Acta de la reunión del patronato de una fundación

Una fundación es una agrupación de personas (ya sean físicas o jurídicas) que se organizan para destinar un patrimonio común a la realización de actividades sociales sin ánimo de lucro. La fundación tiene capacidad para actuar por sí mismo, siendo el patronato el órgano encargado de tomar decisiones. Este documento permite recoger por escrito todos los acuerdos adoptados durante la reunión del patronato, así como el resultado de las votaciones de sus miembros, facilitando la futura inscripción de estos acuerdos en el registro de fundaciones correspondiente.

En relación con este documento, se debe tener en cuenta que:

• Si lo que se desea es constituir una fundación, se deberán preparar los correspondientes estatutos de una fundación.
  
  
• Si lo que se desea es constituir una asociación, se deberán preparar los correspondientes estatutos de una asociación, así como la correspondiente acta fundacional.
  
  
• Por otro lado, si lo que se desea es preparar un acta para la reunión de la junta general de una sociedad mercantil, se deberán tener en cuenta los siguientes documentos:
  
  
  • Las decisiones de la junta general de una sociedad limitada o anónima se deberán recoger un acta de la reunión de la junta general.
  • Las decisiones del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima se deberán recoger un acta de la reunión del consejo de administración.
  • Las decisiones del socio de una sociedad de responsabilidad limitada unipersonal se deberán recoger en un acta de las decisiones del socio único.
  • Las decisiones de la junta general de una sociedad limitada se deberán recoger un acta de la reunión de la junta general de una sociedad limitada profesional.

 

¿Qué tipo de acuerdos puede adoptar el patronato?

Corresponde al patronato cumplir los fines fundacionales y administrar los bienes que integran el patrimonio de la fundación, manteniendo su utilidad y su finalidad. Dentro de estas funciones, el patronato podrá aprobar los siguientes acuerdos:

• la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio anterior;
• la aprobación del plan de actuación de la fundación;
• la aprobación de la gestión de la fundación del ejercicio anterior;
• el nombramiento, cese o reelección de los miembros de órganos de administración que operan dentro del patronato (p. ej. del comité rector);
• la delegación de facultades y apoderamiento a uno o varios miembros del patronato si así lo permiten los estatutos;
• la aprobación de la remuneración de alguno de los miembros del patronato y sus cargos si así lo permiten sus estatutos;
• el nombramiento de los auditores de cuentas; y,
• la decisión de ceder o sustituir a uno o varios miembros del patronato;

Además, este documento permite personalizar el acta, pudiendo incluirse cualquier otro acuerdo que los miembros del patronato deseen.

 

¿Quién puede convocar la reunión del patronato?

Las reuniones del patronato serán convocadas por su secretario, por orden del presidente, además de en los supuestos legalmente previstos, siempre que este lo estime necesario o conveniente. También se deberá convocar la reunión del patronato cuando lo solicite la tercera parte del número total de los miembros del patronato.

La convocatoria de esta reunión deberá ser debidamente comunicada a todos los miembros del patronato, ya sea por email o por correo certificado.

En la convocatoria se recogerá el lugar, la fecha y la hora de la reunión y su orden del día. La convocatoria se remitirá de forma individual a todos los patronos, con, al menos, cinco días de antelación, al domicilio designado por ellos, mediante cualquier procedimiento, incluidos los medios informáticos, electrónicos o telemáticos, que permita acreditar su recepción por los destinatarios.

 

Adopción de decisiones por el patronato

El Patronato podrá adoptar acuerdos cuando esté presente o representada más de la mitad de sus miembros, salvo que en los estatutos se recoja un número mínimo asistente superior.

Asimismo, las decisiones acordadas por el patronato deberán ser aprobadas en general por la mayoría de los votos de los miembros asistentes (es decir, más votos a favor que en contra). Sin embargo, existen acuerdos que deberán ser aprobados por mayoría reforzada (es decir, se deberá tener un mínimo de votos favorables). Entre otras, serán necesarias mayorías reforzadas para la aprobación de una modificación en los estatutos o en el caso de la aprobación de reducción o cambio en el patrimonio de la fundación. En todo caso, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en los estatutos de la fundación para determinar la mayoría necesaria para aprobar cada tipo de acuerdo.

 

¿Cómo utilizar este documento?

Esta acta es necesaria para hacer constar todos los acuerdos adoptados por el patronato. Se trata así del documento que permite reflejar la política de actuación de la fundación.

 

Contenido del acta

Esta acta contiene el siguiente contenido mínimo para garantizar su validez:

• la fecha y el lugar de la reunión;
• la fecha y el modo de la convocatoria, si se trata de una reunión a la que no asisten todos los miembros del patronato;
• el texto íntegro de la convocatoria en el caso de las reuniones a las que no asisten todos los miembros del patronato;
• la lista de los miembros del patronato asistentes (presentes y, en su caso, representados por otros miembros del patronato);
• un resumen de los asuntos debatidos;
• el contenido de los acuerdos adoptados;
• la indicación del resultado de las votaciones y de la mayoría con la que los acuerdos fueron, en su caso, adoptados o rechazados los acuerdos;
• la forma en la que se llevará a cabo la aprobación final del acta.

 

Formalización del acta

Una vez redactada y transcrita, el acta puede ser aprobada por el patronato al final de la reunión (con la firma de todos los socios asistentes), o se puede acordar su aprobación en la siguiente reunión del patronato. Una vez que conste su aprobación en el acta, esta será firmada en todas sus hojas por quien haya actuado en ella como secretario, con el visto bueno del presidente. Tras su firma, el acta deberá ser transcrita en el Libro Oficial de Actas de la fundación.

Derecho aplicable

En general, le será de aplicación a esta acta del patronato la siguiente legislación:

• Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones.
• Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de Régimen Fiscal de las Entidades sin Fines Lucrativos y de los Incentivos Fiscales al Mecenazgo.
• Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro de fundaciones de competencia estatal.
• Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de fundaciones de competencia estatal.

De forma particular, se recuerda que, para aquellos casos en los que el ámbito territorial de actuación de la fundación sea autonómico, se deberá tener en cuenta la legislación de cada comunidad autónoma.

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