採用通知書

採用通知書とは何ですか？

採用通知書とは、企業が人材の採用を決めたときに、その人材（求職者）に対して交付する書面です。

採用通知書には、２つの目的があります。1つ目は、企業が求職者に対して採用を決定した旨を速やかに知らせることです。2つ目は、その求職者が採用を承諾する意思を持っているかどうかを早めに確認することです。採用通知書には、「採用承諾書」を添付することができます。求職者が採用を承諾する場合、採用承諾書に署名押印して企業に返送することによって、企業はその求職者が採用を承諾する意思を持っていることを早めに確認することができます。

採用通知書は、雇用契約書とはどう違うのですか？

採用通知書は、企業が求職者に対して採用決定を迅速に通知するためのシンプルな書面です。企業が発行し、求職者に対して一方的に交付します。採用通知書を求職者に交付しても、まだ雇用関係は成立しません。採用通知書を受け取った労働者は、労働条件等を考慮して、採用を承諾するか否かを自由に判断することができます。

雇用契約書は、労働条件等を考慮して採用を承諾することを決めた労働者が、企業との間で締結する契約書です。求職者の判断材料のため、雇用契約書には詳細な労働条件を記載する必要があります。雇用契約書は、企業が準備して労働者に交付します。交付の時期は、採用通知書に同封して一緒に交付することもできますし、後から別途交付することもできます。

採用通知書は必ず作成しなければなりませんか？

いいえ、採用通知書を作成するかどうかは、採用する企業の自由です。面接の場で即決採用してすぐに雇用契約を作成する場合や、採用通知を電話で口頭で伝えるだけの場合など、採用通知書を作成しないケースも少なからず存在します。採用通知書を作成しなくても、企業と求職者が合意して雇用契約を締結すれば、雇用は正式に成立します。

ただし、複数の求職者の中から選考して採用決定した者が、必ず採用を承諾してくれるわけではありません。その求職者が採用を承諾しない場合は、他の求職者に対して採用通知を送る必要がありますが、時間が空いてしまうと他の求職者は他の企業に就職してしまうかもしれません。よって、企業としては、採用決定したことを早めに伝えて、その求職者に採用を承諾する意思があるかどうかを確認する必要があります。このような場合に備えて、迅速に採用通知書を交付して採用承諾書を提出してもらう必要性は高いといえます。

採用通知書に記載しなければならない事項は何ですか？

• 採用決定文言：企業が求職者の採用を決定した旨を端的に記載してください。
• 勤務開始予定日と勤務場所：求職者が勤務開始に備えて準備できるよう、勤務開始予定日と勤務場所は少なくとも記載する必要があります。
• 承諾手続と承諾期限：求職者が採用を承諾する意思がある旨を企業に伝える方法と、その期限を記載してください。採用通知書の別紙として「採用承諾書」を添付して、採用を承諾する意思がある場合は求職者がこれに署名押印して企業に返送するという手続が採られることが多いです。

採用通知書を作成するのは誰ですか？

採用通知書は、求職者を採用する企業が作成します。法人か個人事業主かを問いません。また、採用通知書に署名をするのは、代表取締役のような正式な代表者の場合もありますが、企業から権限を付与された人事担当者などが署名することも可能です。

採用通知書はどのように作成・交付すれば良いですか？

採用通知書は、プリントアウトして企業が署名押印して求職者に郵送するか、または電子メール等により送信してください。

採用通知書と一緒に交付すべき書面はありますか？

採用通知書は、それだけを交付する場合もありますが、下記書面を一緒に交付する場合もあります。

• 採用承諾書：求職者に対して、採用を承諾する意思がある場合は採用承諾書に署名押印して企業に返送するよう求める場合は、採用承諾書を同封して求職者に送ってください。
• 労働条件通知書または雇用契約書：企業は、求職者に対して、書面で労働条件を通知しなければなりません。求職者は、その書面を読んで採用を正式に承諾するか否かを判断します。労働条件の通知は、労働条件を記載した「労働条件通知書」または「雇用契約書」を求職者に交付して行います。これらの書面は、採用通知書を送付した後に別途求職者に交付しても問題ありませんが、採用通知書に同封して送ることも可能です。

採用通知書を作成・交付した後は何をすれば良いですか？

求職者に対して書面で労働条件を通知して、雇用契約を締結する必要があります。

企業は求職者に対して書面で労働条件を通知しなければなりません。書面通知しなければならない最低限の事項は法定されており、労働契約の期間、就業場所、業務内容、始業・終業時刻、休憩時間、休日・休暇、賃金の計算方法・締日・支払日、解雇を含む退職に関する事項など、多岐にわたります。採用通知書には、詳細な労働条件は記載されませんので、企業はこれらの労働条件を全て記載した「労働条件通知書」または「雇用契約書」を別途作成して、求職者に交付する必要があります。求職者への交付は、採用通知書に同封して一緒に交付しても良いですし、後日別途交付しても問題ありません。

求職者は、この書面を読んで詳細な労働条件を確認した上で、同意した場合は雇用契約書を締結します。

なお、雇用契約の締結に先立って、求職者が採用承諾書に署名押印して企業に提出している場合があります。採用承諾書はあくまで採用を承諾する意思を有していることを企業に伝えるための書面なので、採用承諾書を提出したからといって雇用契約が成立するわけではありません。求職者は、採用承諾書を提出した後でも、詳細な労働条件を見て同意できなければ、雇用契約を締結しないことも自由です。

採用通知書に適用される法律は何ですか？

労働条件の通知については労働基準法及び労働基準法施行規則に規定されています。

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