Lettre au syndic pour demander les documents indispensables à la vente d'un bien en copropriété

Qu'est-ce qu'une demande des documents indispensables à la vente d'un bien en copropriété ?

Lorsqu'un copropriétaire souhaite vendre son bien, il a l'obligation de transmettre à son acheteur des documents relatifs à l'état, l'organisation et la santé financière de la copropriété.

Pour ce faire, il doit demander ces documents au syndic de l'immeuble où se situe le bien qu'il souhaite vendre.

Pour rappel, le syndic est une société (le plus souvent, une agence immobilière) ou un copropriétaire (le plus souvent, le président du Conseil syndical) chargé de gérer la copropriété et ses finances.

Quels sont les documents indispensables à la vente d'un bien en copropriété ?

Une fois la demande de documents réceptionnée, le syndic de copropriété devra transmettre au copropriétaire :

• l'état daté : indique à l'acheteur les sommes restant dues par le vendeur (ex : charges impayées, provisions exigibles du budget prévisionnel), les sommes dues par le syndicat des copropriétaires au vendeur (ex : trop-perçu) ainsi que les sommes que l'acheteur devra régler lorsqu'il deviendra propriétaire du bien (ex : provisions non exigibles du budget prévisionnel) ;
• la fiche synthétique de la copropriété : regroupe des informations sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble ;
• la notice d'information : renseigne les copropriétaires sur leurs droits, leurs obligations et le fonctionnement des instances du syndicat de copropriété.
• le règlement de copropriété et l'état descriptif de division. Le premier précise les droits et obligations de chaque copropriétaire tandis que le second, établi par un géomètre, fixe le nombre de lots de l'immeuble et précise leurs caractéristiques. Le plus souvent, l'état descriptif est inclus dans le règlement de copropriété. Si tel n'est pas le cas, il faudra fournir ces deux documents séparément ;
• les 3 derniers procès-verbaux d'Assemblée Générale : cela permet à l'acheteur d'être informé sur les décisions discutées ou votées concernant les futurs travaux pour lesquels il paiera des charges. Les procès-verbaux mentionnent le budget prévisionnel annuel de la copropriété. L'acheteur qui en a connaissance pourra estimer le montant des charges qu'il devra verser pour participer à l'entretien courant de l'immeuble.
• le carnet d'entretien de l'immeuble : recense les travaux importants réalisés dans la copropriété (ex : ravalement de façade, remplacement de la chaudière, réfection de la toiture...), les contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour la copropriété, les contrats d'entretien et de maintenance (ex : ménage, espaces verts, équipements anti-incendie, VMC...) et la liste des travaux prescrits suite à la réalisation du Diagnostic technique global (DTG) et du plan pluriannuel de travaux (PPT).
• le Dossier de Diagnostic Technique (DDT) et globalement, tous les diagnostics techniques réalisés pour la copropriété : Diagnostic Technique Amiante (DTA), Diagnostic de Performance Énergétique (DPE), Diagnostic Technique Global (DTG), etc.

Que doit contenir une demande des documents indispensables à la vente d'un bien en copropriété ?

La lettre doit mentionner :

• l'identité du copropriétaire : nom, prénom(s), adresse ;
• l'identité du syndic : nom et adresse de la société ;
• date et lieu de rédaction de la lettre ;
• date de la signature de la promesse de vente (s'il y en a une) ou de l'acte authentique du bien.

Quelles sont les formalités à réaliser une fois la demande signée ?

Une fois signée par le copropriétaire vendeur, la lettre doit être envoyée au syndic de copropriété de l'immeuble où le situe le bien en vente.

Elle peut être transmise par tout moyen : mail, lettre simple, lettre en recommandé avec avis de réception, remise en main propre contre signature...

L'envoi par mail, l'envoi en recommandé avec avis de réception, ainsi que la remise en main propre contre signature offrent la possibilité de conserver une preuve attestant que le copropriétaire a formulé sa demande dans le but d'obtenir les documents essentiels à la vente de son bien avant la date limite.

Quelle est la date limite dont dispose le syndic pour envoyer les documents ?

Le syndic devra envoyer les documents nécessaires à la vente avant la signature du compromis de vente (s'il y en a un) ou, à défaut, de celle de l'acte de l'acte authentique de vente.

Quels sont les frais liés à la demande de ces documents ?

Le syndic facture l'état daté au copropriétaire qui souhaite vendre son bien.

Le prix de l'état daté est de 380€ TTC maximum.

Quelle est la législation applicable à la demande des documents indispensables ?

Loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Loi ALUR du 24 mars 2014 ;
Décret n°67-223 du 17 mars 1967 ;
Décret n°2020-153 du 21 février 2020 ;
Articles L.711-1 à L.711-7 du Code de la construction et de l'habitation ;
Articles L.721-1 à L.721-3 du Code de la construction et de l'habitation.

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