หนังสือเตือนพนักงาน/ลูกจ้าง

หนังสือเตือนพนักงานหรือลูกจ้าง เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้บังคับบัญชา หรือหัวหน้างานโดยตรงของพนักงานผู้ได้รับการแจ้งตักเตือนนั้น โดยออกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างผู้ที่นายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างต้องการจะแจ้งตักเตือน เพื่อให้พนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้น รับทราบ ปรับปรุง แก้ไข หรือปฏิบัติตามคำแนะนำ คำสั่งที่นายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างได้แจ้ง โดยการแจ้งตักเตือนนั้นอาจมีที่มาจากหลากหลายสาเหตุ เช่น การเข้างานสายหรือเลิกงานก่อนเวลา การปฏิบัติงานที่ผิดพลาดหรือล่าช้า การที่ลูกจ้างหรือพนักงานปฏิบัติผิดข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ คำสั่งของนายจ้าง เป็นต้น

โดยทั่วไป เนื่องจากควาสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างนั้น มักจะเป็นไปด้วยความถ้อยทีถ้อยอาศัย ในกรณีที่เป็นความผิดครั้งแรกและไม่ร้ายแรงมากนัก นายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างมักจะแจ้งตักเตือนลูกจ้างโดยวาจาเท่านั้น เพื่อไม่ให้ลูกจ้างเสียความรู้สึก แต่หากเป็นความผิดร้ายแรง หรือเป็นความผิดที่นายจ้างเห็นว่าควรจะมีหลักฐานเป็นลายลักษณะอักษร เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต รวมถึงใช้เพื่อเป็นหลักฐานประกอบในการเลิกจ้างในภายหลัง นายจ้างก็ควรบอกกล่าวตักเตือนพนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้นเป็นลายลักษณ์อักษร

ในกรณีที่นายจ้างต้องการจะเลิกจ้างพนักงานหรือลูกจ้าง นายจ้างอาจเลือกใช้หนังสือเลิกจ้าง เพื่อแสดงความประสงค์เป็นลายลักษณ์อักษรที่จะบอกเลิกสัญญาจ้างแรงงานระหว่างนายจ้างกับพนักงานหรือลูกจ้างนั้น

การนำไปใช้

ในการจัดทำหนังสือเตือนพนักงานหรือลูกจ้างนั้น ผู้จัดทำควรดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• ระบุ รายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุ หรือเหตุการณ์ที่เป็นที่มาของการออกหนังสือเตือนพนักงานหรือลูกจ้างฉบับนี้ เช่น การที่พนักงานหรือลูกจ้างเข้างานสาย ออกงานไว ลาบ่อย หรือขาดงานบ่อย พนักงานหรือลูกจ้างปฏิบัติผิดข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ คำสั่งของนายจ้าง หรือลูกจ้างหรือพนักงานมีผลการปฏิบัติงานที่ช้า ผิดพลาด ขาดทักษะ ความรู้ ความสามารถ ความชำนาญในงานที่ทำ
• แนบ หลักฐานเกี่ยวกับสาเหตุ หรือเหตุการณ์ที่นายจ้างจะแจ้งตักเตือนนั้นด้วย เช่น บันทึกวันและเวลาเข้า-ออกงานของลูกจ้าง ผลการประเมินการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามความคาดหมายหรือตัววัดผล (KPIs)
• ระบุ มาตรการแก้ไขหรือการป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นอีก (ถ้ามี) เช่น ขั้นตอน วิธีการ และกรอบระยะเวลาการปรับปรุงแก้ไข รวมถึง การประชุมและการประเมินติดตามผลการแก้ไขปรับปรุง
• ระบุ มาตรการลงโทษทางวินัย (ถ้ามี) เช่น การพักงาน การเพิกถอนสิทธิการได้รับเงินตอบแทนพิเศษ (โบนัส) ทั้งนี้ การลงโทษดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและ/หรือตามที่ตกลงในสัญญา อย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่เงื่อนไขใดเป็นประโยชน์ต่อลูกจ้างที่สุด
• จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างน้อย 2 ฉบับ ลงนามโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้าง และส่งแบบปิดผนึกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างที่ต้องการจะตักเตือน และ
• ให้ลูกจ้างลงนามรับทราบการแจ้งตักเตือนนั้นด้วย เพื่อให้ลูกจ้างมีโอกาสที่จะตรวจสอบข้อความในหนังสือเตือนฉบับนั้น ว่าถูกต้องหรือไม่ และโอกาสของพนักงาน/ลูกจ้างในการชี้แจงหรืออธิบายข้อเท็จจริง (ถ้ามี) เนื่องจาก การออกหนังสือเตือนฉบับดังกล่าวอาจเกิดจากการเข้าใจผิดของนายจ้างไปเอง หรืออาจมีเหตุผลจากฝ่ายพนักงานหรือลูกจ้างที่นายจ้างอาจสามารถรับฟังได้
• นายจ้างและลูกจ้างต่างฝ่ายต่างจัดเก็บหนังสือเตือนฉบับดังกล่าวไว้กับตนเพื่อใช้อ้างอิงและใช้เป็นหลักฐาน หากมีข้อพิพาทเกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าวในอนาคต

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

มีกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือเตือนพนักงานหรือลูกจ้างที่น่าพิจารณา ดังต่อไปนี้

• การจ่ายค่าชดเชยการเลิกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ในกรณีที่นายจ้างเลิกจ้างลูกจ้างอันเนื่องมาจากการปฏิบัติผิดข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้าง ที่ไม่ใช่ความผิดอันร้ายแรง หากนายจ้างได้ทำการตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว และลูกจ้างยังปฏิบัติผิดในเรื่องเดิมซ้ำอีก นายจ้างสามารถเลิกจ้างได้โดยไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าชดเชยจากการเลิกจ้างนั้นให้กับพนักงานหรือลูกจ้าง ทั้งนี้ สำหรับการเลิกจ้างภายในหนึ่งปีนับจากวันที่ลูกจ้างได้ปฏิบัติผิดในครั้งแรก
• การพักงานลูกจ้าง จะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขและข้อกำหนดที่กำหนดในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน เป็นอย่างน้อย

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้