Świadectwo pracy

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym szczegółowy przebieg zatrudnienia pracownika u dotychczasowego pracodawcy, który pracodawca ma obowiązek sporządzić po rozwiązaniu umowy o pracę. Świadectwo pracy zawiera w szczególności informacje o okresie zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy, informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz o sposobie ustania stosunku pracy. Świadectwo pracy pozwala kolejnemu potencjalnemu pracodawcy ustalić prawa pracownicze nowozatrudnianego pracownika (np. długość urlopu wypoczynkowego, który jest zależny od stażu pracy pracownika u wszystkich pracodawców do tej pory, długość urlopu rodzicielskiego itd.). Świadectwo pracy nie zawiera żadych informacji ocennych na temat pracownika.

Jaka jest różnica pomiędzy świadectwem pracy a listem referencyjnym?

Zarówno świadectwo pracy, jak i list referencyjny, są wydawane pracownikowi przez pracodawcę po rozwiązaniu umowy o pracę.

Główna różnica polega na tym, że świadectwo pracy to dokument, który pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi, aby kolejni potencjalni pracodawcy byli w stanie ustalić prawa pracownicze (np. długość urlopu wypoczynkowego, który jest zależny od stażu pracy pracownika u wszystkich dotychczasowych pracodawców), natomiast list referencyjny to dokument fakultatywny, wydawany na prośbę pracownika albo z własnej inicjatywy pracodawcy, który zawiera ocenną listę mocnych stron pracownika w środowisku pracy, wymienia jego szczególnie przydatne cechy czy osiągnięcia zawodowe. Za pomocą listu referencyjnego pracodawca poleca pracownika innym, potencjalnym pracodawcom.

Czy wydanie pracownikowi świadectwa pracy jest obowiązkowe?

Tak, wydanie pracownikowi świadectwa pracy przez dotychczasowego pracodawcę jest obowiązkowe. Niewydanie świadectwa pracy przez pracodawcę po zakończeniu realizacji umowy o pracę jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Co do zasady pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy. Świadectwo pracy pozwala kolejnemu potencjalnemu pracodawcy ustalić prawa pracownicze nowozatrudnianego pracownika (np. długość urlopu wypoczynkowego, który jest zależny od stażu pracy pracownika u wszystkich pracodawców do tej pory).

Co oznacza rozwiązanie umowy o pracę?

Jednym z najistotniejszych elementów świadectwa pracy jest wskazanie trybu i podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę. Pracodawca powinien wpisać w treści świadectwa pracy jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy. W przypadku rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dodatkowo należy wymienić stronę stosunku pracy, składającą oświadczenie woli w tej sprawie.

Rozwiązanie umowy o pracę oznacza zakończenie realizowania umowy o pracę przez dotychczasowego pracownika na rzecz dotychczasowego pracodawcy. Jednym ze sposobów rozwiązania umowy o pracę jest jej wypowiedzenie przez pracownika albo wypowiedzenie przez pracodawcę. Strony mogą rozwiązać umowę o pracę w trybie polubownym, tj. w ramach porozumienia stron. Inne sposoby rozwiązania umowy o pracę to natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę lub natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika. Szczegółowe informacje na temat rozwiązania umowy o pracę przez pracownika można znaleźć w przewodniku prawnym na temat: "Jak zakończyć umowę o pracę z pracodawcą?".

Czego nie można zawrzeć w świadectwie pracy?

Treść świadectwa pracy jest szczegółowo i wyczerpująco określona przepisami prawa o świadectwie pracy. Nie można więc dowolnie zmieniać treści świadectwa pracy. Nie można również zawrzeć w treści świadectwa pracy innych informacji, niż wymagane prawem (np. informacji ocennych o pracowniku, informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego pracownika itd.). Nie należy także wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo pracy nie może już zawierać imion rodziców, ani miejsca urodzenia pracownika (informacje niezgodne z RODO).

Częstym błędem jest umieszczanie w świadectwie pracy jedynie ostatnio zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji u pracodawcy, gdy obowiązkiem jest wpisanie wszystkich stanowisk i funkcji pełnionych przez cały okres zatrudnienia u tego pracodawcy. Informacja ta ma bowiem istotne znaczenie dla pracownika w kontekście jego kariery zawodowej i możliwości zdobycia zatrudnienia u nowego pracodawcy, ponieważ potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Dlatego istotne jest, aby każda wykonywana praca znalazła odzwierciedlenie w świadectwie pracy. Niedopuszczalne jest umieszczanie w świadectwie pracy informacji dotyczącej powodu tymczasowego aresztowania pracownika czy stawianych mu zarzutów.

W świadectwie pracy nie wpisuje się wykazu nieusprawiedliwionych nieobecności w punkcie dotyczącym okresów nieskładkowych. Informacja o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy nie ma żadnego znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy, dlatego nie należy jej podawać w świadectwie pracy.

Czy istnieją wymagania, jakie należy spełnić przed wydaniem świadectwa pracy?

Pracodawca posiada wszelkie informacje na temat przebiegu zatrudnienia pracownika, niezbędne do sporządzenia świadectwa pracy. Wobec tego pracownik nie musi, ani przedstawiać pracodawcy jakichkolwiek dodatkowych dokumentów, ani też występować z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy, gdyż jest to obowiązek pracodawcy z mocy prawa. Pracodawca nie może więc uzależnić wydania świadectwa pracy od przeprowadzenia jakiejś czynności przez pracownika.

Pracodawca powinien niezwłocznie wydać świadectwo pracy pracownikowi w dniu zakończenia realizacji umowy o pracę. Ewentualnie, jeśli istnieją obiektywne przeszkody do spełnienia obowiązku pracodawcy w wyznaczonym prawem terminie, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zakończenia realizacji umowy o pracę. Pracownik nie może zostać obciążony kosztami sporządzenia świadectwa pracy, ani kosztami jego doręczenia na adres pracownika.

Kto powinien sporządzić świadectwo pracy?

Świadectwo pracy sporządza pracodawca, zarówno wówczas, gdy jest podmiotem zorganizowanym (np. spółką, przedsiębiorcą indywidualnym, stowarzyszeniem, fundacją, podmiotem publicznym itd.), jak też gdy jest osobą fizyczną (jednostką). Pracownik, którego dotyczą informacje zawarte w świadectwie pracy, jest osobą fizyczną (jednostką).

Świadectwo pracy sporządza pracodawca w następstwie rozwiązania umowy o pracę. Pracownik nie musi wnosić żadnego wniosku o wydanie świadectwa pracy.

Kto nie sporządza świadectwa pracy?

Świadectwa pracy nie sporządza się w razie zatrudnienia pracownika w ramach innej umowy, niż umowa o pracę np. gdy strony łączy umowa zlecenie, umowa o dzieło czy umowa o świadczenie usług.

Zleceniodawca, zamawiający dzieło oraz usługobiorca nie mają obowiązku sporządzania żadnego dokumentu, podobnego do świadectwa pracy, na koniec realizacji umowy zlecenie, umowy o dzieło czy umowy o świadczenie usług.

Czy istnieje ograniczenie czasowe świadectwa pracy?

Świadectwo pracy zawiera informacje na temat istotnych informacji dotyczących zatrudnienia pracownika u dotychczasowego pracodawcy, które służą ustaleniu praw pracownika u nowego pracodawcy. Ponadto, świadectwo pracy służy ustaleniu prawa do emerytury oraz wysokości tego świadczenia. Na bazie informacji, zawartych we wszystkich świadectwach pracy, zebranych przez pracownika w toku zatrudnienia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustali prawo do emerytury oraz wysokość tego świadczenia. Wobec tego, każdy pracownik powinien z ostrożności przechowywać świadectwo pracy aż do ustalenia prawa do emerytury.

Pracodawca natomiast ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat po okresie zatrudnienia (gdy pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.) oraz 50 lat (gdy pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 r.). Ponadto, w stosunku do pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez pracodawcę po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., pracodawca, co do zasady będzie przechowywać dokumentację przez okres 50 lat, chyba że złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, za wszystkie osoby, zgłoszone do ubezpieczeń społecznych w tym okresie. Wówczas okres przechowywania dokumentacji ulegnie skróceniu do lat 10.

Jakie kroki należy podjąć, aby wydać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy podpisuje pracodawca. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi w dniu, w którym umowa o pracę ulega rozwiązaniu. Zwykle odbywa się to osobiście - osoba upoważniona u pracodawcy do realizacji spraw pracowniczych wręcza pracownikowi świadectwo pracy. Jeśli osobiste wydanie nie jest możliwe (np. gdy pracownik wykonuje pracę w trybie pracy zdalnej, gdy został on zwolniony od wykonywania pracy po wręczeniu przez pracodawcę wypowiedzenia itd.), pracodawca może wysłać pracownikowi świadectwo pracy pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem kuriera, na wskazany przez pracownika adres zamieszkania. Wydanie/wysłanie dokumentu w późniejszym czasie niż dzień, w którym ulega rozwiązaniu umowa o pracę, nie może przekroczyć 7 dni, od dnia rozwiązania umowy o pracę.

W razie konieczności sprostowania świadectwa pracy (np. w zakresie błędnych informacji na temat urlopu wypoczynkowego), pracownik występuje z pisemnym wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie, w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a pracodawca ma 7 dni na dokonanie sprostowania. W razie braku sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, pracownik może wystąpić do sądu pracy, w ciągu 14 dni od dnia uzyskania odmowy, wnosząc o sprostowanie świadectwa pracy.

Co należy dołączyć do świadectwa pracy?

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, również:

• informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• informację o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej, do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• informację o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, w przypadku nieodebrania przez pracownika dokumentacji pracowniczej.

Czy konieczna jest forma notarialna świadectwa pracy?

Nie, świadectwo pracy sporządza się w formie pisemnej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności świadectwa pracy.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją polityki prywatności strony internetowej?

Właściciel strony internetowej nie ponosi żadnych kosztów finalizacji polityki prywatności strony internetowej. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji polityki prywatności strony internetowej - wobec tego brak opłat rejestracyjnych. Świadectwo pracy jest wydawane pracownikowi osobiście w dniu, w którym ulega rozwiązaniu umowa o pracę.

W razie niemożności wydania świadectwa pracy osobiście, koszty przesyłki pracownikowi świadectwa pracy ponosi pracodawca - nie może on uzależnić wysyłki świadectwa pracy od konieczności poniesienia kosztów przez pracownika. Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy.

Co musi zawierać świadectwo pracy?

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, wymienione w sposób wyczerpujący w przepisach na temat świadectwa pracy. Oznacza to, że pracodawca nie ma dowolności w zakresie informacji, jakie powinny się znaleźć w treści świadectwa pracy - nie może pominąć pewnych informacji np. na temat urlopu rodzicielskiego albo ojcowskiego bo pracownik o to poprosił. Inaczej mówiąc, zarówno same informacje, jak i ich kolejność w treści świadectwa pracy wynikają z przepisów dotyczących świadectwa pracy, a więc nie mogą być zmienione, ani pominięte przez pracodawcę.

Świadectwo pracy zawiera, w szczególności:

• nazwę pracodawcy, jego siedzibę lub miejsca zamieszkania, numer REGON-PKD lub NIP;
• imię oraz nazwisko pracownika;
• informację o okresie zatrudnienia;
• informację o sposobie ustania stosunku pracy – tryb rozwiązania umowy o pracę lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy;
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień, z tytułu ubezpieczeń społecznych (w tym emerytalnych), w szczególności: liczbie dni urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, wykorzystaniu urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego;
• podpis pracodawcy,
• pouczenie pracownika o możliwości zaskarżenia świadectwa pracy do sądu pracy.

W świadectwie pracy nie uzasadnia się przyczyny zastosowania danego trybu rozwiązania umowy o pracę. Wyjątek w tym zakresie stanowi rozwiązanie umowy o pracę w trybie wypowiedzenia lub porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracownika. Informacje te mają bowiem wpływ na powstanie szczególnych uprawnień pracowniczych w zakresie świadczeń dla osób bezrobotnych oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi przez osobę upoważnioną w zakładzie pracy do zajmowania się sprawami pracowniczymi.

Jakie przepisy mają zastosowanie do świadectwa pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę wynika z art. 97 Kodeksu Pracy, a sankcja za jego niewydanie jest przewidziana w art. 282 par. 1 ust. 3 Kodeksu Pracy.

Obowiązek wydania informacji dotyczących przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, a także jej zniszczenia wynika z art. 94⁶ Kodeksu Pracy.

Treść świadectwa pracy, tryb wydawania oraz prostowania, poza przepisami Kodeksu Pracy, reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862, ze zm.).

Podstawa prawna rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika, jest uregulowana w art. 1 oraz art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 61, ze zm.).

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.