Cuándo y cómo formalizar un documento ante notario público

Última revisión: Última revisión:4 de diciembre de 2023

Los documentos legales deben incluir o tener ciertos elementos para que sean válidos y eficaces. La validez significa que el o los documentos cumplen con los requisitos para que existan, es decir que sean reconocidos legalmente, y la eficacia significa que cumplen con los elementos suficientes y necesarios para surtir efectos, es decir que tengan una consecuencia legal.

Todos los documentos, sean contratos, notificaciones, recibos o en general cualesquier documentos legales, se pueden clasificar como documentos públicos o privados. Para algunos documentos o actos uno de los requisitos para que surtan efectos, es que estén proveídos de fe pública, mediante la formalización u otorgamiento del mismo ante fedatario público, como los corredores o notarios públicos, jueces, o cualquier autoridad local, estatal o federal, así como cónsules como parte del servicio exterior mexicano.

En esta guía, se expondrán y explicarán qué tipos de documentos pueden ser otorgados, formalizados, protocolizados o certificados por un notario y las diferencias y alcances que existen entre ellos. Además, se determinará cuáles se deben hacer constar en instrumento público otorgado ante notario, en tanto la ley lo exija en algunos casos y cuando resulte idóneo, es decir adecuado y óptimo.

Asimismo, se expondrá qué efectos y consecuencias tienen los instrumentos públicos otorgados ante notario y los procesos que haya que seguir para que los mismos sean considerados como públicos y puedan hacerse valer frente a terceros.

1. Documentos privados

Los documentos privados son aquellos que las partes celebran con o sin la presencia y firma de interesados o testigos, y nunca con la intervención de un funcionario que pueda dar fe pública. Cualquier documento firmado sea un acuerdo, contrato, convenio, carta, notificación, pagaré, cheque y/o recibo, etc. que no esté verificado, certificado, autenticado, sellado y/o firmado por un funcionario que pueda dar fe pública, es un documento privado. Algunos ejemplos de documentos privados son los contratos de arrendamiento de casa habitación o de locales comerciales que se celebran únicamente entre el arrendador y el arrendatario, con o sin la presencia y firma de testigos.

2. Documentos públicos

Los documentos públicos son aquellos que son emitidos o en los que intervienen, funcionarios públicos, fedatarios públicos, autoridades locales, estatales o federales, o funcionarios del servicio exterior mexicano.

Los documentos privados pueden ser proveídos de fe pública, es decir que aunque se hayan firmado sin la intervención de un fedatario público, juez o autoridad, a través de ciertos actos específicos por parte de quienes otorgan fe pública, se vuelvan documentos públicos y sean entonces formalmente considerados como actos legítimos, así como documentos válidos y eficaces, sin necesidad de tener que probarse su veracidad.

2.1 Fedatarios públicos

Los fedatarios públicos son funcionarios que tienen la capacidad de proveer de fe pública. La fe pública se refiere a la característica de presumir o asumir como legal, real y veraz un acto o un documento, es decir que los actos que constan en un documento sean verdaderos y/o realmente se hayan llevado a cabo y que no se traten de actos simulados o ficticios.

Existen varios tipos de fedatarios públicos en México, los más conocidos son los corredores públicos y los notarios públicos. Los corredores son auxiliares del comercio, que brindan a las pequeñas, medianas y grandes empresas servicios jurídicos para agilizar y dar certeza en sus negocios comerciales, por lo que únicamente podrán proveer de fe pública a documentos de carácter comercial o mercantil. Los notarios por su parte podrán proveer de fe pública a todo tipo de documentos legales sean mercantiles como una compraventa o civiles como un arrendamiento.

No obstante que los documentos públicos pueden ser otorgados por diferentes personas autorizadas para dar fe pública, en esta guía nos enfocaremos en la actividad del notario público, ya que constituye una de las principales figuras de la fe pública en México.

2.1.1 Notarios públicos

Los notarios públicos son especialistas legales o profesionales del Derecho (licenciados en Derecho o abogados) que cuentan con la autorización de los gobernadores de cada entidad federativa o estados, por la cual pueden entre otros, elaborar instrumentos públicos.

Un Notario realiza sus funciones con apego a la ley y de manera imparcial, es decir no puede dar preferencia a una de las partes y debe aconsejar a cada una de ellas, sin descuidar los intereses de las mismas.

Los instrumentos públicos que el notario realiza se dividen en escrituras públicas y actas notariales. Las escrituras formalizan contratos, declaraciones u otorgamiento de poderes, en general documentos en los que haya voluntad y decisión personal. En las actas notariales se hacen constar hechos que haya visto el propio notario o que le consten, por ejemplo una persona puede pedirle a un notario que esté presente cuando realiza una notificación a una contraparte, (el notario no interviene en los hechos, ya que solamente participan las partes, es decir quien entrega la notificación y quien la recibe, y el notario toma nota de lo que observa); el notario asentará en el acta los hechos con su firma y sello.

La actividad del notario incluye diferentes actividades y servicios, de las cuales no todas constituyen la creación de una escritura pública. En ese sentido un notario podrá:

  • Formalizar actos o acuerdos, es decir elaborar escrituras públicas, como compraventas de inmuebles que se preparen y firmen ante el mismo notario, el instrumento público permanecerá en el protocolo (los libros) del notario quien las resguarda; cuando formaliza un acto o acuerdo el notario se cerciora de que se respeten los derechos de las partes y es responsable de que lo que se hayan declarado las partes sea verdad;
  • Formalizar documentos, es decir formalizar un documento privado y hacerlo constar en una escritura pública, por ejemplo contratos de compraventa privados, que con posterioridad se formalizan ante el notario;
  • Ratificar firmas, por la cual se confirma la identidad de las personas firmantes de un documento;
  • Ratificar el contenido de un documento, que significa la confirmación y certificación de la información incluida en un documento, como el clausulado de un contrato;
  • Protocolizar un documento, que significa que se resguardará en los libros del notario, un ejemplar del acto realizado, para ello transcribe o relaciona lo que esta escrito en el documento privado, lo cual da certeza de la celebración del acto que consta en el instrumento público; a diferencia de la formalización de un acto, cuando se protocoliza un documento, el notario no interviene en el fondo del acuerdo, o intereses de los participantes, únicamente se cerciora de que el acto sea legal y que si existen ciertos requisitos legales para realizarlo, los mismos se hayan cumplido;
  • Emitir copias certificadas, que significa reimprimir o reproducir un documento, el cual hará las veces de un original, es decir será un documento con el mismo valor que el original; se pueden obtener copias certificadas de documentos inclusive de un instrumento público;
  • Emitir testimonios, son réplicas de las escrituras públicas que certifican la emisión y creación de una escritura pública, es decir testifica que existe la escritura y que el acto que se incluye en el testimonio fue debidamente celebrado y consta en los libros (el protocolo) del notario; dichas réplicas son considerados documentos originales que los interesados podrán presentar ante autoridades, terceros, contrapartes y otros fedatarios públicos;
  • Cotejar documentos, que significa emitir una copia, o calcar un documento original, sellarlo y firmarlo el cual hará las veces de un original, es decir será un documento con el mismo valor que el original; el cotejo de documentos puede hacerse inclusive de un instrumento público.

Ya que no todos los servicios y actos que se realizan ante notario público, constituyen escrituras públicas, como una copia certificada, una característica que tienen todos los documentos que se otorgan ante notario, aunque no sean escrituras, es que le dan al documento de que se trate, "fecha cierta" eso quiere decir que al ya presentarse ante un notario quien lo copió, cotejó o lo asentó en su protocolo, el documento se considera existente al menos desde la fecha en que se le presentó al notario, y debe ser reconocido desde dicha fecha. Proveer de fecha cierta a un documento resulta muy útil, sobre todo cuando se presentan o inician procedimientos judiciales, en los que no resultaría necesario probar la existencia del documento al menos desde la fecha en que se realizó el acto o servicio notarial.

2.1.2 Publicidad de los documentos

Como comentamos, la validez y eficacia de los documentos requieren de ciertos elementos. Por lo anterior, la normatividad, exigirá que además de los elementos básicos para que el acto o el contrato sea válido y eficaz, será necesario darle publicidad.

La publicidad de los documentos se logra a través del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, como una institución que pone a disposición de los ciudadanos los documentos y actos que se hayan inscrito en el mismo.

No es posible inscribir o registrar actos o documentos ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio de cada estado como la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio de la Ciudad de México si los mismos no han sido otorgados ante fedatario público, por lo tanto, todo lo que deba inscribirse en dicha institución debe constar en un instrumento público.

3. Documentos que se deben otorgar ante notario público

La legislación comercial, mercantil o civil, establece qué documentos deben formalizarse, para poder ser inscritos en el Registro Público, en los que se ubican los siguientes:

  • En el caso de inmuebles que incluye, los títulos de propiedad, compraventas y garantías, donaciones, derechos de uso sobre inmuebles (usufructo), es necesario que dichos documentos consten en escritura pública otorgada directamente ante notario o por formalización del contrato privado. En general todos los actos relacionados con inmuebles deben constar en escritura pública.
  • Otorgamiento de poderes a favor de una persona para representarla, por ejemplo un Poder General para Pleitos y Cobranzas, es necesario que consten en escritura pública;
  • Ciertos actos de empresas, deberán de protocolizarse, es decir el documento previamente celebrado se formalizará en escritura pública, incluyendo:
    • las creaciones o constituciones de empresas, cualquier reforma o modificación a sus estatutos sociales (acta constitutiva como el contrato de sociedad anónima);
    • los acuerdos de fusión con otra sociedad, transformaciones, escisiones;
    • Garantías sobre las acciones o partes sociales;
    • Otorgamiento de ciertos poderes por la asamblea, como un Poder General para Pleitos y Cobranzas;
  • Contratos de Crédito, que sirvan para financiar la adquisición de materias primas, es necesario que consten en escritura pública otorgada directamente ante notario o por formalización del contrato privado;
  • Testamentos públicos, es necesario que consten en escritura pública otorgada ante notario; y
  • Ciertas Notificaciones, como una Notificación al Arrendatario de Oferta de Compra de Inmueble, que se harán constar en actas de fe de hechos.

De los documentos anteriores se podrán realizar ratificaciones de firma o de contenido. En el caso de ratificación de firmas el alcance de estos documentos es limitado, ya que únicamente se confirma la persona que firmó un documento privado. Asimismo, la ratificación de contenido, confirma el contenido de un documento. Al igual que la ratificación de firmas, una ratificación de contenido no es exigida por la legislación para validar un documento privado o hacerlo eficaz.

3.1. Otros Documentos que pueden formalizarse ante notario público

Existen otros documentos que resultan adecuados para formalizarse o certificarse, así como ser notificados mediante notario público ya que su validez puede estar vulnerada o son de alto riesgo, debido al valor de la operación o por tratarse de un objeto delicado considerado así por alguna parte o propietario. Algunos ejemplos de documentos que regularmente se formalizan, son:

  • Requerimiento de Pago, si el acreedor requiere el pago mediante un notario público, el documento que expida el notario público, reflejará el acto de dicho requerimiento y en caso de que el acreedor iniciara un procedimiento judicial de cobro, el acto del requerimiento será considerado como válido, real y veraz, debido a que consta en un instrumento público. Lo anterior es aplicable por ejemplo para requerimientos de pago de renta en contratos de arrendamiento (casa habitación);
  • Los Contratos de Compraventa de ciertos bienes como:
    • compraventa de un automóvil, al firmarlo ante un notario, se asegurará el vendedor que el comprador ha aceptado y recibido el coche, a su vez el comprador se protege ya que se confirma que el vendedor recibió el dinero por la venta.
    • contratos de compraventa de bienes como equipo, joyería o maquinaria de alta gama o tecnología, también son regularmente otorgados ante notario debido al alto valor de los bienes, a fin de dar mayor protección a las partes, del intercambio y entrega del dinero.
  • Notificaciones, algunas notificaciones forzosamente deben realizarse en presencia de un notario, sin embargo cuando la ley no lo exige y alguna o ambas partes quieren contar con mayor protección podrán realizar dichas notificaciones a través de un notario para que la comunicación quede asentada en una acta notarial de fe de hechos, como una Notificación de No Renovación de Contrato o una Notificación de Intención de Terminación Anticipada de Contrato.

En general, otorgar ante notario un contrato le da seriedad al mismo, sobre todo cuando las partes no se conocen y pueden correr riesgos por falta de pago, comunicación o entrega de bienes. Contar con un instrumento público de un notario es una prueba plena del acto o contrato que contiene el mismo ante cualquier proceso judicial.

4. Forma de otorgar escrituras públicas

Para otorgar los instrumentos públicos ante notario, se debe acudir directamente a las oficinas o establecimientos de las notarías públicas. En algunos casos, el notario podrá en situaciones especiales, extraer los folios o su protocolo, es decir las hojas y libros donde se establecen las escrituras públicas, cuando así lo estime necesario, por ejemplo para la elaboración de un testamento por una persona con un estado de salud vulnerable.

En todos los actos que se realicen ante un notario, el mismo deberá cerciorarse de la identidad de la persona, debido a su facultad y a su vez, obligación para autenticar a las personas que comparecen ante el mismo. En caso de que se trate de un instrumento en el que implique la participación de más de una persona, deberá escuchar a todas las partes para determinar el acuerdo justo y transparente que corresponda al caso, y preparará la escritura solicitando las firmas que correspondan por parte de los interesados y entregando una copia certificada o un testimonio notarial a cada parte.

Los notarios tienen la facultad de determinar sus propios aranceles, es decir los honorarios que deseen cobrar por los servicios prestados y los documentos que preparen para los solicitantes que a su vez son considerados clientes, bajo una relación de prestación de servicios. Las consejerías jurídicas de cada estado como la Consejería Jurídica y de Servicios Legales de la Ciudad de México publican anualmente en gacetas como la Gaceta Oficial de la Ciudad de México o periódicos oficiales de los estados, la forma y cantidades que pueden cobrar los notarios para asegurar competitividad entre los mismos, en favor de los ciudadanos.

5. Conclusión

Los documentos legales se clasifican en privados y públicos, la publicidad de los documentos se logra con la inscripción de los documentos en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, para lo cual se requiere la intervención de un fedatario público. El notario público como una de las principales figuras que tiene la autoridad de proveer de fe pública, podrá formalizar documentos de cualquier tipo, y elaborar un instrumento público conforme a los requisitos que establezca la ley para cada caso, para autenticar, dar fe y certificar la existencia y validez de un acto, contrato o hecho.

Los documentos que deben formalizarse ante notario son:

No obstante que se podrán formalizar cualesquier documentos, en los casos en los que la ley exija esta característica, los documentos que no se formalicen conforme a los requisitos legales, no podrán ser oponibles, es decir, exigibles frente a terceros, sino únicamente serán exigibles entre las partes involucradas en el acto o contrato.

Por lo anterior, otros documentos que aunque no deban formalizarse, son regularmente otorgados o certificados ante notario para mayor protección, son:

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