Regulamin Pracy

Co to jest Regulamin Pracy?

Regulamin Pracy to wewnątrzzakładowy akt prawny o charakterze organizacyjno-porządkowym, określający wszelkie zasady dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy w firmie oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Zawiera on m.in. wykaz wyposażenia w narzędzie, materiały, odzież i obuwie robocze (jeśli dotyczy), środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, porę nocną, informacje w zakresie BHP, reguły dotyczące potwierdzania i usprawiedliwiania nieobecności, zasady przeciwpożarowe, zasady dotyczące kontroli trzeźwości, zasady przetwarzania danych osobowych itd. Regulamin Pracy obowiązuje pracowników, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie dotyczy on osób, wykonujących pracę na innych podstawach m.in. na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług.

Jaka jest różnica pomiędzy Regulaminem Pracy a Regulaminem Wynagradzania?

Zarówno Regulamin Pracy, jak i Regulamin Wynagradzania to wewnątrzzakładowe akty normatywne, w których ustala się warunki dotyczące zatrudnienia.

Główna różnica polega na tym, że Regulamin Pracy określa wszelkie zasady dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy w firmie oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy, natomiast Regulamin Wynagradzania określa warunki wynagradzania i innych świadczeń pracowników za pracę.

Czy sporządzenie Regulaminu Pracy jest obowiązkowe?

Tak. Regulamin Pracy powinien być wprowadzony u pracodawcy, który:

• zatrudnia co najmniej 50 pracowników (obowiązek wprowadzenia Regulaminu Pracy);
• zatrudnia mniej niż 50 pracowników (fakultatywność wprowadzenia Regulaminu Pracy):
  • zatrudnia co najmniej 20 pracowników (obowiązek wprowadzenia Regulaminu Pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie);
  • zatrudnia mniej niż 20 pracowników (fakultatywność wprowadzenia Regulaminu Pracy - obowiązek pracodawcy przekazania swoim pracownikom w formie poleceń służbowych wszelkich postanowień, które są zwykle zawarte w Regulaminie Pracy. W praktyce więc sporządzenie Regulaminu Pracy, nawet w mniejszych zakładach pracy, może okazać się użyteczne).

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nie wprowadza Regulaminu Pracy, jeśli obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy, przewidujący zasady dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy w firmie.

Kto może sporządzić Regulamin Pracy?

Regulamin Pracy sporządza pracodawca, niezależnie czy jest przedsiębiorcą indywidualnym, spółką prawa handlowego, stowarzyszeniem, fundacją, instytucją publiczną itd.

Co należy zrobić po sporządzeniu Regulaminu Pracy?

Regulamin Pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową - brak wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową oznacza że Regulamin Pracy nie ma mocy wiążącej. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, Regulamin Pracy ustala pracodawca.

Pracodawca, przed zatrudnieniem pracowników młodocianych, musi ustanowić wykaz prac lekkich, uzgodniony z lekarzem medycyny pracy oraz zatwierdzony przez właściwego inspektora pracy, który powinien zostać dołączony do niniejszego Regulaminu Pracy.

Pracodawca, przed dopuszczeniem nowych pracowników do pracy, musi zapoznać ich z treścią Regulaminu Pracy.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie Regulaminu Pracy?

Nie. Regulamin Pracy sporządza się w dowolniej formie. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności Regulaminu Pracy.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją Regulaminu Pracy?

Finalizacja Regulaminu Pracy nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów dla pracodawcy. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji Regulaminu Pracy - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Kiedy zaczyna obowiązywać Regulamin Pracy?

Regulamin Pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni, od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. system CRM lub inny wewnętrzny system komputerowy pracodawcy, w którym znajdują się wszystkie dokumenty pracownicze dostępne pracownikom; wywieszenie Regulaminu w specjalnie do tego celu wyznaczonej gablocie na korytarzu; dostępność Regulaminu w ogólnodostępnym segregatorze w dziale HR, przesłanie Regulaminu pracownikom pocztą elektroniczną itd.).

Pracodawca musi zapoznać pracowników z treścią Regulaminu Pracy, przed dopuszczeniem ich do pracy.

Co powinien zawierać Regulamin Pracy?

Regulamin Pracy powinien zawierać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
• informację o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników;
• zapisy w zakresie kontroli trzeźwości;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym, zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą.

Jakie przepisy mają zastosowanie do Regulaminu Pracy?

Obowiązek sporządzenia Regulaminu Pracy wynika z art. 104 i nast. ustawy Kodeks Pracy.

Przerwa dotycząca pracowników, zatrudnionych przy obsłudze monitora ekranowego wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Nowelizacja Kodeksu Pracy w zakresie kontroli trzeźwości oraz pracy zdalnej została przewidziana ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.