Formularz danych osobowych pracownika

Kwestionariusz osobowy pracownika to pismo, w którym nowy pracownik wskazuje pracodawcy swoje dane osobowe, w celu przystąpienia do procesu zatrudnienia. Jest to dokument obowiązkowy, po zakończeniu procesu rekrutacji. Pytania powinny dotyczyć danych osobowych pracownika, niezbędnych w celu zatrudnienia. Pytania dotyczące danych osobowych wrażliwych są zakazane, chyba że wynikają z możliwości uzyskania przez pracownika dodatkowych uprawnień m.in. pytanie o liczbę dzieci pracownika może wynikać z możliwości ubiegania się o urlop pod gruszą przez pracownika.

Oświadczenie o sposobie wypłaty wynagrodzenia, a więc czy pracownik chciałby otrzymywać wynagrodzenie gotówką, czy przelewem na konto bankowe, stanowi osobny dokument.

Czy wiesz, że...

W kwestionariuszu osobowym pracownika zakazane są pytania m.in. o stan zdrowia, religię, poglądy polityczne, orientację seksualną, czy kobieta zamierza w najbliższym czasie zajść w ciążę, o przynależność związkową itd.

Jak korzystać z dokumentu?

Przystępując do procesu rekrutacji, po otrzymaniu CV lub listów motywacyjnych od kandydatów, zaleca się przekazanie im formularza, w którym wyrażą oni zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. Zostaną w nim jednocześnie poinformowani o administratorze danych, jego adresie, prawach im przysługujących, związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz zakresie i okresie przetwarzania ich danych osobowych.

Niniejszy formularz danych osobowych w celu przystąpienia do procesu zatrudnienia powinien zostać wypełniony w trakcie zawierania umowy o pracę bądź natychmiast po jej podpisaniu. Jest on zwykle wręczany pracownikowi w dniu rozpoczęcia pracy. Pracownik powinien odpowiedzieć rzetelnie na wszystkie wymienione w nim pytania.

Formularz zawiera:

• imię i nazwisko pracownika;
• data urodzenia pracownika;
• dane kontaktowe pracownika;
• adres zamieszkania pracownika;
• wykształcenie pracownika;
• numery identyfikacyjne (np. numer PESEL) pracownika;
• przebieg nauki pracownika;
• przebieg kariery zawodowej pracownika;
• wskazanie osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku pracownika.

Czy wiesz, że...

Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawca może ządać od pracownika informacji o służbie wojskowej (art. 50 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP) tylko wówczas gdy pracownik ma przydział mobilizacyjny, pracowniczy przydział mobilizacyjny, przydział organizacyjno-mobilizacyjny lub przydział kryzysowy albo gdy jest przeznaczony do wykonywania świadczenia na rzecz obrony, którego świadczeniobiorcą są Siły Zbrojne RP. Informację dotyczącą stosunku do służby wojskowej pracownika należy więc złożyć na osobnym oświadczeniu pracownika, którego ta służba dotyczyła - nie jest to już punkt składowy niniejszego kwestionariusza.

Możliwe jest dokonanie przez pracodawcę wyboru prowadzenia dokumentacji w systemie teleinformatycznym, zamiast w formie dokumentu papierowego. Pracownik jest informowany o obowiązującej u danego pracodawcy formie przechowywania dokumentacji pracowniczej, a więc również formie, w jakiej należy wypełnić i przekazać pracodawcy niniejszy formularz.

W celu zachowania postaci pisemnej, należy wydrukować dokument i złożyć odręczny podpis pod kwestionariuszem. W celu zachowania postaci elektronicznej, wystarczy wysłać wypełniony dokument w formie elektronicznej osobie, odpowiedzialnej za sprawy pracownicze u pracodawcy.

Podstawa prawna

Obowiązek dotyczący wypełnienia kwestionariusza osobowego pracownika wynika z art. 22^[1] § 1, § 3, § 5 Kodeksu Pracy.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.