Acta de asamblea general de una asociación

Este documento permite levantar el acta de la asamblea general de una asociación, respetando la legislación vigente. Puede utilizarse tanto para las reuniones ordinarias como extraordinarias. Sin embargo, solo puede ser utilizado por asociaciones que ya se encuentren en funcionamiento. En el caso de asociaciones en proceso de formación, se deberá completar la correspondiente acta fundacional de una asociación. Por otro lado, si lo que se desea es informar a los socios sobre la convocatoria de la asamblea, se deberá rellenar la correspondiente convocatoria a la asamblea general.

La Ley establece la obligación de llevar un libro de actas al día en el que consten las actas con los acuerdos adoptados por la asociación, y que sirva como referente legal ante terceros y ante los propios asociados. Asimismo, los estatutos de las asociaciones suelen establecer la obligación de realizar un acta de cada asamblea en la que se especifiquen los temas tratados y los acuerdos adoptados.

Por último, en el caso de que se desee recoger los acuerdos adoptados en el seno de la asamblea general de una sociedad cooperativa se deberá acudir al denominado acta de la asamblea general de una sociedad cooperativa. Por otro lado, cuando se deseen recoger los acuerdos de una sociedad limitada o de una sociedad anónima se deberá acudir al denominado acta de la junta general ordinaria o extraordinaria de una sociedad mercantil.

Acuerdos incluidos

Este documento tiene en consideración los siguientes acuerdos que pueden ser adoptados por la asamblea general:

• la lectura y aprobación del acta de la asamblea general anterior;
• el examen del Informe sobre la memoria de actividades y la aprobación de la gestión efectuada por la junta directiva (o el órgano de representación de la asociación) durante el ejercicio anterior;
• el examen y la aprobación de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio anterior;
• el nombramiento, cese y reelección de cargos de la junta directiva (o del órgano de representación de la asociación);
• el examen y la aprobación del plan de actuaciones y del presupuesto de ingresos y gastos para el ejercicio actual;
• la modificación de los estatutos de la asociación;
• la aprobación o modificación del reglamento de régimen interno de la asociación;
• la fijación del importe de la cuota social que deben pagar los socios de la asociación;
• la venta o gravamen de bienes de la asociación:
• la expulsión de socios o socias por incumplir las normas de la asociación;
• la solicitud de la declaración de utilidad pública de la asociación;
• la disolución de la asociación.

Además, el documento permite personalizar el acta, incluyendo otros acuerdos adoptados por la asamblea general.

¿Cómo utilizar el documento?

En primer lugar, es necesario que al redactar el acta de la asamblea general, se tengan en cuentas las normas que a su respecto establecen los estatutos de la asociación, así como su reglamento interno. Estas normas son las encargadas de regular el funcionamiento de la asamblea general y, dentro de este, de las actas de sus reuniones.

Existen dos tipos de asambleas generales: las ordinarias y las extraordinarias. Estas asambleas tratan asuntos diferentes y se convocan o deben convocarse en distintos momentos.

La asamblea general ordinaria se reúne (en general, una vez al año) para debatir y adoptar acuerdos acerca de cuestiones ordinarias o corrientes en la vida de la asociación, como son el examen y, en su caso aprobación, de las cuentas del ejercicio anterior, de los presupuestos para el ejercicio en curso, de la memoria de actividades y de la gestión del órgano de representación de la asociación (junta directiva u otro). Además, la asamblea general ordinaria puede adoptar acuerdos sobre cuántos asuntos se incluyan en el orden del día, si estos no están expresamente asignados a una asamblea extraordinaria por los estatutos; por ejemplo, el nombramiento de cargos del órgano de representación, la fijación del importe de la cuota social.

Por su parte, la asamblea general extraordinaria se convoca por el órgano de administración cuando sea necesario deliberar y adoptar acuerdos acerca de asuntos relevantes que surgen entre la asamblea ordinaria de un año y la del año siguiente o que le están expresamente asignados por los estatutos. Por ejemplo, se puede incluir en el orden del día de una asamblea extraordinaria, el nombramiento de cargos del órgano de representación, la modificación de los estatutos, la propuesta acerca de solicitar la declaración de utilidad pública de la asociación, la disolución de la asociación, o cualquier otro asunto que no esté expresamente asignado a una asamblea ordinaria por los estatutos.

El acta debe contener de forma clara y precisa:

• El nombre o denominación de la asociación.
• La fecha, la hora y el lugar de la reunión.
• El número de la convocatoria (primera o segunda).
• La identidad de las personas que conforman la mesa (presidente/a, secretario/a, etc. de la asamblea).
• El número y, en su caso, la lista de socios asistentes (presentes o representados).
• El orden del día.
• En caso de exigirlo los estatutos, un resumen de las deliberaciones de la asamblea (indicando los principales argumentos y las personas que los defienden).
• Los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.

El acta será redactada por el secretario de la asociación (y de la junta directiva) y deberá ser firmada por este, con el visto bueno del Presidente, salvo que los Estatutos establezcan otra cosa. Posteriormente, el acta debe ser transcrita en el libro de actas de la asociación, uno de los libros legalmente obligatorios para estas personas jurídicas. Aunque su legalización no es obligatoria, es posible hacerla en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la asociación o en una Notaría.

Finalmente, el acta debe ser puesta en conocimiento de los asociados. Si los Estatutos no establecen un medio específico, puede hacerse mediante su publicación en la página web de la asociación, en el tablón de anuncios del local asociativo, o incluso, a través del envío por correo postal o electrónico a cada uno de los asociados y asociadas.

Normativa aplicable

La Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación: particularmente, su artículo 14.

Los Estatutos y el Reglamento interno de la asociación.

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