¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

Última revisión: Última revisión:15 de marzo de 2024
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1. Introducción

La firma digital y la firma electrónica son herramientas que permiten a una persona firmar un documento legal remotamente, de manera simple y eficiente, sin la necesidad de encontrarse en el mismo espacio físico que este. Sin embargo, los alcances y consecuencias legales de la firma electrónica no son los mismos que la digital. Aunque a menudo se utilizan indistintamente, no son sinónimos y existen importantes diferencias entre la firma digital y la firma electrónica que deben tenerse en cuenta al elegir la opción adecuada para cada caso. La firma digital es un tipo de firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.

Esta guía tiene como objetivo definir cada una de estas alternativas, explicar sus diferencias y cuál será la que se deberá usar en cada caso particular, viendo sus utilidades, ventajas y desventajas, sus requisitos legales y sus modos de uso.

2. Firma digital y firma electrónica

2.1. Firma digital

La firma digital le otorga al documento la misma validez legal que la firma ológrafa (es decir, la firma que se hace a mano), pero sin que sea necesario que la persona que firma se encuentre físicamente en el lugar del documento ni que sea necesaria la utilización de papel, ya que se realiza en documentos electrónicos. La firma digital utiliza técnicas criptográficas (de encriptado) para garantizar la autenticidad e integridad de un documento electrónico. Para lograr esto, se le aplica al documento un procedimiento matemático, a través de un programa, que utiliza información que solo conoce el firmante y que está bajo su control.

Para que una persona pueda tener una firma digital, deberá realizar un trámite a los fines de obtenerla ante una entidad autorizada. A su vez, la firma digital debe ser susceptible de ser verificada por terceras personas, de manera que esa verificación permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.

Si el documento donde está la firma digital se imprime, pierde su valor legal y probatorio, ya que no se podría identificar al autor de la firma ni la integridad del documento.

La firma digital es un pequeño bloque de información que se inserta en el documento. Se suele incluir un sello o marca de agua que indica que el documento está firmado digitalmente, indicando el nombre, fecha y otros datos del firmante o del certificado. Sin embargo, este sello puede no estar, pero el sistema aún así podrá detectar que el documento está firmado digitalmente.

2.1.1. Tipos de firma digital

La firma digital se puede clasificar según sea necesario un token o no:

2.1.1.1. Firma digital sin token

Es la más común. Se diferencia de la firma con token por el hecho de que para estas no es necesario contar con un dispositivo físico, sino que funcionan mediante una plataforma on-line. Sin embargo, cuenta con los mismos beneficios y seguridad que la firma digital con token, como así también con la misma validez legal. A diferencia de la firma con token, solo permite firmar documentos del tipo PDF.

2.1.1.2. Firma digital con token

Como se desarrollará en el punto 5.1., el token es un dispositivo físico que permite almacenar la información necesaria para aplicar una firma digital. Para firmar de esta manera, es necesario conectar el token a la computadora y realizar la firma a través de alguno de los programas destinados a estos fines. Permite firmar cualquier tipo de documentos digitales y transacciones. Por ejemplo: datos enviados a través de un formulario web, imágenes, bases de datos, e-mails, entre otros.

2.2. Firma electrónica

Firma electrónica es un término más amplio que "firma digital", dado que si bien esta última es una firma electrónica, no toda firma electrónica es firma digital. La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que se adjuntan a un documento digital y permiten indicar al firmante, pero sin poder asegurar que quien firma sea quien dice ser. A diferencia de la firma digital, la firma electrónica no utiliza técnicas criptográficas, o carece de algún otro requisito exigido por la ley para considerarla firma digital.

Algunos casos en que puede ser útil una firma electrónica son cuando no se necesita una seguridad jurídica tan alta como la que ofrece la firma digital, como pueden ser firmar un presupuesto, una factura o un remito. En general, serán casos donde la firma ológrafa (y por ende la digital) no son exigidos por la ley y a su vez tienen maneras fáciles de demostrar que la firma electrónica pertenece a quien se dice que pertenece (por ejemplo, por un contrato anterior, por haber hecho una entrega de mercadería, u otros motivos).

Una firma electrónica puede ser, por ejemplo, adjuntar en el documento una firma manuscrita escaneada. También lo es el firmar con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito en un comercio.

3. Diferencias

Como vimos, si bien ambas son firmas que se hacen por medios electrónicos y que permiten a una persona firmar a distancia y en un documento digitalizado, tienen una diferencia fundamental. Esta es que en la firma digital no caben dudas de la identidad del firmante, como así tampoco de la autenticidad e integridad de la firma y del documento. Por lo tanto, para tener un adecuado nivel de certeza será importante utilizar una firma digital, mientras que la simple firma electrónica no podrá brindarnos la seguridad jurídica que la ley requiere en aquellos casos donde exige una firma ológrafa.

Si alguien niega o desconoce una firma digital, esa persona tiene que probar que la firma es falsa. En cambio, si alguien niega o desconoce una firma electrónica, es la otra parte quién debe que probar que la firma es auténtica.

4. Ventajas y desventajas de cada una

4.1 Firma digital

4.1.1. Ventajas:

  • Autenticidad: Garantiza que el firmante es quien dice ser. La ley dice que se presume, salvo prueba en contrario, que toda firma digital pertenece al titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma.
  • Integridad: Asegura que el documento no ha sido modificado desde su firma. La ley establece que si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume, salvo prueba en contrario, que este documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma.
  • Ahorro de tiempo y costos: La firma digital permite firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que reduce los tiempos y costos de tener que trasladarse al lugar físico donde se encuentre la versión en papel del documento.

4.1.2. Desventajas:

  • Requiere de ciertos conocimientos técnicos: La firma digital para poder ser utilizada requiere que el firmante tenga ciertos conocimientos técnicos que le permitan obtenerla y utilizarla de la manera adecuada, insertándola en los documentos correspondientes.
  • Requiere de un trámite previo para obtenerla: Para poder crear una firma digital, la persona debe concurrir personalmente ante una Autoridad de Registro en la que deberá validar su identidad y le serán tomados sus datos biométricos, tales como sus huellas dactilares y una foto de su rostro.

4.2. Firma electrónica

4.2.1. Ventajas:

  • Facilidad de uso: La firma electrónica puede ser tan simple como pegar una foto escaneada de la firma ológrafa (a mano) o firmar con el mouse en un recuadro en algún programa de nuestra computadora.
  • Ahorro de tiempo y costos: Al igual que la firma digital, permite firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

4.2.2. Desventajas:

  • Menor seguridad: La firma electrónica no utiliza ningún proceso de encriptación de la información por lo que no puede garantizar la identidad de la persona que firma, la autenticidad del documento ni la integridad del mismo.
  • Menor validez jurídica: En general, una firma electrónica no permitirá considerar que un contrato u otro documento legal ha sido válidamente firmado.
  • Mayor vulnerabilidad a fraudes y suplantaciones: Dado que no se certifica la identidad del firmante ni se encripta la información, es más vulnerable a ser utilizada de manera fraudulenta o para suplantar la identidad de una persona.

5. Requisitos legales de la firma digital

Cualquier persona puede obtener una firma digital. Para poder hacerlo es necesario haber obtenido previamente, de una Autoridad de Registro autorizada, un certificado digital. A su vez, ese certificado digital debe estar vigente, de conformidad con lo que se indica más abajo, en el punto 5.2. Para mantener su validez se deben renovar ante la misma autoridad de registro que los emitió. Si un certificado está vencido, los documentos que se hayan firmado durante el periodo de vigencia siguen siendo reconocidos como válidos, no así los que se firmen a partir de que el certificado esté vencido.

Según la ley, el "certificado digital" es un documento digital firmado digitalmente por un certificador, que vincula los datos de verificación de firma a su titular. Es lo que va a permitir garantizar que el firmante sea quien dice ser cuando inserte su firma en un documento.

5.1. Obtención de la firma digital

Este proceso de registro es presencial e involucra la toma de datos biométricos de la persona, junto con una fotografía. Estos datos son comparados con la base de datos del Registro Nacional de las Personas (ReNaPer) a los fines de constatar la identidad del solicitante. Esta Autoridad de Registro emitirá un certificado digital, que es un documento electrónico que contiene la información necesaria para identificar al titular de la firma digital y su correspondiente clave pública.

Este procedimiento es gratuito y se puede realizar sacando previamente un turno en la Autoridad de Registro más cercana al domicilio de la persona que desea obtener su firma digital. En caso de que se desee obtener una firma digital con token, deberá adquirirse el mismo previamente a presentarse al turno y concurrir a este con el token y un teléfono con acceso a una casilla de e-mail personal. Cuando se desee obtener una firma digital sin token, se deberá concurrir al turno con un teléfono con acceso al e-mail personal y una aplicación instalada que permita generar una OTP (One Time Password).

Las OTP son contraseñas de un sólo uso que sirven como segundo factor de autenticación, para verificar que quien va a usar la firma digital es la misma persona que posee el teléfono con el que se registró la firma. Algunas aplicaciones que permiten obtener un OTP son, por ejemplo, "Google Authenticator", "Microsoft Authenticator", entre otras.

Un token es un dispositivo físico, similar a un pendrive, que se usa para almacenar y generar firmas digitales. Se conecta a la computadora a través de un puerto USB y se utiliza junto con un software de firma digital para permitir que los usuarios firmen documentos digitales de manera segura. Para poder firmar digitalmente, el token debe cumplir con el estándar FIPS 140-2 nivel 2 o superior, que soporte claves RSA de 2048 bits.

5.2. Validez de los certificados digitales

Los certificados digitales que provee la Autoridad de Registro para poder firmar digitalmente son válidos en todo el territorio argentino. También son válidos en Chile, según lo que establece la Resolución 436/2018 que aprueba el acuerdo de reconocimiento mutuo de certificados de firma digital suscripto en el 2017 entre la República Argentina y la República de Chile.

Tienen una validez de 4 años desde que son emitidos cuando es una firma digital sin token, y de 2 años cuando es una firma digital con token.

6. Formas de insertar la firma digital en contratos y otros documentos legales

Una vez que ambas personas que vayan a firmar el contrato o documento legal posean su certificado digital para poder insertar una firma digital, provista por una Autoridad de Registro autorizada y esté vigente, podrán firmar digitalmente el contrato o documento legal que tengan en formato PDF, tales como los que se pueden crear y descargar en Wonder.Legal.

Para hacerlo deberán seguir los siguientes pasos, según sea que posean token o no:

6.1. Sin token

Para poder firmar digitalmente sin token, deberá ingresar al sitio web del Firmador con el número de CUIL y la contraseña que se generó al solicitar el certificado digital ante la Autoridad de Registro. Luego, deberá ingresar su OTP (One Time Password), que se obtendrá de la aplicación instalada en el teléfono y que se usó al solicitar el certificado. Este código se actualiza cada 15 segundos.

Una vez que haya ingresado, deberá seleccionar la Autoridad de Registro donde se gestionó el certificado. Luego, se deberá subir el documento a firmar en formato PDF. Se deberá ingresar el PIN (código numérico establecido al tramitar el certificado digital), presionar "Firmar" y luego se deberá descargar. Es importante descargarlo ya que la firma se produce en el momento de la descarga; sin este último paso el documento no estará firmado. En caso de que requiera la firma de la otra parte (por ejemplo, del locatario en un contrato de alquiler de local comercial), podrá ser enviado a esa persona para que realice el mismo procedimiento y se lo tenga por válidamente firmado por ambos. A partir de este momento el contrato surtirá todos sus efectos y será vinculante para quienes lo hayan firmado.

6.2. Con token

Para poder firmar digitalmente con su token, deberá conectar el mismo a su computadora y tener instalados los certificados de validación (provistos por la autoridad correspondiente). También deberá descargar uno de los siguientes programas compatibles para importar e insertar la firma digital:

  • Xolido Sign
  • Acrobat Reader DC
  • Microsoft Word

Una vez descargados e instalados los certificados y uno de estos programas, podrá abrir el documento que desea firmar e insertar su firma digital. Luego de esto, podrá guardar el documento e insertar su PIN para validar la firma digital. De esta manera el documento queda firmado y validado digitalmente, permitiendo que pueda ser luego verificada por algún tercero la firma e integridad del mismo. En caso de que requiera la firma de la otra parte (por ejemplo, del comprador en un contrato de compraventa), podrá ser enviado por medios electrónicos (nunca impreso porque pierde validez la firma digital) a esa persona para que realice el mismo procedimiento y se lo tenga por válidamente firmado por ambos. A partir de este momento el contrato surtirá todos sus efectos y será vinculante para quienes lo hayan firmado.

7. Conclusión

En conclusión, la firma digital y la firma electrónica son herramientas que permiten firmar documentos legalmente de forma remota y eficiente. La principal diferencia entre ambas es que la firma digital garantiza la autenticidad, integridad y la identidad del firmante, mientras que la firma electrónica solo indica quién firmó, sin verificar la identidad ni la integridad del documento.

La firma digital es más segura y confiable que la firma electrónica, y tiene el mismo valor legal que una firma ológrafa (es decir, la hecha a mano), mientras que la firma electrónica no sería suficiente para poder firmar válidamente documentos legales en los que la ley exige la firma ológrafa. Es por esto que en aquellos casos donde la ley exija la firma ológrafa, se podrá utilizar la firma digital pero no así una firma electrónica común. Para obtener los certificados digitales necesarios para poder utilizar la firma digital, debe cumplirse con el trámite establecido por la Autoridad de Registro autorizada. Una vez obtenidos los mismos, podrá firmarse digitalmente siguiendo el procedimiento correspondiente según se trate de una firma digital sin token o con token.

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