นโยบายว่าด้วยเงินทดรองจ่าย

นโยบายว่าด้วยเงินทดรองจ่ายหรือประกาศเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย คือ หนังสือที่ออกโดยนายจ้าง เพื่อแจ้งให้พนักงาน/ลูกจ้างที่ปฏิบัติงานอยู่ในสำนักงานหรือสถานประกอบกิจการของนายจ้างทราบถึงนโยบาย ข้อกำหนด แนวปฏิบัติ หลักเกณฑ์ วิธีการเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย ซึ่งนายจ้างกำหนดขึ้นเพื่อความชัดเจนในการปฏิบัติงานและเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานของพนักงาน/ลูกจ้าง

โดยที่ เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่พนักงาน/ลูกจ้างได้ทดรองจ่ายไปเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายอันเกิดขึ้นอันเนื่องมาจากการดำเนินงานของกิจการ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการ หรือค่าใช้จ่ายที่นำไปใช้เพื่อประโยชน์ของกิจการของนายจ้าง (เช่น ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานของพนักงาน/ลูกจ้าง ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเดินทาง ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัสดุ/เครื่องใช้สำนักงานสำนักงานสิ้นเปลือง ค่ารับรอง ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการอบรมสัมมนา ค่าที่พัก) รวมถึง เงินที่พนักงาน/ลูกจ้างได้ขอรับล่วงหน้าจากนายจ้างเพื่อนำไปชำระค่าใช้จ่ายดังกล่าว

ในกรณีที่นายจ้างต้องการกำหนดนโยบายเรื่องอื่นๆ เพื่อบังคับใช้ภายในสถานประกอบกิจการ ผู้ใช้งานอาจเลือกใช้นโยบายสำหรับนายจ้างอื่นๆ ได้บนเว็บไซต์ของเรา เช่น

• นโยบายความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงานของลูกจ้าง
• นโยบายการทำงานล่วงเวลาและการทำงานในวันหยุด
• นโยบายการทำงานที่บ้าน (Work from Home)
• นโยบายความเท่าเทียมในที่ทำงาน
• นโยบายว่าด้วยการใช้สื่อสังคมออนไลน์ (Social Media)
  
  

การนำไปใช้

ในการจัดทำนโยบายว่าด้วยเงินทดรองจ่าย ผู้จัดทำควรมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้

ผู้จัดทำควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือฉบับดังกล่าว โดยละเอียดและครบถ้วน เช่น

• สถานประกอบกิจการ เช่น ชื่อ ที่อยู่กิจการ รวมถึงผู้ออกหนังสือฉบับนี้
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย เช่น วันที่เริ่มบังคับใช้ ค่าใช้จ่ายที่อนุญาตให้สามารถเบิกได้ วิธีการเบิกจ่าย การหักรายการ/เคลียร์เงินทดรองจ่าย การตั้งวงเงินทดรองจ่าย ผู้มีอำนาจอนุมัติค่าใช้จ่าย/เงินทดรองจ่ายในกรณีต่างๆ และกำหนดระยะเวลาการดำเนินการต่างๆ

เมื่อผู้จัดทำระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือครบถ้วนแล้ว ผู้จัดทำควรจัดทำนโยบายว่าด้วยเงินทดรองจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร และให้นายจ้างหรือตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น ผู้จัดการ ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินและบัญชี) ลงนามในหนังสือฉบับดังกล่าวให้เรียบร้อย

นายจ้างดำเนินการเผยแพร่และปิดประกาศหนังสือดังกล่าวโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของพนักงาน/ลูกจ้าง หรือโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น e-mail) เพิ่มเติมด้วยก็ได้ เพื่อให้พนักงาน/ลูกจ้างได้ทราบและเข้าถึงได้โดยสะดวก และจัดเก็บสำเนาหนังสือนั้นไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้างตลอดเวลา

เมื่อนายจ้างได้ดำเนินการเผยแพร่และประกาศให้พนักงาน/ลูกจ้างทราบโดยทั่วกันแล้ว ย่อมถือว่าหนังสือดังกล่าวมีผลบังคับใช้กับพนักงาน/ลูกจ้างภายในสถานประกอบการของนายจ้าง เช่นเดียวกับข้อบังคับ กฎระเบียบ และ/หรือคำสั่งของนายจ้างในการทำงานอื่นๆ ซึ่งพนักงาน/ลูกจ้างมีหน้าที่จะต้องปฏิบัติตาม

ข้อพิจารณา

ค่าใช้จ่ายบางรายการซึ่งนายจ้างได้จ่ายให้แก่พนักงาน/ลูกจ้างเพื่อเป็นเงินทดรองจ่ายอาจถือเป็นเงินได้พึงประเมินของพนักงานผู้ขอรับเงินทดรองจ่ายนั้นๆ ตามประมวลรัษฎากร (เช่น เงินค่าเช่าบ้าน เงินที่คำนวณได้จากมูลค่าของการได้อยู่บ้านที่นายจ้างให้อยู่โดยไม่เสียค่าเช่า เงินที่นายจ้างจ่ายเป็นค่าตอบแทนเพื่อการพักผ่อนหรือสันทนาการ เงินที่นายจ้างจ่ายชำระหนี้ใดๆ ซึ่งพนักงานมีหน้าที่ต้องชำระ เงิน ทรัพย์สิน หรือประโยชน์ใดๆ ที่พนักงานได้รับเนื่องจากการจ้างแรงงาน หน้าที่หรือตำแหน่งงานที่ทำ) ซึ่งเงินได้พึงประเมินของพนักงานผู้ขอรับเงินทดรองจ่ายนั้นอาจส่งผลต่อการแสดงแบบและการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงาน/ลูกจ้างนั้น

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
• พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้