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業務改善指導書(以下、単に「指導書」といいます)は、業務能力や勤務態度に問題がある労働者に対して、改善指導をするために使用者が労働者に対して交付する書面です。労働者のミスが著しく多い、業務遂行が著しく遅い、成果が著しく低いなどの場合に、使用者が労働者に対してその旨を通知し、改善指導をすることが目的です。
労働者の業務能力や勤務態度に問題がある場合、使用者は労働者に対して指導を行います。使用者が十分な指導をしたにも関わらず改善が見られない場合、最終的に使用者は労働者を解雇することができます。ただし、解雇に至るプロセスは容易ではなく、使用者としては、十分な改善指導を実施したにも関わらず改善がみられなかった事実を証拠として残す必要があります。「指導書」「最終警告書」「解雇通知書」は、使用者の労働者に対する改善指導から解雇に至るプロセスにおいて、下記のように使い分けられる書面です。
1 指導書:初回の指導として使用します。改善がみられない場合は、状況に応じて2回、3回と複数回交付することもあります。
2 最終警告書:最終警告として使用します。指導書を1回または複数回交付したにも関わらず改善がみられない場合に、労働者に対して最後のチャンスを与える趣旨の書面です。
3 解雇通知書:労働者を解雇する際に使用します。最終警告書を交付した後もなお改善が見られない場合に、解雇するために交付します。
いいえ、問題がある労働者に対する指導は、随時口頭で行うことが通常です。
しかし、口頭指導ではなかなか改善がみられないときは、書面指導をすることで、労働者がより深刻に改善努力をすることが期待できます。また、指導を繰り返しても改善がみられないときは、最終的に労働者の解雇を検討する必要が生じます。労働者を解雇するためには、使用者が適切な指導を繰り返したにも関わらず改善されなかった事実を、使用者が証明しなければなりません。指導書による指導をすれば、そのような証拠を確保することができます。
指導書が完成したら、1部プリントアウトして使用者が署名押印し、労働者に交付してください。
交付方法は、労働者が出勤している場合は直接交付すれば足りますし、労働者が出勤していない場合は郵送や電子メールにより送付することもできます。直接交付する場合は、写しを作成して労働者から受領確認の署名押印を取得しておくと、交付の事実を証明し易くなります。郵送の場合は、内容証明郵便で送付すれば、送付の事実を証明し易くなります。
指導から解雇に至るプロセスは、主に労働基準法及び労働契約法に規定されています。
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労働者に対する指導書 - テンプレート、WordとPDF形式で記入するサンプル文書
国: 日本