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Reglamento de conducta interna para empleados

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Última revisión 04/04/2020
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Última revisión: 04/04/2020

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Reglamento de conducta interna para empleados

Este documento permite establecer un reglamento o código de conducta interna a través del cual se establecerán los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna, y pautas de comportamiento exigido a los empleados. De esta forma, se regulará de forma específica todas las actividades que se podrán realizar en el seno de la empresa, así como aquellas obligaciones de los empleados y los principios generales que inspirarán la contratación y la gestión del día a día de la empresa.

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es de carácter obligatorio, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable (permitiendo así cumplir con los programas de compliance). Así, con el fin de garantizar la correcta actuación de la empresa y evitar su posible responsabilidad penal por las actividades ilegales que puedan llevar a cabo sus empleados, es posible establecer una regulación general que sirva como guía para el comportamiento de los mismos, y que permita fijar los principales principios o valores que inspiran su actividad y su compromiso con el cumplimiento de toda la legislación vigente.

Por último, la empresa puede decidir de forma unilateral el establecimiento de un reglamento o código de conducta interna o bien puede realizar el mismo previa negociación con los representantes de los trabajadores a fin de llegar a un consenso sobre el contenido del reglamento. En ambos casos, el reglamento deberá respetar la legislación sobre las materias reguladas en el reglamento, así como el convenio colectivo aplicable en su caso.

 

Reglamento interno vs estatutos sociales

Los aspectos regulados por este reglamento se ceñirán a aspectos éticos y organizativos de la relación interna entre los empleados y la empresa. Las reglas de funcionamiento interno y organización propia de la empresa en cuanto estructurada a través de una sociedad (p. ej las normas para adoptar acuerdos, la composición del órgano de administración, etc.) se deberán recoger en sus estatutos sociales. Dependiendo del tipo societario, la estructura de la empresa se deberá recoger en los siguientes tipos de estatutos:

En todo caso, dado que los estatutos recogen las reglas básicas de funcionamiento y organización de sus principales órganos sociales (junta general y órgano de administración), este documento es de carácter obligatorio y su modificación deberá ser aprobado por la mayoría de la junta general (en lugar de por el órgano de administración como ocurre en los reglamentos de conducta interna).

 

Tipo de empresas en las que se puede aprobar este reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interna se podrá establecer sobre cualquier tipo de sociedad o empresa que disponga de empleados, ya sea una sociedad mercantil, como puede ser una sociedad limitada, una sociedad anónima, una sociedad cooperativa, una sociedad colectiva, una sociedad laboral o una sociedad comanditaria, o un empresario individual que cuente con empleados.

Incluso, se podría establecer en asociaciones o fundaciones u otros entes similares que cuenten con empleados y deseen establecer sus pautas generales de comportamiento y organización.

 

  • Personas vinculadas por el reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interna podrá ser de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa o bien sólo a una parte de los empleados (p. ej. se puede aplicar sólo al personal de dirección, al personal de un determinado departamento, etc.).

En el caso de que sea de aplicación a todos los trabajadores de la plantilla, se incluirán todos los puestos de mando intermedios y los directivos de la misma. En el caso de que se aplique sobre una parte, se deberá detallar el colectivo de empleados que quedarán sujetos al Reglamento. Además, será posible la aprobación de varios reglamentos adaptados cada uno a distintos colectivos de empleados (p. ej. un reglamento para el personal directivo, otro para el personal de producción o fabricación, etc.).

El incumplimiento de este reglamento por parte de los empleados vinculados dará lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo a la legislación laboral, pudiendo llegar al despido procedente del empleado si el incumplimiento es de especial gravedad.

 

  • Contenido general del reglamento de conducta interna

El presente documento incluye los siguientes elementos para garantizar su correcta aplicación y eficacia:

  • Ámbito de aplicación del reglamento: Es decir, las áreas o partes de la empresa a las que se aplicará este documento
  • Los empleados que quedarán vinculados por el reglamento;
  • La existencia de un grupo de empresas o entidades subsidiarias (entidades propiedad de la empresa que aprueba el reglamento a cuyos empleados también podrá aplicarse el presente reglamento);
  • Los principios generales que inspiran la actividad de la empresa, así como su relación con los empleados;
  • La regulación de las principales obligaciones de los empleados y normas de comportamiento;
  • Procedimiento disciplinario para aquellas situaciones en las que se produzca el incumplimiento de lo recogido en el reglamento. Estas medidas serán en todo caso proporcionales al tipo de incumplimiento llevado a cabo por el empleado.

Por otro lado, se regulan una serie de materias relacionadas con los empleados que se detallarán en el apartado anterior.

 

  • Materias recogidas en el reglamento de conducta interna

En el presente reglamento se pueden regular serie de materias y aspectos de la relación con los empleados, destacando:

  • Las normas de comportamiento generales de los empleados, pudiendo regularse aspectos como el código de vestimenta (forma de vestir), normas de higiene, exigencia de puntualidad, etc.
  • Obligaciones relacionadas con la salud y la seguridad de los empleados, incluyendo aspectos sobre el consumo de estupefacientes (drogas), cumplimiento de medidas de seguridad especiales, realización de revisiones médicas, etc.
  • La relación con la administración y prevención de los conflictos de intereses: En este punto se regula de forma específica la prohibición de actuar en contra de los intereses de la sociedad, así como de prevenir la corrupción en la relación de la empresa con las administraciones públicas (p. ej. prohibir la realización de regalos a funcionarios públicos, el pago de cantidades económicas a cambio de concesiones administrativas, etc.).
  • Políticas de comunicación externa (es decir, con periodistas, redes sociales o medios de comunicación) e interna (entre empleados y la dirección o el órgano encargado de la supervisión de este reglamento).
  • Posibles beneficios o ventajas que podrán disfrutar los empleados más allá de los establecidos en la legislación y en el convenio colectivo aplicable.

El documento permite añadir cualesquiera otras materias que se deseen regular, ya sea sobre los puntos arriba mencionados (permitiendo añadir nuevos artículos) o sobre otras materias no tratadas en el documento (permitiendo añadir nuevas secciones).

En todo caso, es importante tener en cuenta que todo lo establecido en este reglamento quedará sometido a la legislación laboral, así como a lo dispuesto en el convenio colectivo aplicable en su caso, y por tanto, no podrá contradecir ninguna de estas normas.


¿Cómo utilizar este documento?

Las fases para aprobar este documento incluirían, en primer lugar, la negociación de su contenido, si así se desea, con los empleados, sirviendo este documento como programa marco o base. Posteriormente el mismo deberá ser aprobado por el órgano correspondiente y por último, se deberán establecer medidas para garantizar el cumplimiento del reglamento. A continuación se analizará en cada una de esas fases:

 

  • Negociación del reglamento de conducta interna

Cómo se ha indicado anteriormente, la aprobación de reglamento se podrá llevar a cabo de forma unilateral por parte del órgano de administración de la empresa en el caso de que sea una sociedad (administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, o el consejo de administración o rector en su caso) o directamente por el empresario en el caso de los empresarios individuales, o bien se podrá negociar su contenido junto a los representantes de los empleados que quedarán obligados por el reglamento.

En todo caso, la aprobación del reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que aunque se lleve a cabo su negociación con los representantes legales de los trabajadores, la dirección de la empresa será la que en última instancia decida su aprobación de acuerdo a lo establecido en el apartado siguiente.

Finalmente, la empresa y los representantes de los empleados podrán negociar sobre todo aquello que estimen oportuno incluir en el reglamento, siempre que no contradiga lo dispuesto en la legislación aplicable, y en su caso, lo dispuesto en el correspondiente convenio colectivo.

 

  • Aprobación del reglamento de conducta interna

El reglamento de conducta interno deberá ser aprobado por el órgano de administración de la empresa (o directamente por el empresario en el caso de ser un empresario individual o autónomo). En el caso de las sociedades mercantiles (sociedades limitadas, sociedades limitadas profesionales y sociedades anónimas, entre otras) será aprobado según su tipo de órgano de administración. De esta forma, deberá ser aprobado por el administrador único, los administradores mancomunados, un administrador solidario o por la mayoría del consejo de administración según el tipo de órgano de administración de la sociedad. El acuerdo de aprobación del reglamento se deberá formalizar mediante el correspondiente acta del consejo de administración de una sociedad limitada o anónima o el acta del consejo de administración de una sociedad limitada profesional de acuerdo a las mayorías fijadas en los estatutos de la sociedad.

En el caso de una sociedad cooperativa, este reglamento deberá ser aprobado por la mayoría del consejo rector, mediante la correspondiente acta del consejo rector de una sociedad cooperativa o por el administrador único, en su caso.

 

  • Aplicación del reglamento de conducta interna

Una vez aprobado el reglamento de conducta interna, el mismo deberá ser comunicado a todos los empleados de la empresa que quedarán obligados por el mismo, incluyendo a sus representantes legales, así como a los futuros empleados que se incorporen a la empresa. Además, la empresa deberá facilitar los medios necesarios para garantizar el correcto conocimiento por parte de los empleados de todas las obligaciones recogidas en el mismo, incluyendo posibles cursos, sesiones informativas, etc.

Por otro lado, con el fin de garantizar la eficacia del reglamento, se deberá establecer la persona o personas que estarán encargadas del control y supervisión de la aplicación y funcionamiento del reglamento. En el propio documento se podrá indicar la persona o grupo de personas que estarán obligadas a supervisar el funcionamiento del reglamento, así como a controlar su efectividad y cumplimiento, y a elaborar potenciales recomendaciones para su modificación.

En todo caso, lo dispuesto en este reglamento no reemplazará los acuerdos o cláusulas establecidas en los contratos de trabajo de cada empleado.

 

Derecho aplicable

El reglamento interno de conducta quedará sujeto a toda la legislación vigente en materia laboral. De esta forma, se regulará de forma general por lo establecido en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y demás normativa relacionada, así como a lo establecido en el convenio colectivo aplicable en su caso.


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