Brief om ongewenst gedrag op de werkplek te melden (voor de werknemer)

Deze Brief om ongewenst gedrag op de werkplek te melden kan gebruikt worden door werknemers om melding te maken van situaties waarin een werknemer ongewenst gedrag heeft ervaren binnen de werkomgeving. Dit kan ongewenst gedrag door een leidinggevende zijn maar kan ook ongewenst gedrag door andere werknemers of bijvoorbeeld een klant betreffen. Het kan variëren van (seksuele) intimidatie en discriminatie tot pestgedrag en agressie. Deze brief kan gericht worden aan de relevante afdeling binnen de organisatie, zoals de HR-afdeling of aan een vertrouwenspersoon die belast is met het behandelen van meldingen betreffende ongewenst gedrag op de werkvloer.

Ongewenst gedrag op de werkvloer

Wanneer een werknemer geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag op de werkvloer, is het belangrijk dit altijd te melden. Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om een veilige werkomgeving te waarborgen en zijn gehouden aan wetgeving en bedrijfsbeleid dat ongewenst gedrag verbiedt. De arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) erkent vier vormen van ongewenst gedrag: agressie, pesten, discriminatie, en seksuele intimidatie. Werkgevers zijn verplicht om beleid te voeren dat gericht is op het verlagen van de psychosociale belasting van werknemers. Dit zogenaamde PSA-beleid is vaak vastgelegd in de gedragsregels van de werkgever. Hierin wordt onder andere opgenomen wat er onder ongewenst gedrag valt, hoe een medewerker melding kan maken van dit gedrag en welke vervolgstappen er naar aanleiding daarvan genomen kunnen worden.

Naar wie dient de brief verstuurd te worden?

De bestemming van de brief hangt af van zowel de werkgever als de bron van het ongewenste gedrag. Als het gedrag afkomstig is van een collega, kan de melding rechtstreeks bij de werkgever plaatsvinden. In gevallen waarin de werkgever zelf betrokken is, is het raadzaam om de brief te versturen naar een vertrouwenspersoon of de HR-afdeling. Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijke persoon binnen een organisatie waar werknemers terecht kunnen met meldingen van ongewenst gedrag of persoonlijke problemen. Bij grotere werkgevers is het vaak gebruikelijk dat deze persoon iemand binnen de organisatie is. Kleinere werkgevers kiezen er vaak voor om een externe persoon aan te stellen als vertrouwenspersoon. Nadat de vertrouwenspersoon kennis heeft genomen van de melding zal hij advies geven. Vervolgens kan de vertrouwenspersoon vervolgstappen ondernemen om het ongewenste gedrag te laten stoppen en er eventueel voor zorgen dat de persoon die het ongewenst gedrag vertoont, disciplinair gestraft wordt.

Als reactie op een melding van ongewenst gedrag kan de werkgever ervoor kiezen een werknemer die verantwoordelijk is voor het gedrag te waarschuwen. In dat geval kan een formele waarschuwingsbrief aan de werknemer worden gebruikt.

Hoe dit document te gebruiken

In de brief dienen de volgende zaken opgenomen te worden:

• De gegevens van de persoon die het ongewenste gedrag meldt;
• De gegevens van de persoon aan wie de melding wordt gedaan;
• Een beschrijving van het ongewenste gedrag, waaronder:
  • Wanneer en waar het ongewenste gedrag heeft plaats gevonden;
  • De naam (of namen) van de persoon/personen die het ongewenste gedrag heeft/hebben vertoond;
  • Wat er is gebeurd en gezegd;
• Eventueel een vermelding van getuigen van het ongewenste gedrag;
• Eventueel bewijs van het ongewenste gedrag;
• Eventueel een vermelding van eerder genomen stappen om het ongewenste gedrag te stoppen/melden.

Vervolgens dient de brief ondertekend te worden door de werknemer die het ongewenste gedrag meldt. Dan dient de brief, het liefst met een verzendmethode waarbij een verzendbewijs afgegeven wordt, verstuurd te worden. Indien er bewijs is voor het ongewenste gedrag dient dit als bijlage te worden toegevoegd.

Toepasselijk recht

• Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)

Het model bewerken

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.