Toestemmingsverklaring voor het gebruik van beeldmateriaal

Deze Toestemmingsverklaring voor het gebruik van beeldmateriaal kan gebruikt worden door personen of organisaties die beeldmateriaal willen gebruiken en hiervoor toestemming nodig hebben van de individuen die op het beeldmateriaal te zien zijn. Het document legt de noodzakelijke goedkeuring vast voor het gebruik van beeldmateriaal, zoals foto's of video's, en stelt de voorwaarden vast waaronder het materiaal mag worden gebruikt.

Wat is een toestemmingsverklaring voor het gebruik van beeldmateriaal?

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet er toestemming gevraagd worden voor de publicatie van beeldmateriaal waarop iemand herkenbaar te zien is. Organisaties zoals scholen en bedrijven zijn sindsdien verplicht om toestemming te vragen voor het gebruik van beeldmateriaal voor bijvoorbeeld het gebruik op social media of in brochures en flyers. Een toestemmingsverklaring kan gebruikt worden om de uitdrukkelijke toestemming van individuen te verkrijgen voor het publiceren van hun beeldmateriaal. Voor personen onder de 16 jaar dient een ouder of verzorger deze toestemming te verlenen. Door het verkrijgen van deze toestemming kunnen juridische geschillen in de toekomst worden voorkomen en wordt duidelijkheid geschept over de rechten en verantwoordelijkheden met betrekking tot het gebruik van het beeldmateriaal. De verklaring kan worden gebruikt voor verschillende soorten beeldmateriaal, zoals foto's, video's of andere visuele opnamen.

Let op: deze verklaring kan dus alleen gebruikt worden voor verkrijgen van de benodigde toestemming voor AVG gebruik van beeldmateriaal. Het is een verklaring en geen overeenkomst en deze hoeft dan ook niet ondertekend te worden door de organisatie die toestemming vraagt. Dit betekent dat toestemming voor het gebruik van het beeldmateriaal te allen tijde kan worden ingetrokken en er geen betaling mogelijk is in ruil voor het gebruik van het beeldmateriaal.

Wanneer moet er toestemming gevraagd worden?

Voor het verwerken van persoonsgegevens (waaronder beeldmateriaal) is volgens de AVG een verwerkingsgrond nodig. Hieronder vallen grondslagen zoals de noodzaak om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren of de noodzaak om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang uit te oefenen. De meest relevante grondslag is dat de persoon om wie het gaat toestemming heeft verleend.

Toestemming dient vrijwillig te worden gegeven, zonder druk of nadelige gevolgen bij weigering. Het moet ondubbelzinnig zijn, expliciet door middel van actieve handelingen, en mag niet worden verondersteld door bijvoorbeeld vooraf aangevinkte vakjes. Voorafgaand aan het vragen van toestemming is het essentieel om de betrokkene adequaat te informeren over de identiteit van de organisatie, het specifieke doel en de verwerking van persoonsgegevens, evenals het recht om de toestemming op elk moment in te trekken. De verstrekte informatie moet toegankelijk en begrijpelijk zijn, en de toestemming moet specifiek gelden voor de aangegeven verwerking en doeleinden, zonder latere wijzigingen

Belangrijk is om op te merken dat publicaties strikt bedoeld voor privégebruik een uitzondering vormen op de toepassing van de AVG. Deze publicatie mag geen commerciële doeleinden hebben en mag ook niet worden uitgevoerd door een bedrijf. De publicatie mag alleen zichtbaar zijn voor een beperkte groep mensen, zoals familieleden of vrienden en mag niet openbaar toegankelijk zijn, zelfs niet voor 'vrienden van vrienden' op platforms zoals Facebook. Bovendien mag het beeldmateriaal niet vindbaar zijn via online zoekopdrachten. In deze specifieke situatie is de AVG niet van toepassing, en is er dus geen toestemming nodig voor de publicatie.

Hoe dit document te gebruiken

In de verklaring dienen de volgende zaken te worden opgenomen:

• De gegevens van de organisatie die het beeldmateriaal gebruikt;
• Een vermelding van het beoogde gebruik van het beeldmateriaal;
• Eventueel een beschrijving van het specifieke beeldmateriaal waarvoor toestemming wordt gegeven;
• De duur van de toestemming;
• De gegevens van de persoon die toestemming geeft;
• De handtekening en datum van ondertekening.

Vervolgens dient de verklaring ondertekend te worden door de persoon die toestemming geeft voor het gebruik van het beeldmateriaal. Indien deze persoon jonger is dan 16 jaar moet dit door een ouder of verzorger gebeuren. Verder is het aan te raden dat alle betrokkenen een kopie van het (ondertekende) verklaring ontvangen. Indien er is aangegeven dat het beeldmateriaal als bijlage aan de verklaring is toegevoegd, dient dit ook daadwerkelijk te gebeuren.

Toepasselijk recht

• Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Het model bewerken

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.