30 de agosto 2023
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30 de agosto 2023
La decisión de incorporar a uno o varios empleados es un paso importante en cualquier empresa o negocio. Ahora bien, tal y como se señaló en la guía "¿Cuál es el coste real de contratar a un trabajador?", la contratación de empleados está sujeto a una serie de condiciones y requisitos que deben ser analizados por el futuro empleador.
En esta guía, nos centramos en los pasos o procedimiento que debe seguir cualquier empleador, ya sea una persona física o una empresa, a la hora de incorporar a un trabajador a su actividad:
El primer paso para incorporar a un trabajador es realizar un proceso de selección, es decir, un proceso destinado a la búsqueda del trabajador apropiado de acuerdo con las necesidades del empleador. Durante todo este proceso, el empleador debe operar de acuerdo con los principios de igualdad y de no discriminación, por lo que la decisión de elegir a uno u otro trabajador no puede fundamentarse en razones o motivos discriminatorios, ya sea por sexo, raza, religión u orientación política, entre otros (p. ej. no puede ser el único motivo que justifique la contratación el hecho de que el candidato sea un hombre en lugar de una mujer).
Una vez que hemos encontrado el trabajador ideal para el puesto ofertado, el siguiente paso es preparar su contrato de trabajo. Lo primero que debemos realizar es elegir el tipo de contrato de trabajo de acuerdo con las necesidades de la empresa. En concreto, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Dependiendo de la duración deseada del contrato, es decir, del tiempo que el trabajador prestará sus servicios en favor del empleador, el contrato de trabajo será estable y, por tanto, tendrá un carácter indefinido (no tiene fecha de finalización), o bien podrá ser temporal, es decir, que tiene un plazo de duración concreto.
Los contratos de trabajo temporales solo pueden ser utilizados para cubrir necesidades de trabajo de la empresa que tienen una duración temporal específica, como son aumentos esporádicos del volumen de ventas o la necesidad de sustituir a un empleado. Siguiendo nuestra guía "¿Cuáles son las características y los principales tipos de contratos de trabajo temporales?", los principales tipos de contrato de trabajo temporales actualmente existentes son los siguientes:
En general, se aplican las mismas reglas o condiciones tanto a los contratos de trabajo indefinidos como los contratos temporales. La única diferencia es que el contrato temporal presenta una duración máxima concreta que depende de cada tipo de contrato de trabajo temporal.
Un contrato temporal se convertirá en indefinido en los casos en los que el trabajador haya prestado sus servicios durante más de veinticuatro meses dentro de un período de treinta meses para un mismo empleador. Esta conversión tendrá lugar independientemente de que el trabajador haya prestado sus servicios en diferentes puestos o del tipo de jornada en el que haya realizado su trabajo (a tiempo completo o a tiempo parcial).
En los casos en los que la empresa tenga únicamente necesidad de contar con los trabajadores durante ciertos periodos de tiempo que se repiten año a año, es decir, realiza actividades que tienen un carácter repetitivo o estacional, se deberá acordar la firma de un contrato de trabajo fijo-discontinuo.
Este contrato tiene carácter indefinido, si bien el trabajador solo prestará sus servicios cuando así se lo solicite el empleador. Así, este tiene la facultad de llamar al empleado para trabajar cuando sea necesario según las necesidades del empleador. El trabajador está obligado a responder a este llamamiento y a presentarse a trabajar durante los períodos de trabajo.
Este tipo de contrato se utiliza principalmente en sectores en los que la demanda de trabajo varía a lo largo del año debido a factores estacionales o cíclicos, como es el turismo, la agricultura, la hostelería y la construcción (p. ej. los hoteles necesitan incorporar a más empleados en los momentos de mayor demanda de vacaciones).
La empresa puede realizar la contratación del trabajador a tiempo completo, es decir, el empleado trabajará cuarenta horas a la semana, o bien a tiempo parcial, es decir, el empleado trabajará menos horas de cuarenta horas semanales.
El contrato puede ser a tiempo completo o parcial tanto en los contratos de trabajo indefinidos, como los temporales anteriormente citados.
En el caso de que el empleado desee incorporar a un trabajador para ayudar a su formación, o para permitirle adquirir experiencia profesional tras finalizar sus estudios, el empleador podrá firmar alguno de los siguientes contratos:
Una vez decidido el tipo de contrato del trabajador, el empleador debe realizar el proceso de contratación del empleado para que este pueda incorporarse en la empresa. Para ello, el empleador debe seguir los siguientes pasos:
Tanto el empleador como el trabajador deben estar de alta o inscritos en la Tesorería General de la Seguridad Social española para iniciar la actividad laboral. Esto implica que el trabajador debe disponer de un número de afiliación a la Seguridad Social y el empleador, a su vez, de un Código de Cuenta de Cotización a través del cual realizará el pago de las cotizaciones del trabajador, como se menciona en el apartado 3.3 siguiente.
El empleador deberá facilitar a la Administración su datos, incluyendo la cuenta bancaria concreta a través de la cual realizará el pago de las cotizaciones sociales del trabajador.
En el caso de que el trabajador sea extranjero, deberá disponer de una autorización de residencia y trabajo para que se pueda llevar a cabo su alta en la Seguridad Social, tal y como se comentará en el siguiente apartado 4 siguiente.
El empleador realizará el alta a través de la plataforma Import@ss de la Tesorería General de la Seguridad Social, a la que el empleador puede acceder con su certificado digital si es una persona física, o el de la empresa si el empleador es una persona jurídica (p. ej. una empresa). Para el alta, el empleador necesitará únicamente los datos del trabajador, incluido su número de cotización a la Seguridad Social.
El alta se deberá realizar dentro del régimen y grupo de cotización adecuado. El régimen depende del tipo de trabajador, aunque la gran mayoría se encuadran dentro del conocido Régimen General (los restantes regímenes son especiales para determinados colectivos, como p. ej. para los trabajadores del sector agrario o para el personal doméstico).
Por otro lado, el grupo de cotización depende del tipo de actividad que realice el trabajador. Las cotizaciones sociales que deberá pagar el empleador dependerá del grupo de cotización al que pertenece el trabajador.
El trabajador no comenzará su actividad hasta que el empleador realice su alta en la Seguridad Social.
Relacionado con lo anterior, el empleador debe realizar el pago de las cotizaciones sociales del trabajador. Tal y como se indicó en el apartado 3.1 anterior, el empleador debe mantener actualizado su número de cuenta asociado a su código de cotización. La Tesorería realizará de forma mensual el cargo de las cotizaciones correspondientes (es decir, sustraerá de la cuenta de la empresa las cantidades de cotización que le corresponden a cada trabajador que formen parte de su plantilla).
En nuestra guía sobre "¿Qué son las cotizaciones sociales?" se puede encontrar más información sobre cómo se puede estimar las cotizaciones sociales que le corresponde a cada empleado según su grupo de cotización.
El empleador que incumpla su obligación de realizar el alta del trabajador y/o el pago de sus cotizaciones puede ser sancionado por la Administración como una infracción grave o muy grave con sanciones que oscilan desde los 750 euros en los supuestos más leves a los 225.000 euros, a lo cual se añade el pago de recargos y de intereses de demora.
La contratación de un empleado se complica si este carece de autorización de trabajo para prestar sus servicios en España. En este caso, la empresa estará obligada a solicitar la autorización de trabajo del futuro empleado antes de que este se incorpore a su puesto. A la hora de solicitar la autorización correspondiente, y tal y como se señaló en nuestra guía "¿Qué requisitos deben cumplir los extranjeros para trabajar en España?", se debe tener en cuenta el tipo de empleado que se desea contratar:
Los contratos altamente cualificados son aquellos que desarrollan una actividad laboral en un puesto directivo de la empresa, o como profesionales o expertos en una determinada área. En estos casos, la empresa debe solicitar la autorización de residencia del trabajador ante la denominada Unidad de Grandes Empresas. La solicitud se puede hacer si el trabajador se encuentra en situación regular en España (es decir, se encuentra en España como turista o con una estancia de estudios) y se trata de un proceso rápido en el que la Administración dispone de 20 días laborales para resolver la solicitud.
La contratación de cualquier otro trabajador que no sea altamente cualificado es más complicado. La contratación se podrá realizar si el trabajador se encuentra en su país de origen, o bien, mediante la solicitud de un arraigo, es decir, de un permiso de residencia que el trabajador puede solicitar si tiene una oferta laboral y ha vivido en España, como mínimo, en los últimos tres años. La contratación en origen se debe llevar a cabo por parte de la empresa iniciando la solicitud de la autorización de residencia en la oficina de extranjería en la que se sitúa su centro de trabajo o de actividad, disponiendo de un plazo mínimo de tres meses para resolver la solicitud.
Siguiendo lo recogido en nuestra guía "¿Cuáles son las diferencias entre un contrato de trabajo y un contrato de prestación de servicios?", la contratación de colaboradores o profesionales por la empresa puede ser más ventajosa para la empresa tanto en términos de coste como de gestión, ya que no tendrá que hacerse cargo del pago de sus cotizaciones sociales. Ahora bien, la contratación de trabajadores autónomos sólo se podrá llevar a cabo si el trabajador presta sus servicios de forma independiente y con su propios medios. Si el trabajador incurre en cualquiera de las siguientes situaciones, se entenderá que existe una relación laboral y que, por tanto, el trabajador debe firmar un contrato de trabajo con la empresa:
Si el trabajador cumple cualquiera de los requisitos anteriores, el colaborador puede ser considerado como un falso autónomo, con las consecuencias que aparecen recogidas en nuestra guía "¿Qué es un falso autónomo?".
La contratación de un empleado puede suponer todo un reto, sobre todo para las empresas de pequeño tamaño o startups. El proceso de contratación se resume en tres etapas: Una primera fase de publicación de la oferta y selección de los empleados; una segunda la elección del tipo de contrato adecuado según las necesidades de la empresa, y la última fase consistente en la realización del alta del trabajador en la Seguridad Social.
En el caso de que el trabajador sea extranjero, el proceso puede complicarse al necesitar el trabajador una autorización de residencia y trabajo en España. El tipo de autorización de residencia o trabajo dependerá del tipo de trabajador y de su situación en España.