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Einberufung einer Gesellschafterversammlung per Telefon- oder Videokonferenz (COVID-19 / Coronavirus)

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Letzte Änderung 09.08.2020
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Letzte Änderung: 09.08.2020

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Einberufung einer Gesellschafterversammlung per Telefon- oder Videokonferenz (COVID-19 / Coronavirus)

Mit dieser Vorlage kann eine Einberufung einer Gesellschafterversammlung per Telefon- oder Videokonferenz verfasst werden. Dieses Schreiben kann von der Geschäftsführung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) verwendet werden.

Gesellschafterversammlungen sind notwendige Ereignisse innerhalb einer Gesellschaft: in solchen Versammlungen werden wichtige Entscheidungen über Direktion, Pläne und Strategien einer Gesellschaft getroffen. Die Versammlung ist für die Beschlussnahme der Gesellschaft erforderlich, insbesondere hinsichtlich der Bestellung eines neuen Geschäftsführers, der Abbestellung eines Geschäftsführers, der Organisationsänderungen oder der Änderungsbeschlüsse.

Die derzeitige Situation um das Coronavirus (SARS-CoV-2, COVID-19) stellt jedoch die Wirtschafts- und Arbeitswelt vor neue Herausforderungen: insbesondere in Büros herrscht ein hohes Infektionsrisiko. Das Coronavirus überträgt sich von Mensch zu Mensch durch Tröpfcheninfektion, d.h. über die Schleimhäute bzw. über die Hände, die dann mit Schleimhäuten (Mund, Augen, Nase) in Kontakt kommen. Eine Risikosituation entsteht insbesondere dann, wenn Kollegen erkrankt sind, sich in Risikogebieten aufgehalten haben oder Kontakt zu Infizierten hatten. Ansammlungen von Menschen sollten deshalb vermieden werden, wenn diese nicht zwingend notwendig sind.

Für Gesellschaften, die in der Regel in den ersten Monaten eines Jahres ihre ordentliche Gesellschafterversammlung abhalten, stellt das "Social Distancing" ein Problem dar. Für die Gesellschafterversammlung, die essentiell für die Beschlussfassung einer Gesellschaft ist, bedeutet dies, dass diese auf Telefon- oder Videokonferenzen umgestellt werden sollte. Die Gesellschafter können an den Telefon- und Videokonferenzen teilnehmen, ohne ihr zu Hause verlassen zu müssen. Auf diese Weise reduziert sich das Infektionsrisiko der Gesellschafter und eine Beschlussnahme ist weiterhin möglich.

WAS SOLLTE BEACHTET WERDEN?

Das Gesetz macht keine Vorgaben zur Form oder zum Ablauf einer Gesellschafterversammlung. Oft wird jedoch in Gesellschaftsverträgen die physische Anwesenheit der Gesellschafter verlangt. Um dieses Erfordernis in der derzeitigen Ausnahmesituation umgehen zu können, müssen alle Gesellschafter mit der Telefon- oder Videokonferenz einverstanden sein. Liegt ein Konsens zwischen den Gesellschaftern vor, stellt die abweichende vertragliche Regelung kein Problem dar.

Liegt jedoch ein gesetzliches Formerfordernis hinsichtlich eines bestimmten Beschlusses vor, wie beispielsweise die notarielle Beurkundung bei der Änderung eines Gesellschaftsvertrages, so kann dieses nicht umgangen werden!

Um die Gesellschafterversammlung einzuberufen, muss der Geschäftsführer der Gesellschaft die Gesellschafter einladen. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob der einladende Geschäftsführer eine Einzel- oder Gesamtvertretungsmacht besitzt.

Im Einladungsschreiben muss immer der Zweck der Versammlung angegeben werden. Daneben muss auch darauf hingewiesen werden, welche Beschlüsse in der Gesellschafterversammlung gefasst werden sollen.

Die Einladung soll den Gesellschaftern die Möglichkeit geben, die Tagesordnung der Versammlung vorab zur Kenntnis zu nehmen.

WIE WIRD DIESES DOKUMENT VERWENDET?

Nachdem die Vorlage den Fragen entsprechend ausgefüllt wurde, müssen alle Adressaten eingeladen werden. Das Gesetz schreibt vor, dass die Einladung per Einschreiben an die Gesellschafter geschickt werden muss. Von dieser Regelung kann jedoch abgewichen werden, beispielsweise durch eine anderslautende Regelung im Gesellschaftsvertrag. Folglich kann auch eine Einladung per E-Mail ausreichen.

ANWENDBARES RECHT

Anwendbar sind die allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), des GmbH-Gesetzes (GmbHG) und des Aktiengesetzes (AktG) sowie das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie.


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