmujących decyduje się na taką opcję. Spisując umowę najmu lokalu, wynajmujący i najemca gwarantują sobie, że są zgodni co do wzajemnych oczekiwań w zakresie najmu. Pisemne umowy chronią zarówno wynajmującego, jak i najemcę, ponieważ ustalają na piśmie dokładne zasady, których należy przestrzegać. W razie potrzeby pisemna umowa najmu może być również wykorzystana w sądzie jako dowód.

Wyjątek dowolności formy sporządzenia umowy najmu lokalu stanowi umowa na czas określony, dłuższy niż 1 rok - wówczas wymagana jest forma pisemna umowy najmu lokalu, a brak zachowania formy pisemnej oznacza, że umowa najmu lokalu została sporządzona na czas nieokreślony.

Kim jest wynajmujący?

Wynajmujący to właściciel lokalu, wynajmowanego w ramach najmu lokalu. Właścicielem lokalu może być zarówno osoba fizyczna (prywatna), jak i podmiot zorganizowany (np. przedsiębiorca jednoosobowy, spółka handlowa, podmiot publiczny itd.).

Kim jest najemca?

Najemca to osoba, która będzie mieszkać w wynajętym mieszkaniu (w razie zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego) albo prowadzić swoją działalność gospodarczą (w razie zawarcia umowy najmu lokalu użytkowego).

Najemcą lokalu może być zarówno osoba fizyczna (prywatna), jak i podmiot zorganizowany (np. przedsiębiorca jednoosobowy, spółka handlowa, podmiot publiczny itd.). Najemca jest obowiązany płacić czynsz wynajmującemu.

Co to jest kaucja?

Kaucja to opłata, jaką najemca przekazuje wynajmującemu w wyniku zawarcia umowy najmu lokalu. Stanowi ona zabezpieczenie ewentualnych roszczeń wynajmującego z tytułu najmu lokalu przez najemcę. Wysokość kaucji nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za lokal. Zwyczajowo wynosi ona równowartość jednomiesięcznego czynszu.

Jeśli w trakcie spisywania protokołu zdawczo - odbiorczego, wynajmujący zauważyłby, że np. lokal ma jakieś widoczne szkody, które nie wynikają z normalnej eksploatacji lub najemca nie uiścił wszystkich wymaganych opłat za użytkowanie lokalu w okresie trwania umowy, wynajmujący może potrącić z kaucji wymaganą sumę pieniędzy. Jeśli najem lokalu przebiegł bez zakłóceń, bez szkód ani bez zaległości pieniężnych, kaucja zostanie zwrócona najemcy nie później niż w terminie 14 dni, od dnia uregulowania ostatniej płatności przez najemcę, związanej z korzystaniem z przedmiotu najmu.

Co to są opłaty eksploatacyjne?

Opłaty eksploatacyjne to opłaty, które najemca będzie płacił wynajmującemu za najem lokalu dodatkowo, poza kwotą czynszu np.:

• czynsz administracyjny czyli czynsz za użytkowanie lokalu, który płaci się Wspólnocie Mieszkaniowej lub Spółdzielni Mieszkaniowej;
• opłaty za zużycie wody;
• opłaty za zużycie energii elektrycznej;
• opłaty za zużycie gazu;
• opłaty za korzystanie z internetu i telewizji;
• opłaty za utylizację śmieci.

Jakie są wymagania przed zawarciem umowy najmu lokalu?

Przed zawarciem umowy najmu lokalu sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera stan ogólny lokalu, jego wyposażenie, stan liczników, określa stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń, znajdujących się w lokalu, w dniu jego wydania, jak też potwierdza sam fakt przekazania lokalu najemcy.

Ponadto, wynajmujący powinien przedstawić najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej. Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię, niezbędną do zaspokojenia potrzeb energetycznych, związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku.

Kto może sporządzić umowę najmu lokalu?

Umowę najmu lokalu sporządza właściciel lokalu, którym może być każda osoba fizyczna (prywatna), jak również podmiot zorganizowany (np. przedsiębiorca indywidualny, spółka handlowa, podmiot publiczny itd.).

Jaki jest czas trwania umowy najmu lokalu?

Umowa najmu lokalu może być zawarta:

• na czas nieokreślony - wygasa w razie jej wypowiedzenia przez jedną ze stron;
• na czas określony - wygasa automatycznie, z upływem okresu, na jaki została zawarta.

Strony mogą również postanowić w umowie najmu, że umowa na czas określony może zostać wypowiedziana przed terminem, na jaki została zawarta. Jeśli takiego zapisu w umowie terminowej nie ma, wówczas umowa terminowa nie może być wypowiedziana przed upływem okresu, na jaki została zawarta.

Na temat rozwiązania umowy najmu można przeczytać w przewodniku prawnym na temat: Jak rozwiązać umowę najmu mieszkania oraz Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy najmu lokalu?

Co należy zrobić po sporządzeniu umowy najmu lokalu?

Umowę najmu lokalu można zawrzeć w formie dokumentowej, w formie pisemnej albo w formie elektronicznej.

Aby sporządzić umowę najmu lokalu w formie dokumentowej należy przygotowaną umowę wysłać w postaci elektronicznej drugiej stronie umowy np. za pomocą e-maila, za pomocą sms, za pomocą innego komunikatora elektronicznego lub innej aplikacji. Druga strona, jeśli nie zgadza się z zawarciem umowy, powinna natychmiast wyrazić swój sprzeciw, w tej samej formie, w jakiej otrzymała umowę albo też potwierdzić chęć jej zawarcia.

W celu zachowania formy pisemnej należy wydrukować umowę, a następnie każda ze stron powinna złożyć swój odręczny podpis na 2 egzemplarzach umowy. Każda strona zachowuje jeden egzemplarz umowy najmu lokalu w dokumentacji prywatnej. Sporządzenie umowy w formie pisemnej jest bezpieczniejsze ze względu na wartość dowodową, jaką ma umowa pisemna.

Umowa najmu lokalu przewidziana na okres dłuższy, niż 1 rok musi być zawarta w formie pisemnej - w przeciwnym razie jest uważana za umowę zawartą na czas nieokreślony.

Można również sporządzić dokument w formie elektronicznej, co oznacza, że obydwie strony powinny podpisać umowę własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Co należy dołączyć do umowy najmu lokalu?

Od 28 kwietnia 2023 r. do umowy najmu lokalu należy dołączyć świadectwo charakterystyki energetycznej, które określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb energetycznych, związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku, czyli energii na potrzeby ogrzewania i wentylacji, przygotowania ciepłej wody użytkowej, chłodzenia, a w przypadku budynków niemieszkalnych również oświetlenia.

Dzięki informacjom zawartym w świadectwie charakterystyki energetycznej najemca może określić orientacyjne roczne zapotrzebowanie na energię, a tym samym koszt utrzymania związany ze zużyciem energii.

Świadectwa charakterystyki energetycznej mają pomóc w osiągnięciu unijnych celów redukcji emisji gazów cieplarnianych. Zgodnie ze strategią Europejskiego Zielonego Ładu, cały sektor budowlany powinien osiągnąć neutralność emisyjną do 2050 r.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie umowy najmu lokalu?

Umowę najmu lokalu sporządza się w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności umowy najmu lokalu.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją umowy najmu lokalu?

Brak kosztów finalizacji umowy najmu lokalu. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji umowy najmu lokalu - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Ile wynosi podatek od najmu lokalu?

Najem mieszkania prywatnie (czyli jako odrębne źródło przychodów, nie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) jest opodatkowane podatkiem. Wynajmujący, którzy uzyskują czynsz z najmu mieszkania muszą więc odprowadzić podatek od najmu. Od 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jedynie opodatkowanie ryczałtem, w zależności od przychodu brutto (czyli nie odlicza się kosztów): 8,5% czynszu od przychodu do kwoty 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Oznacza to, że obecnie nie jest już możliwe opodatkowanie na zasadach ogólnych, w zależności od dochodu w wysokości 17% oraz 32%.

Wynajmujący, którzy uzyskują czynsz z najmu w ramach działalności gospodarczej mogą rozliczyć najem na zasadach ogólnych, liniowo lub ryczałtowo.

Co powinna zawierać umowa najmu lokalu?

Umowa najmu lokalu zawiera:

• opis stron umowy;
• opis lokalu, wraz z jego powierzchnią;
• wyposażenie lokalu;
• kwotę czynszu;
• opłaty eksploatacyjne;
• kaucję;
• czas trwania umowy;
• prawa i obowiązki stron umowy;
• klauzulę o wypowiedzeniu umowy;
• podpisy stron.

Jakie przepisy mają zastosowanie do umowy najmu lokalu?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego jest uregulowana ustawą o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego.

W razie braku uregulowań w powołanej ustawie, do najmu lokalu mieszkalnego stosuje się odpowiednio przepisy art. 680 i nast. Kodeksu Cywilnego.

Umowa najmu lokalu użytkowego jest uregulowana w art. 680 i nast. Kodeksu Cywilnego.

Definicje pojęć "lokal użytkowy" oraz "mieszkanie" znajdują się w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie.

Możliwość opodatkowania najmu podatkiem ryczałtowym wynika z art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.