¿Cuándo es conveniente crear una sociedad?

Una de las dudas o cuestiones más importantes en el inicio de cualquier negocio o actividad profesional es determinar cuál es la forma jurídica más eficiente para organizarse y prestar sus servicios.

En concreto, es importante establecer cuándo puede ser conveniente constituir una sociedad (p. ej. una sociedad limitada), o bien cuando es preferible prestar los servicios como un empresario individual (es decir, como un trabajador autónomo o freelance). Con el fin de ayudar a tomar una decisión en este punto, se analizarán estas dos formas de llevar a cabo una actividad profesional y se destacarán sus principales características.

1. ¿Qué es un empresario individual?

Por empresario individual nos referimos a todos aquellos empresarios que prestan sus servicios por cuenta propia, es decir, con sus propios medios y su propia organización (de forma común se les conoce como "autónomos"). De esta forma, se incluyen a todo tipo de profesionales que no dependen de ninguna empresa y que asumen personalmente del riesgo de la actividad (es decir, asumen las posibles pérdidas que se puedan derivar del desarrollo de su actividad, así como la necesidad de buscar nuevos clientes).

Para actuar como empresario individual únicamente será necesario darse de alta en la Agencia Tributaria mediante la presentación del modelo 036, y el cumplimiento de los requisitos adicionales que se pueda imponer en esta materia, según el caso. Asimismo, se deberá afiliar en la Seguridad Social en el régimen especial de trabajadores autónomos.

Esta es la forma más sencilla para iniciar la prestación de servicios, con mayor facilidad de gestión diaria, y la más adecuada para el inicio de cualquier actividad en la que se cuente con un volumen pequeño de ingresos.

2. ¿Cuáles son las principales características de los empresarios individuales?

A continuación, se recogerán las principales características de los empresarios individuales en contraste con los empresarios constituidos bajo una sociedad:

Los empresarios individuales asumen totalmente el riesgo derivado del desarrollo de la actividad, de forma que el empresario responde con todo su patrimonio ante las posibles deudas (p. ej. créditos impagados, salarios pendientes de pago a sus trabajadores, etc.) en los que pueda incurrir.

No hay diferenciación de patrimonios (dinero y bienes del empresario), es decir, el patrimonio de su negocio es el mismo que su patrimonio particular, incluidos los bienes o cantidades de dinero personales que no están relacionados con la actividad (p. ej. una entidad bancaria podrá reclamar el pago de un crédito del negocio por vía judicial y ejecutarse posteriormente sobre el patrimonio del empresario).

No es necesario realizar una aportación mínima de capital para iniciar la actividad. El empresario decide libremente la cantidad de su patrimonio que invertirá en la actividad y no es necesario mantener una cantidad mínima para prestar sus servicios (salvo en el caso de que se firmen contratos con la administración pública que le exijan el pago de una fianza).

Es más sencilla de constituir y de gestionar en su día a día en comparación con una sociedad. Cómo se mencionó anteriormente, para iniciar la actividad sólo es necesario darse de alta en Hacienda mediante la presentación del modelo 036 y en la Tesorería General de la Seguridad Social (o ante la mutua del colegio profesional correspondiente, en su caso). Posteriormente, para su gestión, será necesario mantener una contabilidad general de la actividad, así como presentar las correspondiente declaraciones trimestrales del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) e IVA, y realizar el pago mensual de la cuota de la Seguridad Social.

A efectos fiscales, el empresario individual se encuentra sujeto al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), lo cual le permite acogerse a los regímenes de estimación objetiva o de estimación directa simplificada (según el caso), más fáciles de calcular y que requieren una menor complejidad contable respecto al Impuesto de Sociedades aplicable a las empresas.

En el caso de que los resultados del negocio no sean favorables, la disolución de la empresa individual es más sencilla, siendo únicamente necesario pagar las deudas pendientes y solicitar su baja la Agencia Tributaria (modelo 037) y en la Tesorería General de la Seguridad Social.

De esta forma, la figura del empresario individual destaca por su sencillez y facilidad de gestión, siendo la forma más económica de iniciar la actividad profesional, aunque el empresario responde con todo su patrimonio del riesgo de la actividad que lleve a cabo.

3. ¿Qué es una sociedad o empresa?

Una sociedad (también conocida coloquialmente como una empresa) es una persona jurídica cuya propiedad corresponde a las personas (denominados socios) que aportan el capital (dinero o bienes) necesario para su constitución. Estos serán los que adopten por mayoría las decisiones que afecten a la empresa (constituyen la denominada junta general de socios).

La constitución de una sociedad no implica siempre la existencia de varios socios. Es posible constituir una sociedad limitada o una sociedad anónima con un único socio con las mismas características que una sociedad que cuenta con varios socios.

La sociedad tiene personalidad jurídica propia, por lo que se trata de una persona diferente a la propia del socio. De esta forma, se podrán llevar a cabo negocios o firmar contratos en nombre de la sociedad (p. ej. se pueden comprar bienes a nombre de la sociedad, llevar a cabo la contratación de empleados, solicitar créditos a nombre de la empresa, etc.).

Las sociedades se podrán estructurar de diversas maneras dependiendo de las necesidades de los socios. De esta forma, la sociedad podrá ser de responsabilidad limitada, anónima, cooperativa, profesional, laboral, comanditaria simple y comanditaria por acciones. En todo caso, la elección de alguno de estos tipos sociedades queda sujeta al cumplimiento de una serie de condiciones o al tipo de actividad que se desea llevar a cabo (p. ej. las sociedades profesionales sólo podrán ser utilizadas para desarrollar ciertas actividades profesionales colegiadas como la abogacía, la arquitectura, etc.).

4. ¿Cuáles son las principales características de los empresarios constituidos en sociedad?

Tal y como se ha realizado para los empresarios individuales, a continuación se van a detallar las principales características distintivas de las sociedades:

En contraposición al empresario individual, el patrimonio de la sociedad se diferencia de forma clara del patrimonio de los socios. Tal y como se ha indicado anteriormente, la sociedad es una persona jurídica diferente a los socios, por lo que por un lado quedarán el dinero y los bienes propiedad de cada socio y, por otro, el dinero y los bienes titularidad de la sociedad (formando el denominado capital social).

En relación con lo anterior, esta división de patrimonios conlleva una limitación del riesgo que asume el socio respecto a la actividad. Así, en este caso, el socio responderá ante posibles deudas únicamente con el patrimonio que ha aportado a la sociedad (es decir, responde sólo con los patrimonio que dispone en la sociedad).

En las sociedades es necesario realizar la aportación de un capital mínimo para llevar a cabo su constitución. Esta cantidad de capital dependerá del tipo societario (sociedad limitada, sociedad anónima, etc.) y será necesario realizar su reembolso de forma previa a su constitución, salvo excepciones puntuales (p. ej. en el caso de las sociedades limitadas el capital social se podrá aportar de forma sucesiva en un plazo máximo de 6 meses desde su constitución). Este capital social no podrá ser utilizado por los socios y se reintegrará a los mismos en el momento de disolución de la sociedad tras el pago de todas las deudas pendientes.

En contraposición al empresario individual, el inicio de la actividad mediante la creación de una sociedad es más compleja. Para la constitución de una sociedad o empresa será necesario la preparación de unos estatutos sociales que establezcan su organización básica, así como realizar la aportación del capital, elevar a público la escritura de constitución y proceder, posteriormente, a su inscripción en el Registro Mercantil correspondiente. Esto supone unos mayores costes económicos, así como más tiempo para poder iniciar la actividad.

En cuanto a la gestión de la sociedad, también supone mayores costes de gestión en comparación con el empresario individual. La sociedad deberá preparar las correspondientes cuentas anuales que incluirán como mínimo el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Además, deberá presentar las declaraciones correspondientes del Impuesto de Sociedades, IVA y la Seguridad Social en su caso, y depositar las cuentas anuales de cada ejercicio en el Registro Mercantil.

A efectos fiscales, los beneficios de la sociedad quedarán sujetos al Impuesto de Sociedades, lo cual supone pagar un porcentaje sobre los beneficios de la sociedad. Este impuesto será más ventajoso en ciertos casos, ya que permitirá incluir más gastos a la hora de calcular el beneficio (p. ej. si el socio se contrata como un empleado de la sociedad podrá deducirse su salario como gasto). En todo caso, la existencia de una posible ventaja fiscal o no dependerá de cada caso concreto.

En referencia a la financiación, la constitución de una sociedad facilita la obtención de recursos para el desarrollo del negocio. La constitución de una sociedad otorga mayores garantías a las entidades financieras a la hora de facilitar líneas de crédito u otras formas de financiación. Además, la constitución de una sociedad permite la entrada de posibles socios inversores que deseen aportar capital en el negocio (p. ej. business angels).

Por último, la disolución de una sociedad implica una mayor complejidad frente al empresario individual, ya que será necesario hacer un inventario del activo de la sociedad, liquidar las deudas pendientes, acordar su disolución y liquidación, y proceder a su elevación a público ante notario.

Como se observa, la principal ventaja de crear una sociedad es la limitación del riesgo y las posibles ventajas fiscales y de financiación que puede conllevar, aunque será necesario asumir mayores gastos para su constitución y gestión.

5. ¿Cuándo es conveniente mantenerse como empresario individual y cuándo constituir una sociedad?

Una vez detalladas las principales características de las dos formas en la que se puede organizar jurídicamente el empresario, cabe analizar cuándo es conveniente dar el paso y constituir una sociedad, o bien mantenerse como empresario individual. En este punto, cabe recordar que la constitución de la sociedad se podrá llevar a cabo por acuerdo entre varios socios o de forma unipersonal (es decir, con un único socio) en el caso de las sociedades anónimas y las sociedades limitadas.

La principal ventaja del empresario individual será la sencillez para el inicio de su actividad y su mayor facilidad de gestión. Este tipo de organización será la adecuada para el inicio de una actividad, en la que no se dispone de muchos clientes y que se prestará de forma personal por el empresario o por un número pequeño de trabajadores. De esta forma, se trata de actividades sencillas, en las que no se asumen muchas deudas y el capital necesario para llevar a cabo la actividad es pequeño (p. ej. sólo es necesario la compra de herramientas o materiales, el alquiler de una furgoneta, etc.).

Por otro lado, la principal ventaja de la constitución de una sociedad será la limitación del riesgo. De esta forma, será más conveniente la constitución de una sociedad en aquellos casos en los que la actividad dé lugar a un volumen de facturación importante, a numerosos proveedores, que necesite mayores fuentes de financiación (p. ej. necesita líneas de crédito, préstamos con varias entidades, etc.), o cuando cuenta con varios empleados, ya que el empresario respondería de las deudas únicamente con el patrimonio de la sociedad. Además, podrá aumentar los gastos deducibles al tributar por el Impuesto de Sociedades, con lo cual el ahorro fiscal le puede compensar con creces los mayores costes de gestión de la sociedad.

Además, como ya hemos mencionado, la constitución de una sociedad permite acceder a mayores opciones de financiación, incluyendo la entrada de socios inversores, lo cual puede ser esencial sobre todo en el desarrollo de startups en las que la financiación inicial es esencial y facilita la gestión en los casos en los que se produzcan problemas de liquidez puntuales.

En todo caso, es importante destacar que la idoneidad de constituir una sociedad dependerá siempre de cada caso concreto, siendo los factores más relevantes a tener en cuenta la necesidad de separar el patrimonio del empresario del suyo personal y el posible ahorro fiscal de la elección de una u otra forma.

6. Conclusión

A la hora de iniciar su actividad, el empresario puede optar por dos opciones: iniciar la misma como empresario individual, o bien constituir una sociedad. En general, lo más recomendable será constituirse como empresario individual para aquellas actividades sencillas con un número pequeño de trabajadores, dada su mayor facilidad de gestión y ahorro inicial que supone.

En contraposición a lo anterior, la constitución de la sociedad será conveniente en aquellos casos en los que exista un volumen de ingresos o un nivel de actividad importante. De esta forma, la sociedad asumirá las deudas derivadas de la actividad, evitando que los deudores puedan cobrar sus deudas sobre el patrimonio de los socios. Por otro lado, se deberá tener en cuenta el posible ahorro fiscal al pasar a tributar los beneficios por el Impuesto de Sociedades y poder deducir más gastos de la actividad, así como la posibilidad de acceder a mayores opciones de financiación y permitir la entrada de inversores en el negocio.

En todo caso, la elección de una u otra vía dependerá de cada tipo de proyecto concreto, y de aquellos factores (limitación del riesgo, complejidad en la gestión, ahorro fiscal, entrada de nuevos socios, etc.) que sean más relevantes para el empresario.