1 de diciembre 2023
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1 de diciembre 2023
Todos los documentos extranjeros deben estar legalizados si se tienen que utilizar para algún trámite en España (por ejemplo, solicitar una autorización de residencia ante la Oficina de Extranjería competente, o iniciar un expediente matrimonial, etcétera). Es decir, para que un documento público emitido en el extranjero tenga validez jurídica en España, el mismo debe estar legalizado.
Mediante la presente guía se van a explicar las tres diferentes maneras de legalizar un documento público extranjero para que pueda surtir efectos en España: a) legalización por vía diplomática; b) legalización en España a través del departamento de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores; c) legalización a través de la Apostilla de la Haya. Asimismo, se explicará la excepción de la Unión Europea a la obligación de legalizar los documentos públicos extranjeros. Por último, se analizarán algunos de los diferentes trámites en los que se requiere utilizar un documento público extranjero en España.
Para que los documentos públicos emitidos en el extranjero tengan validez en España, y puedan utilizarse en las diferentes gestiones administrativas (como por ejemplo, solicitar la nacionalidad española por residencia, solicitar una autorización de residencia, etc.) deben estar legalizados. La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público, ya que se comprueba la autenticidad de la firma puesta en el mismo, y la calidad en que ha actuado la autoridad firmante del documento. La legalización no certifica el contenido ni el destino del documento.
Por tanto, a menos que para ese documento público extranjero exista una excepción y no se necesite legalizar, todos ellos deben estar legalizados para tener validez en España.
¿Qué documentos pueden legalizarse?
Se pueden legalizar todos los documentos originales, así como las copias auténticas emitidas por los funcionarios de la Administración Pública, así como los testimonios realizadas por Notario.
A menos que exista alguna excepción para tener que legalizar el documento público extranjero, todos ellos deben estar legalizados por la "vía diplomática" para tener validez en España.
La legalización de un documento extranjero para que tenga validez en España es un procedimiento administrativo que debe realizarse en el país de origen del documento y que debe ser cotejado como correcto por la Embajada/Consulado de España en el país de origen, siempre y cuando el país de origen no tenga suscrito el convenio de la Haya.
Por tanto, los pasos a seguir serían los siguientes:
Si se ha obtenido el documento público extranjero directamente de los Consulados/Embajadas debidamente acreditadas en España, entonces la legalización se hará de otra manera. En estos casos, una vez obtenido el documento, la persona tendrá que acudir a la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación para su legalización.
Se podrá acudir presencialmente (C/ General Pardiñas 55, 28006, Madrid), sin cita previa, o enviar el documento por correo certificado a la siguiente dirección:
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES, UNIÓN EUROPEA Y COOPERACIÓN DE ESPAÑA
Oficina de Legalizaciones
Calle General Pardiñas 55 (esquina con calle Padilla)
28006 – Madrid
El Ministerio de Asuntos Exteriores comprobará que la firma del funcionario público que autoriza el documento emitido es válido, y si todo estuviera bien, pondrá un sello con la legalización.
El problema de esta vía es que no todos los países pueden emitir documentos públicos a través de sus Consulados en España, por lo que habrá que acudir al listado publicado por el Ministerio de Asuntos Exteriores para verificar si pueden o no emitir documentos públicos. Por ejemplo, el Consulado de Argentina está autorizado a expedir el certificado de antecedentes penales, pero no está autorizado a expedir actos inscritos en los Registros Civiles locales.
Por tanto, los pasos a seguir en este caso serían los siguientes:
Como consecuencia de la globalización, algunos países han firmado diferentes convenios internacionales para facilitar a sus ciudadanos el trámite de las legalizaciones, con el objetivo de dar validez a los documentos extranjeros sin necesidad de recurrir a los trámites anteriores.
Uno de los convenios más importantes es el Convenio de la Haya, mediante el cual se suprime la exigencia de legalización en los documentos públicos extranjeros. Es decir, entre los países que hayan firmado el Convenio no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, y únicamente se deberá obtener la estampación de un sello o apostilla.
¿Qué países han firmado el Convenio de la Haya?
Albania, Alemania, Andorra, Argentina, Armenia, Australia, Austria Azerbaiyán, Belarús, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Brasil, Bulgaria, Bolivia, Chile, Chipre, Colombia, Corea del Sur, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Guatemala, Honduras, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia del Norte, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Noruega, Nueva Zelanda, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, República Dominicana, Rumania, Rusia, Serbia, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Vanuatu, Venezuela.
Por tanto, los pasos a seguir en este caso serían los siguientes:
Por último, existe una excepción a la obligación de legalizar los documentos públicos extranjeros: si se va a utilizar en un país de la Unión Europea. Desde el 16 de febrero 2019, los países de la Unión Europea han simplificado incluso más el trámite de legalizaciones, y se ha suprimido la necesidad del uso de la apostilla en documentos públicos extranjeros. De esta manera, se ha reducido la burocracia y se ha facilitado la circulación de determinados documentos públicos entre los Estados miembros.
Por tanto, no será necesario tramitar la apostilla, ni ningún otro tipo de legalización, para los siguientes documentos solicitados a las autoridades de un Estado con la finalidad de ser presentados ante las autoridades de otro Estado miembro:
¿Qué países forman parte de la Unión Europea?
Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chequia, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania y Suecia.
Por tanto, los pasos a seguir en este caso serían los siguientes:
En el ámbito de la extranjería, suele ser habitual que las personas extranjeras tengan que aportar al expediente administrativo documentos públicos de su país de origen. Así, por ejemplo, para solicitar una autorización de residencia por arraigo social/laboral/familiar/formación, se requerirá siempre un certificado de ausencia de antecedentes penales del país de origen, debidamente legalizado (y traducido, si fuera necesario); o, un certificado de nacimiento o de matrimonio (para acreditar el vincular familiar).
Asimismo, si una persona extranjera desea casarse en España, tendrá que tramitar obligatoriamente un certificado de nacimiento de su país de origen, debidamente legalizado (y traducido, si fuera necesario), así como un certificado de soltería.
Otro trámite que suele utilizarse habitualmente son los Poderes notariales extranjeros, para que una persona que se encuentra en España pueda hacer algo en nombre de otra persona (como por ejemplo, comprar o vender una casa). Este documento, al igual que los otros, deberá legalizarse mediante la Apostilla de la Haya, o por vía diplomática (en la Embajada o Consulado español correspondiente).