Carta de retiro de cesantías (empleador)

Mediante esta carta de autorización de retiro de cesantías un empleador (la persona que contrató al empleado) autoriza a un trabajador a retirar sus cesantías, ya sea de manera parcial o total. Las cesantías son un aporte obligatorio que los empleadores o jefes deben realizar en nombre de sus empleados y cuya intención es la de servir de ahorro en caso de quedar sin trabajo, o "cesantes", como el nombre lo indica.

Si bien su función principal es la de servir de colchón financiero para el trabajador en caso de quedar sin empleo, la ley autoriza su retiro para otras circunstancias:

• Financiación de vivienda: incluye la compra de vivienda nueva o usada, la compra de lotes de terreno, la construcción de vivienda sobre un lote de propiedad del trabajador, la reparación o mejora de la vivienda del trabajador o de su cónyuge y el pago de impuestos, hipotecas u otros gravámenes que afecten a la vivienda del trabajador o su cónyuge.
• Terminación del contrato laboral por cualquier motivo.
• Cambio a salario integral: cuando el trabajador empieza a recibir un salario integral, esto es, un salario de al menos 13 salarios mínimos mensuales en que se encuentran ya incluídas las prestaciones sociales (primas y cesantías), recargos nocturnos, dominicales, festivos o nocturnos y las horas extra que se llegaren a generar.
• Cuando el trabajador sea llamado a prestar servicio militar.
• Sustitución patronal: la sustitución patronal ocurre cuando se cambia el empleador (la persona que contrató al empleado) sin que se cambien las demás circunstancias de trabajo. Por ejemplo, cuando cambia el dueño de un restaurante -o cualquier otro establecimiento de comercio- y el nuevo propietario continua con el mismo personal sin realizar ningún cambio a las condiciones de trabajo.
• Reducción de ingresos por emergencia sanitaria (Covid-19): en caso de que el trabajador haya visto reducidos sus ingresos por cuenta de las medidas tomadas durante la emergencia sanitaria, como reducción de jornada laboral, reducción de los ingresos variables (comisiones por venta o similares), reducción del salario de mutuo acuerdo con el empleador, podrá solicitar el retiro de cesantías para compensar esa reducción. Este retiro debe hacerse mes a mes y máximo por el valor en que se ha reducido su ingreso respecto del primero de marzo del 2020 (antes de la emergencia sanitaria).
• Fallecimiento del trabajador.
• Educación superior: el pago de la matrícula educativa del trabajador, su cónyuge o sus hijos.

Con excepción de las dos últimas, todas las situaciones mencionadas anteriormente requieren la carta de autorización por parte del empleador para el retiro de las cesantías.

La autorización del retiro puede ser total o parcial: total cuando se retira todos los fondos con que cuente el trabajador y parcial cuando sólo sea una parte. Las únicas situaciones en que se hace un retiro parcial es cuando se trate de vivienda, estudios o reducción de ingresos por Covid-19 y el valor del retiro será el costo del negocio de vivienda, la matrícula educativa o la diferencia entre el ingreso a marzo del 2020 y el actual según corresponda. En todos los demás casos el retiro es total.

¿Cómo usar este documento?

Para diligenciar este documento el empleador, jefe o funcionario que vaya a diligenciar el documento debe contar con la siguiente información:

• Fondo de pensiones al que va dirigida la carta: es el mismo fondo al que está afiliado el trabajador.
  
  
• Identidad del empleador (persona que contrató al trabajador): puede ser una persona natural o jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad, etc). Para las persona naturales se requiere el nombre completo del empleador, su documento de identidad y un teléfono o correo eletrónico del contacto. En caso de que se trate de una persona jurídica se requiere, además del nombre de la persona, el NIT y el dato de contacto (teléfono o correo), el nombre y número de documento del empleado o funcionario que firma la carta (representante legal, gerente de recursos humanos, etc).
  
  
• Identificación del trabajador: nombre y número de documento de identidad.
  
  
• En caso de que se trate de retiros para vivienda se debe especificar además el valor del retiro, es decir, el costo del negocio de vivienda que se vaya a realizar:
• Compra de vivienda nueva;
• Compra de vivienda usada;
• Compra de lote o terreno;
• Reparación, mejora o ampliación de la vivienda del trabajador o su cónyuge;
• Pago de hipoteca o impuestos que afectan la vivienda del trabajador o de su cónyuge.
  
  
• En caso de que se trate de retiros por reducción de ingreso por emergencia sanitaria, además de los datos señalados anteriormente deberá contar con el salario devengado por el trabajador a primero de marzo del 2020 (antes de la pandemia), pues con base en éste se debe calcular la reducción salarial que ha sufrido el trabajador por cuenta de la emergencia sanitaria.

Una vez diligenciado se debe imprimir y firmar, preferiblemente en papel membretados, es decir, con el logo del empleador, pues algunos fondos de pensiones así lo exigen. Se debe entregar el documento original al trabajador, pues los fondo de cesantías no aceptan firmas digitales ni copias.

Legislación aplicable

Decreto 1072 de 2015 (Decreto Reglamentario del Sector Trabajo), artículos 2.2.1.3.3, 2.2.1.3.15, 2.2.1.3.16, 2.2.1.3.17, 2.2.1.3.18 y 2.2.1.3.19.

Decreto 1562 de 2019 que modificó el 1072 de 2015.

Decreto Legislativo 488 de 2020, que autoriza el retiro parcial de cesantías con ocasión de la emergencia sanitaria.

Resolución 1913 del 2021 del Ministerio de Salud, que extiende la emergencia sanitaria hasta el 28 de febrero del 2022.

Ley 1429 de 2010, artículo 21, que modifica el artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.