Una vez que los socios o emprendedores deciden ejecutar un plan de negocio o iniciar cualquier tipo de actividad mediante una empresa, el siguiente paso es decidir la forma en la que se organizará la empresa (es decir, su forma societaria) y proceder a su creación o constitución.
En esta guía se detallan los principales tipos de sociedades o formas societarias en las que se puede organizar una empresa, así como el proceso que deberá(n) seguir el/los socio(s) para realizar su puesta en funcionamiento:
Los futuros socios de una empresa o negocio disponen de varias formas societarias para organizar su empresa. A continuación, se recogen las principales formas societarias actualmente existentes:
Este es el tipo de sociedad más común o adecuado para pequeñas o medianas empresas. Sus principales características son las siguientes:
El capital social mínimo que debe disponer la empresa es de 3.000 euros. Este capital sirve para que la empresa responda de las deudas pendientes de la sociedad. Si al liquidarse la sociedad no existe deuda pendiente alguna, esta cantidad se devolverá a los socios.
Ahora bien, en el momento de realizar la constitución o creación, se puede aportar una cantidad inferior a 3000 euros. En este caso, la empresa deberá cumplir los siguientes requisitos:
El capital social de la sociedad limitada se divide en participaciones. Los socios dispondrán de un número de participaciones en proporción al capital invertido en la sociedad (en todo caso, en los estatutos se puede establecer el número y valor concreto de las participaciones que se considere oportuno).
Estas participaciones serán transmisibles, es decir, se puede vender a terceros, aunque de forma restringida, con el fin de proteger a los socios fundadores de la sociedad. Así, los socios tendrán el derecho a adquirir las participaciones de los socios que deseen abandonar el negocio (denominado derecho de suscripción preferente). Por otro lado, la transmisión a terceros diferentes a los restantes socios, o a sus familiares (esposa/o, hijos/as, padres, etc.), necesitará la aprobación de la junta general. En todo caso, los socios pueden acordar las normas concretas que deben regular la transmisión de participaciones en los estatutos de la sociedad (siempre que no restrinja totalmente la transmisión de las participaciones).
Este tipo de empresa permite limitar la responsabilidad de los socios al capital invertido en la sociedad (es decir, los deudores de la sociedad no podrán exigir el pago de sus créditos contra el patrimonio personal de los socios).
Por otro lado, dado el menor tamaño de este tipo de sociedades, son más sencillas de gestionar (p. ej. las cuentas anuales pueden ser abreviadas, no hay una obligación general de hacer auditorías, etc.).
Por último, el beneficio de acuerdo al porcentaje de capital invertido por cada socio. De esta forma, se premia a aquellos socios que han realizado una aportación económica superior a la empresa.
La constitución de una sociedad limitada se puede realizar por un único socio, es decir, que el 100% del capital social puede ser de una única persona física o una persona jurídica (p. ej. otra empresa).
Teniendo en cuenta las características antes indicadas, este tipo de sociedad es la más adecuada para las empresas de pequeño y mediano tamaño o empresas familiares, ya que permite limitar de la responsabilidad de los socios, es más sencilla de gestionar que otros tipos societarios, y dificulta o restringe que terceros ajenos a la empresa puedan entrar en su capital social.
En contraste con la sociedad limitada, el uso de las sociedades anónimas es más limitado dada su menor flexibilidad y mayores requisitos de capital, tal y como se comentará a continuación:
El capital social mínimo que deberán aportar los accionistas es de 60.000 euros. Este dinero servirá para responder del pago de deudas pendientes de la sociedad al igual que en la sociedad limitada. En el momento de constitución, es necesario desembolsar al menos un 25% del capital social. Los estatutos regularán la forma en la que se desembolsará la cantidad pendiente (siendo el plazo máximo para su desembolso de cinco años desde la fecha de constitución de la sociedad).
El capital de las sociedades anónimas se divide en acciones. Los accionistas (equivalente a los socios en la sociedad limitada) dispondrán de un número de acciones proporcional al total del capital invertido en la sociedad, aunque podrán existir acciones con distintos valores. A diferencia de las participaciones, las acciones son libremente transmisibles, es decir, se pueden vender a terceros sin restricciones. En todo caso, en los estatutos de la sociedad, o en los posibles acuerdos o pactos parasociales firmados entre los socios, se podrán establecer ciertas limitaciones a la transmisión de las acciones.
La principal nota definitoria de las sociedades anónimas es su mayor facilidad para acceder a fuentes de financiación. Así, las sociedades anónimas pueden emitir obligaciones (bonos) para captar financiación externa, e incluso, cotizar en un mercado de valores o bolsa (sólo las sociedades anónimas podrán cotizar en este mercado). En este tipo de sociedades, lo más importante es el capital que dispone la sociedad para llevar a cabo su actividad.
Al igual que en la sociedad limitada, esta sociedad se puede constituir por un único accionista.
Por otro lado, dado el mayor volumen de capital de este tipo de sociedades, la estructura de este tipo de sociedades es más compleja y menos flexible en comparación con la organización de una sociedad limitada.
Al igual que en la sociedad limitada, los accionistas tendrán derecho a participar en el beneficio de la sociedad (derecho al dividendo), distribuyéndose de acuerdo con el porcentaje de capital invertido en la sociedad.
Dadas las mayores necesidades de capital y los requisitos más estrictos para su gestión, este tipo de sociedades será el adecuado para proyectos o empresas que requieren un gran volumen de capital o que necesiten grandes fuentes de financiación para realizar su actividad.
La sociedad profesional es un tipo específico de sociedad limitada o anónima que se caracteriza por contar con la totalidad o mayoría de socios o accionistas profesionales, tal y como se detalla a continuación:
El capital social mínimo y los títulos de propiedad de la sociedad se corresponderá con el régimen de las sociedades limitadas indicado en el apartado 1.1.
El capital social será suscrito en su totalidad o por una mayoría de socios profesionales. Los socios profesionales serán aquellos que prestarán sus servicios en favor de la sociedad. Para ello, estos socios deberán disponer de los títulos adecuados (p. ej. los socios profesionales deberán contar con una licenciatura de derecho en el caso de que el objeto de la sociedad sea la prestación de servicios jurídicos) y encontrarse colegiados en el colegio profesional correspondiente a su profesión (p. ej. Colegio de Abogados). Los socios que únicamente se obliguen a aportar capital y que, por tanto, no realizarán actividad profesional alguna en favor de la sociedad, se denominarán socios no profesionales.
La transmisión de las participaciones se encuentra más restringida que en el caso de las sociedades limitadas, todo ello con el fin de evitar que puedan entrar en la sociedad otros profesionales distintos a los socios fundadores. La transmisión de participaciones o la entrada de nuevos socios solo se podrá realizar si se dispone de la autorización de todos los socios profesionales.
Por otro lado, relacionado con lo anterior, en el caso de que un socio no preste el trabajo al que se compromete, o lo realice de forma ineficiente, podrá ser expulsado de la sociedad por los demás socios.
Como se ha indicado anteriormente, la principal característica de este tipo de sociedades es la importancia del trabajo aportado por los socios profesionales y del capital puesto en común tanto por socios profesionales como por no profesionales. Por ello, la principal ventaja de esta sociedad es la garantía de que los socios profesionales desarrollarán su actividad profesional, pudiendo expulsar al socio profesional que no cumpla debidamente con su trabajo.
Asimismo, este tipo societario permite limitar la entrada de terceros en el capital de la sociedad (más que en las sociedades limitadas antes mencionadas), a fin de evitar que una persona que no cuente con la confianza de los socios profesionales (p. ej. por no tener la experiencia profesional deseada) preste sus servicios dentro de la sociedad.
Por último, los socios profesionales contarán con mayor capacidad de decisión en la gestión de la sociedad, debiendo su órgano de administración (administradores solidarios, consejo de administración, etc.) estar compuesto, en su mayoría, por socios profesionales.
Este tipo de sociedad será recomendado para el desarrollo de actividades profesionales, ya que, además de disfrutar las ventajas de la sociedad limitada o sociedad anónima, los socios profesionales contarán también con las siguientes ventajas: la protección de los socios profesionales que constituyen la sociedad, una mayor capacidad de decisión sobre la gestión de la sociedad y la posibilidad de excluir a aquellos socios que no cumplan debidamente con sus obligaciones.
La sociedad cooperativa permite organizar grupos de personas que tienen por objetivo el desarrollo de una actividad o proyecto. El elemento esencial en este tipo de sociedades es la actividad que realizará cada socio a través de la sociedad y no tanto la aportación de capital que puedan hacer a la misma, tal y como se verá a continuación:
A diferencia de las sociedades antes indicadas, no existe en general un mínimo de capital social para crear una cooperativa de ámbito nacional. En las cooperativas de ámbito autonómico, si es posible la exigencia de una cantidad mínima de capital social dependiendo de lo establecido en su legislación. En todo caso, los socios deberán realizar una aportación de capital (ya sean en dinero o en bienes).
Las aportaciones de capital (equivalente en este tipo de sociedad a las participaciones en las sociedades limitadas) se pueden transmitir únicamente a otros socios de la cooperativa.
Las sociedades cooperativas deberán contar, como mínimo, con tres socios (en algunas comunidades autónomas el mínimo es de dos socios), y ningún socio podrá disponer de más de un tercio del capital social (este límite puede cambiar según la actividad para la que se constituya la cooperativa).
La responsabilidad de los socios en relación con las deudas de la cooperativa está limitada al capital aportado por cada socio, siempre que así se establezca en los propios estatutos de la cooperativa.
A diferencia de las sociedades anteriores, cada socio dispone de un voto (en las sociedades anteriores, las decisiones se adoptan de acuerdo al porcentaje de capital invertido por cada socio). De esta forma, todos los socios pueden participar en la toma de decisiones de la sociedad en igualdad de condiciones. Además, dado que la realización de la actividad objeto de la cooperativa es lo más importante, el reparto del beneficio se realizará de acuerdo con el esfuerzo realizado por cada socio en relación con el objeto de la cooperativa y no según el volumen de capital invertido como ocurre en las sociedades anteriormente indicadas. Por ejemplo, en las sociedades cooperativas de trabajo, la distribución de los beneficios de la sociedad se realizará atendiendo al volumen de trabajo que realiza cada socio en favor de la sociedad.
Por último, dada la necesidad de facilitar la participación de los socios en su gestión, su estructura es más compleja y menos flexible que la estructura de las sociedades limitadas. La adopción de decisiones es más complicada, al ser necesario el acuerdo de todos los socios.
La sociedad cooperativa es un tipo de sociedad ideal para aquellos socios que deseen realizar su trabajo de forma conjunta a fin de reducir costes y competir con otras empresas de mayor tamaño (p. ej. las sociedades cooperativas agrícolas permiten a los socios comprar entre todos maquinaria que no podría adquirir cada socio por su cuenta).
Mediante esta cooperación, los socios ahorran en costes, manteniendo cada uno de ellos su autonomía y su capacidad de decisión (participan en la toma de decisiones de la cooperativa mediante su mismo derecho a voto).
Además, este tipo societario es el más conveniente y frecuentemente utilizado en empresas de economía social, dado que su fin es la satisfacción de las necesidades sociales y económicas de sus socios, y no la búsqueda de lucro (obtención de beneficio); y que su estructura y funcionamiento es democrático (el derecho de voto no se corresponde necesariamente con una mayor o menor participación en el capital social de la cooperativa).
En todo caso, como se ha indicado anteriormente, la regulación de este tipo de sociedades es de competencia autonómica, por lo que los requisitos y condiciones, así como sus posibles ventajas, pueden variar de una comunidad autónoma a otra.
Una vez decidido el tipo societario adecuado, los socios o accionistas deberán reunir los siguientes documentos para realizar la constitución de la empresa:
Los socios deben contar con un Documento Nacional de Identidad (D.N.I.), o bien, si son extranjeros, un Número de Identificación de Extranjero (N.I.E.). En el caso de que uno o varios de los socios sea una persona jurídica (p. ej. otra empresa, una asociación, etc.), esta deberá contar con un Número de Identificación Fiscal (N.I.F.), así como con los datos de su representante legal o persona apoderada para actuar en su nombre.
El o los socio(s) extranjeros no pueden participar en la constitución de la empresa únicamente con su pasaporte. Estos socios o accionistas deben solicitar, de forma previa, la asignación de un Número de Identificación de Extranjero (N.I.E.) o, si es una empresa extranjera, su Número de Identificación Fiscal (NIF) español.
Los futuros socios o accionistas deben solicitar el certificado de denominación ante el Registro Mercantil Central. Al solicitar este certificado, los socios deberán detallar las posibles denominaciones que desean para la futura sociedad según su orden de preferencia. El registro analizará las denominaciones solicitadas con las ya inscritas en España y otorgará al solicitante una denominación disponible, de acuerdo con el orden de preferencia señalado en el propio formulario de solicitud.
Este certificado se podrá solicitar en persona ante las oficinas del Registro Mercantil Central, o de forma telemática, descargando el certificado de denominación desde la propia web del Registro Mercantil Central.
En el caso de las sociedades cooperativas, este certificado se solicitará ante el Registro estatal de Cooperativa, o si es una cooperativa autonómica, ante el registro de cooperativas de su autonomía.
El siguiente paso consiste en la apertura de una cuenta bancaria en nombre de la sociedad. Una vez obtenido el certificado de denominación antes citado, se deberá acudir a una entidad bancaria situada en España para abrir una cuenta en nombre de la sociedad.
Una vez realizada la apertura de la cuenta, se deberá proceder al depósito del capital social, según las cantidades que corresponde a cada tipo societario. Una vez depositada esta cantidad, el banco deberá emitir un certificado de la disponibilidad de este saldo, cuyo original se deberá facilitar al notario el día de la firma del acuerdo de constitución.
Los socios o accionistas pueden aportar como capital social bienes distintos al dinero siempre que se puedan valorar económicamente (es decir, se puede determinar su valor en dinero). En este caso, los socios deberán facilitar al notario todos los datos registrales o identificativos de los bienes que se desean aportar, así como una estimación de su valor económico.
En este último caso, los socios responderán solidariamente de las deudas de la sociedad (se pueden reclamar a cualquiera de los socios el pago de la deuda) en el caso de que el valor real de los bienes aportados sea menor que el indicado en la escritura de constitución.
Los socios o accionistas deben preparar un borrador de los estatutos de la empresa según su tipo societario, ya sean los estatutos de una sociedad limitada, de una sociedad limitada unipersonal, de una sociedad limitada profesional o de una cooperativa.
El contenido de estos estatutos se ajustará a lo acordado por los socios, debiendo recoger, en todo caso, las principales normas de funcionamiento de la sociedad. Entre otras normas, se establecerá la actividad objeto de la sociedad, el número de participaciones o acciones en los que dividirá su capital social, la cantidad de participaciones o acciones que corresponderá a cada socio, y la estructura y normas de funcionamiento de la junta general y del órgano de administración de la sociedad.
Todos los socios o accionistas, o sus representantes debidamente apoderados, deben firmar los estatutos de la sociedad.
Una vez recopilados los documentos anteriormente citados, los socios o accionistas deben seguir los siguientes pasos:
Los socios deberán acudir ante el notario con su documento de identificación original (DNI, NIE o NIF de la persona jurídica a la que representa). Los socios que no puedan acudir deberán otorgar un poder especial en favor otro socio o de un tercero para que firmen el acuerdo de constitución en su nombre.
Por otro lado, en el caso de que uno o varios socios sean personas jurídicas (p. ej. otras sociedades, una asociación, etc.), deberán acudir a la firma aquellas personas que puedan actuar en nombre de dichas entidades (p. ej. su administrador único o solidario, la persona que cuenta con poderes generales de la sociedad, etc.), o bien, la persona jurídica puede otorgar un poder especial para constituir la sociedad.
Una vez firmado el acuerdo de constitución por todos los socios, y elevado a público ante notario, la sociedad ya existirá a efectos legales y sus acuerdos serán vinculantes para los socios o accionistas.
Los socios pueden acordar el nombramiento de los miembros de su órgano de administración en el mismo momento de constitución de la empresa. Así, se podrá nombrar:
La designación de estos cargos es libre, por lo que no es necesario que sean a su vez socios. Asimismo, pueden ser de nacionalidad española o extranjera.
En el caso de las sociedades cooperativas, los socios podrán realizar el nombramiento de los miembros de su consejo rector.
Una vez elevado a público el acuerdo de constitución, los socios o accionistas deberán solicitar el Número de Identificación Fiscal Provisional de la sociedad. Este número se podrá solicitar mediante la presentación del modelo 036 de declaración censal, que se podrá presentar de forma electrónica en el portal de la Agencia Tributaria.
Si la constitución de la sociedad se ha realizado con capital extranjero, los socios deberán presentar el formulario D1-A (el capital social de la sociedad se ha transferido desde una cuenta situada fuera de España ). Este formulario es demandado únicamente a efectos estadísticos, y se podrá presentar ante el Ministerio de Economía de forma telemática.
Los socios o accionistas deberán proceder a la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales en su modalidad de Operaciones Societarias mediante la cumplimentación del modelo 600 ante la oficina Tributaria de la comunidad autónoma en la que se constituye la sociedad. La constitución de la sociedad se encuentra exenta del pago de este impuesto, pero, aún así, es necesario presentar este modelo como paso previo a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
Tras la liquidación del modelo 600 anterior, se deberá presentar la escritura de constitución de la sociedad ante el Registro Mercantil de la provincia donde se establece la sociedad para solicitar su inscripción. La inscripción se deberá solicitar en el plazo máximo de dos meses desde el otorgamiento ante notario de la escritura de constitución. El Registro tiene un plazo máximo de 15 días laborables para confirmar su inscripción. Una vez realizada, la sociedad tendrá plenos efectos frente a terceros (es decir, podrá comenzar a operar con totalidad normalidad en el mercado).
En el caso de las sociedades cooperativas, la inscripción se deberá realizar ante el Registro de Cooperativas (o en un registro autonómico si sólo desarrollarán su actividad en una región).
Una vez que la sociedad se encuentra debidamente inscrita, se deberá proceder a la solicitud de su Número de Identificación Fiscal definitivo. Esta solicitud se llevará a cabo ante la Agencia Tributaria mediante la presentación del correspondiente modelo 036 de declaración censal que se podrá hacer de forma telemática en el portal de la Agencia Tributaria. Además, en el caso de que se desee realizar una actividad económica a través de la sociedad (p. ej. taller mecánico, tienda de ropa, etc.), se deberá dar de alta a la sociedad en el Impuesto de Actividades Económicas mediante la presentación de los modelos 840 y 848.
Si alguno o algunos de los socios son a su vez nombrados como administradores de la sociedad, deberán darse de alta en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, siempre que realicen actividades de gerencia o de toma de decisiones de la sociedad.
En el caso de que se vaya a realizar la contratación de personal, se deberá solicitar el Código de Cuenta de Cotización de la empresa. Esta solicitud se presentará mediante el modelo TA.6 de solicitud de inscripción en el Sistema de la Seguridad Social, que se puede presentar de forma telemática a través de la sede electrónica de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Los principales tipos de formas societarias en las que se puede organizar una empresa son las siguientes:
Una vez decidida la forma societaria, la constitución de una sociedad conlleva una serie de requisitos formales. Antes de iniciar su constitución, los socios deben contar con lo siguiente: la obtención del Número de Identificación Fiscal o Documento Nacional de Identidad de los socios si no disponen de estos, solicitar la denominación social de la sociedad ante el Registro Mercantil Central; realizar la apertura de la cuenta bancaria de la sociedad y aportar el capital social y redactar sus estatutos.
Una vez que se disponen de estos documentos, los socios deben acudir a un notario público para realizar la constitución, y, posteriormente, solicitar su Número de Identificación Fiscal (NIF), presentar el modelo 600 ante la oficina tributaria de la comunidad autónoma donde se constituye la sociedad, y solicitar su inscripción en el Registro Mercantil (se deberá también solicitar su número de la Seguridad Social en el caso de que la sociedad vaya a llevar a cabo la contratación de trabajadores).